Transparenzregister-Software Schweiz: was nach der Meldung bleibt

TL;DR

Die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten ans Schweizer Transparenzregister erfolgt über EasyGov und ist kostenlos. Eine Software ist dafür nicht vorgeschrieben. Sie wird nützlich für das, was nach der Erstmeldung bleibt: die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten aktuell halten, meldepflichtige Änderungen innert eines Monats melden, die Unterlagen nachvollziehbar ablegen und bei Treuhändern alle Mandate gleichzeitig im Blick behalten.

Stand: 16. Oktober 2026. Das Transparenzregister ist seit dem 1. Oktober 2026 in Betrieb.

Inhalt

Seit dem 1. Oktober 2026 gilt die Pflicht für Schweizer Aktiengesellschaften, GmbHs, Genossenschaften und weitere Rechtseinheiten, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen dem Transparenzregister des Bundes zu melden. Für bestehende Gesellschaften gelten Übergangsfristen, die der TJPG-Leitfaden im Detail zeigt. Die Meldung selbst ist in der Regel ein Formular auf EasyGov. Der laufende Aufwand entsteht danach, sobald sich bei den Beteiligten etwas ändert. Diese Seite beantwortet, wofür eine Software dabei sinnvoll ist und wofür nicht.

Brauche ich für das Transparenzregister eine Software?

Nein, nicht für die Meldung. Gemeldet wird in der Regel über EasyGov, die Unternehmensplattform des Bundes; der Weg über das kantonale Handelsregisteramt ist noch nicht verfügbar und kommt voraussichtlich 2027, nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für EasyGov braucht es einen persönlichen AGOV-Login. Eine Gesellschaft mit zwei Aktionären, die sich selten ändern, kommt ohne zusätzliche Software aus.

Sinnvoll wird eine Software, wenn die Gesellschaft viele Aktionäre hat, sich das Aktionariat regelmässig ändert oder ein Treuhänder mehrere Gesellschaften betreut. Dann geht es nicht mehr um ein einzelnes Formular, sondern um ein Verzeichnis, das laufend stimmen muss.

Was kostet die Meldung ans Transparenzregister?

Die Meldung über EasyGov ist gebührenfrei. Kosten entstehen durch den eigenen Zeitaufwand: die wirtschaftlich Berechtigten ermitteln, die Angaben zusammentragen, den AGOV-Zugang einrichten und die Meldung erfassen. Wer die Meldung an einen Treuhänder oder Dienstleister überträgt, zahlt dessen Aufwand. Lässt sich die Identität einer gemeldeten Person nicht prüfen, kann das Register eine gebührenpflichtige Korrekturaufforderung schicken; im Zweifel hilft eine hochgeladene Ausweiskopie.

Was muss ich nach der Erstmeldung tun?

Die Erstmeldung ist ein einmaliger Vorgang. Danach gilt eine laufende Pflicht: Ändert sich eine eingetragene Angabe, ist das in der Regel innert eines Monats zu melden, nachdem die Gesellschaft davon Kenntnis erhalten hat. Ausgenommen sind einige Änderungen, etwa beim Schweizer Bürgerrecht oder wenn sich Firma, Rechtsform, Sitz oder Postleitzahl der Gesellschaft im Handelsregister ändern. Eine geänderte Beteiligung ist nur meldepflichtig, wenn dadurch eine Schwelle wie 25 % erreicht oder unterschritten wird. Typische Auslöser sind:

• ein Aktienverkauf oder eine Erbschaft, durch die jemand 25 % erreicht oder überschreitet oder darunter fällt
• eine Kapitalerhöhung, nach der jemand 25 % erreicht oder darunter fällt
• eine neue Adresse oder ein anderer Wohnsitzstaat einer gemeldeten Person
• ein Wechsel in der Geschäftsführung oder im Verwaltungsratspräsidium, wenn niemand 25 % hält

Daneben dokumentiert die Gesellschaft die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten, hält sie aktuell und in der Schweiz jederzeit zugänglich und bewahrt sie mit den Belegen zehn Jahre lang auf, nachdem eine Person nicht mehr wirtschaftlich berechtigt ist. Im Aktienbuch sind die meisten dieser Ereignisse ohnehin erfasst. Wer Aktienbuch und Verzeichnis getrennt führt, muss jede Änderung an zwei Stellen nachtragen und daraus selbst ableiten, ob eine Meldung fällig ist.

Was gilt, wenn niemand 25 % hält?

Hält keine natürliche Person direkt oder indirekt, allein oder gemeinsam mit anderen, 25 % des Kapitals oder der Stimmen und kontrolliert auch niemand die Gesellschaft auf andere Weise, wird das oberste Mitglied des leitenden Organs gemeldet. Bei einer Aktiengesellschaft ist das die Vorsitzende oder der Vorsitzende der Geschäftsführung, wenn eine eigene Geschäftsführung eingesetzt ist, sonst die Präsidentin oder der Präsident des Verwaltungsrats. Das betrifft vor allem Bergbahnen und andere nicht börsenkotierte AGs mit breit gestreutem Aktionariat sowie viele Genossenschaften. Wechselt diese Person, ist auch das eine meldepflichtige Änderung.

Darf jemand anderes für uns melden?

Ja. Die Meldung kann durch eine Drittperson erfolgen, zum Beispiel durch einen Treuhänder. Die Drittperson meldet sich mit ihrem eigenen AGOV-Login auf EasyGov an. Ist die Gesellschaft dort noch nicht verbunden, beantragt sie die Rechte, und EasyGov schickt einen Vollmachtsbrief an die Sitzadresse, den die zeichnungsberechtigten Personen unterschreiben und zurücksenden. Ist die Gesellschaft schon verbunden, kann eine Person mit Vollzugriff die Drittperson einladen und ihr die Rechte erteilen. Eine Person kann für mehrere Unternehmen bevollmächtigt sein. Die Verantwortung für die korrekte Meldung bleibt bei der Gesellschaft.

