Einladung zur Generalversammlung der AG: Vorlage und Fristen

TL;DR

Der Verwaltungsrat lädt die Aktionäre mindestens 20 Tage vor der Generalversammlung ein. Die Einladung nennt Datum, Beginn, Art und Ort der Versammlung, die Traktanden, die Anträge des Verwaltungsrats und, falls vorhanden, den unabhängigen Stimmrechtsvertreter. Über ein Thema, das nicht traktandiert war, darf die GV nicht beschliessen, ausser alle Aktien sind vertreten und niemand widerspricht. Unten finden Sie eine Vorlage für die ordentliche GV einer nicht kotierten AG zum Ausfüllen direkt auf der Seite: Text kopieren oder als PDF speichern.

Stand: November 2026.

Inhalt

Die Einladung ist der erste formelle Schritt jeder Generalversammlung. Fehler bei Frist oder Inhalt machen Beschlüsse anfechtbar. Diese Seite zeigt, was in die Einladung gehört, wie Sie die Frist berechnen, und gibt Ihnen eine Vorlage, die Sie direkt übernehmen können.

Kurzübersicht: Einladung zur GV in 6 Schritten

1. Termin festlegen – die ordentliche GV findet innert sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt.
2. Form wählen – Versammlung im Saal, hybrid oder virtuell; virtuell nur mit Grundlage in den Statuten.
3. Traktanden und Anträge – der Verwaltungsrat beschliesst Traktandenliste und Anträge.
4. Unterlagen bereitstellen – Geschäftsbericht und Revisionsbericht spätestens 20 Tage vorher zugänglich machen.
5. Einladung versenden – in der Form, die Ihre Statuten vorschreiben, so dass sie mindestens 20 Tage vor dem Versammlungstag bei den Aktionären ist; Postlaufzeit einrechnen.
6. Anmeldungen und Vollmachten erfassen – Präsenz vorbereiten, Zutrittskarten ausstellen.

Realistischer Zeitrahmen: Planen Sie sechs bis acht Wochen vor dem GV-Termin mit der Vorbereitung zu beginnen.

Wer lädt ein?

Zuständig ist der Verwaltungsrat, nötigenfalls die Revisionsstelle. Auch Liquidatoren können eine GV einberufen.

Aktionäre können die Einberufung verlangen, wenn sie zusammen mindestens 10 Prozent des Aktienkapitals oder der Stimmen halten (bei börsenkotierten Gesellschaften 5 Prozent). Das Begehren ist schriftlich zu stellen und muss die Traktanden und Anträge enthalten. Entspricht der Verwaltungsrat dem Begehren nicht innert angemessener Frist, spätestens innert 60 Tagen, können die Aktionäre beim Gericht die Einberufung beantragen.

Was muss in der Einladung stehen?

Das Gesetz schreibt fünf Angaben vor:

1. Datum, Beginn, Art und Ort der Generalversammlung
2. die Traktanden (Verhandlungsgegenstände)
3. die Anträge des Verwaltungsrats; bei börsenkotierten Gesellschaften mit kurzer Begründung
4. gegebenenfalls die Anträge von Aktionären samt kurzer Begründung
5. gegebenenfalls Name und Adresse des unabhängigen Stimmrechtsvertreters

«Art» bedeutet: ordentliche oder ausserordentliche GV, und ob sie im Saal, hybrid oder virtuell stattfindet. Der Verwaltungsrat darf die Traktanden summarisch darstellen, wenn er die weiteren Informationen auf anderem Weg zugänglich macht, etwa über einen Link oder ein Aktionärsportal. Jedes Traktandum muss die Einheit der Materie wahren: Zwei unabhängige Fragen gehören in zwei Traktanden.

Die 20-Tage-Frist richtig berechnen

Die Einladung muss den Aktionären mindestens 20 Tage vor dem Versammlungstag mitgeteilt werden. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn zwischen dem Tag, an dem die Einladung beim Aktionär ankommt, und dem Versammlungstag volle 20 Tage liegen. Weder der Zugangstag noch der Versammlungstag zählen mit.