Für Gesellschaften, deren Aktienbuch bei uns liegt, übernehmen wir die Meldung auf Wunsch.

Wie behalten Treuhänder viele Mandate im Griff?

Ein Treuhänder mit 30 Mandats-AGs hat 30 Erstmeldungen und danach 30 Verzeichnisse, die einzeln aktuell bleiben müssen. Die Meldefrist von einem Monat läuft für jede Gesellschaft separat. Auf EasyGov ist jede Gesellschaft ein eigener Vorgang.

Eine Software hilft hier, wenn sie alle Mandate über einen Zugang zeigt, die Aktionärsdaten je Gesellschaft sauber trennt und Änderungen im Aktienbuch so dokumentiert, dass später nachvollziehbar ist, wann welche Meldung fällig wurde. Mehr dazu auf der Seite Aktienregister für Treuhänder.

Worauf sollte eine Software für das Transparenzregister achten?

Für die Arbeit nach der Erstmeldung sind folgende Punkte massgeblich:

Eine Excel-Liste erfüllt die erste Zeile. Die Verbindung zum Aktienbuch fehlt ihr, und eine lückenlose Historie muss man organisatorisch sicherstellen.

Häufige Fragen

Brauche ich für das Transparenzregister eine Software?
Nicht für die Meldung selbst: Sie erfolgt in der Regel über EasyGov mit einem persönlichen AGOV-Login. Eine Software ist sinnvoll, wenn sich das Aktionariat regelmässig ändert oder mehrere Gesellschaften betreut werden, weil dann das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten laufend aktuell gehalten werden muss.

Was kostet die Meldung ans Transparenzregister?
Die Meldung über EasyGov ist gebührenfrei. Kosten entstehen durch den eigenen Zeitaufwand oder, wenn ein Treuhänder oder Dienstleister die Meldung übernimmt, durch dessen Aufwand. Lässt sich die Identität einer gemeldeten Person nicht prüfen, kann das Register eine gebührenpflichtige Korrekturaufforderung schicken.

Was muss ich nach der Erstmeldung tun?
Meldepflichtige Änderungen sind innert eines Monats zu melden, nachdem die Gesellschaft davon Kenntnis erhalten hat, etwa wenn jemand nach einem Aktienverkauf, einer Erbschaft oder einer Kapitalerhöhung 25 % erreicht oder darunter fällt, oder bei einer neuen Adresse einer gemeldeten Person. Daneben dokumentiert die Gesellschaft die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten, hält sie aktuell und bewahrt sie mit den Belegen zehn Jahre lang auf, nachdem eine Person nicht mehr wirtschaftlich berechtigt ist.

Was gilt, wenn niemand 25 % hält?
Hält niemand allein oder gemeinsam mit anderen 25 % des Kapitals oder der Stimmen und kontrolliert auch niemand die Gesellschaft auf andere Weise, wird das oberste Mitglied des leitenden Organs gemeldet: bei einer AG mit eigener Geschäftsführung deren Vorsitzende oder Vorsitzender, sonst die Präsidentin oder der Präsident des Verwaltungsrats. Wechselt diese Person, ist das eine meldepflichtige Änderung.

Darf jemand anderes für uns melden?
Ja. Eine Drittperson, zum Beispiel ein Treuhänder, meldet mit eigenem AGOV-Login auf EasyGov. Ist die Gesellschaft dort noch nicht verbunden, geht ein Vollmachtsbrief an die Sitzadresse, den die Zeichnungsberechtigten unterschreiben; ist sie schon verbunden, kann eine Person mit Vollzugriff die Drittperson einladen. Die Verantwortung bleibt bei der Gesellschaft. Für Gesellschaften, deren Aktienbuch bei uns liegt, übernehmen wir die Meldung auf Wunsch.

Wie behalten Treuhänder viele Mandate im Griff?
Die Monatsfrist für Änderungen läuft für jede Gesellschaft separat, und auf EasyGov ist jede Gesellschaft ein eigener Vorgang. Hilfreich ist eine Software, die alle Mandats-Aktienbücher über einen Zugang führt, die Daten je Gesellschaft trennt und jede Änderung mit Datum dokumentiert.

Reicht eine Excel-Liste?
Für eine Gesellschaft mit wenigen, stabilen Aktionären ja. Eine Excel-Liste ist aber nicht mit dem Aktienbuch verbunden, und wie gut sich Änderungen nachvollziehen lassen, hängt von Ablageort und Arbeitsweise ab. Bei häufigen Änderungen oder mehreren Gesellschaften lässt sich damit schwer belegen, wann eine Änderung bekannt war und ob sie fristgerecht gemeldet wurde.

Aktienbuch und Transparenzregister am selben Ort

Die meisten Änderungen, die eine Meldung auslösen, beginnen im Aktienbuch: eine Übertragung, eine Erbschaft, eine Kapitalerhöhung. Bei das-aktienregister.ch erfassen Sie die wirtschaftlich Berechtigten direkt am Aktionärsdatensatz. Bei jeder Mutation haben Sie damit die wirtschaftlich Berechtigten im selben Datensatz vor sich und eine Grundlage für die Meldung. Über 3‘000 Schweizer Gesellschaften führen ihr Aktienbuch bei uns.

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