Beispiel: Die GV findet am Donnerstag, 10. Juni 2027 statt. Die Einladung muss spätestens am Donnerstag, 20. Mai 2027 bei den Aktionären sein. Mit A-Post geben Sie sie spätestens am Mittwoch, 19. Mai 2027 auf. Mit B-Post reicht der Montag, 17. Mai nicht, weil er Pfingstmontag ist: spätestens Freitag, 14. Mai 2027. Der Rechner in der Vorlage unten berücksichtigt Wochenenden und die verbreiteten Feiertage. Ein E-Mail-Versand, wenn die Statuten ihn zulassen, verkürzt diesen Puffer.

Prüfen Sie in den Statuten, ob eine längere Frist oder eine bestimmte Form vorgeschrieben ist, zum Beispiel eingeschriebener Brief oder Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt.

Gleichzeitig mit der Frist für die Einladung gilt: Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen mindestens 20 Tage vor der GV zugänglich sein. Sind sie nicht elektronisch abrufbar, kann jeder Aktionär die Zustellung verlangen.

Traktanden der ordentlichen Generalversammlung

Eine typische Traktandenliste einer nicht kotierten AG:

1. Begrüssung, Feststellung der Präsenz und der Beschlussfähigkeit
2. Genehmigung des Protokolls der letzten Generalversammlung
3. Genehmigung des Lageberichts (falls erstellt) und der Jahresrechnung, Kenntnisnahme des Revisionsberichts
4. Verwendung des Bilanzgewinns, gegebenenfalls Festsetzung der Dividende
5. Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrats
6. Wahlen: Verwaltungsrat und Revisionsstelle (die Wahl der Revisionsstelle entfällt, wenn die Gesellschaft auf die eingeschränkte Revision verzichtet hat)
7. Varia (nur Diskussion, keine Beschlüsse)

Unter «Varia» darf die GV keine Beschlüsse fassen. Über Anträge zu nicht angekündigten Themen kann nicht abgestimmt werden. Ausgenommen sind Anträge auf Einberufung einer ausserordentlichen GV, auf Durchführung einer Sonderuntersuchung und auf Wahl einer Revisionsstelle. Anträge im Rahmen eines traktandierten Themas darf dagegen jeder Aktionär an der Versammlung stellen.

Traktandierungsrecht der Aktionäre

Aktionäre mit zusammen mindestens 5 Prozent des Aktienkapitals oder der Stimmen (bei börsenkotierten Gesellschaften 0,5 Prozent) können verlangen, dass ein Thema traktandiert oder ein Antrag in die Einladung aufgenommen wird. Eine kurze Begründung der Aktionäre muss der Verwaltungsrat mit abdrucken. Legen Sie in der Planung eine Frist fest, bis wann solche Begehren eingehen sollen, und teilen Sie diese den Aktionären früh mit.

Vorlage: Einladung zur ordentlichen Generalversammlung

Füllen Sie die Felder aus: Der Text und die Fristen passen sich sofort an. Gelb markierte Stellen sind noch offen. Mit «Text kopieren» übernehmen Sie die Einladung mit Formatierung in Word, Outlook oder Google Docs; «Drucken / als PDF speichern» erzeugt ein fertiges Dokument. Den Text können Sie im Kasten auch direkt ändern. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser, nichts wird übertragen.

Anpassungen für andere Fälle

• Ausserordentliche GV: Titel «Einladung zur ausserordentlichen Generalversammlung», nur die Traktanden des Anlasses. Für Statutenänderung, Kapitalerhöhung oder Sitzverlegung ist eine öffentliche Urkunde nötig; laden Sie die Notarin oder den Notar rechtzeitig ein.
• Virtuelle GV: Art «virtuelle Generalversammlung ohne Tagungsort», Link und Zugangsweg angeben, unabhängigen Stimmrechtsvertreter mit Name und Adresse nennen. Darauf verzichten kann der Verwaltungsrat für diese GV nur, wenn die Statuten einen solchen Verzicht erlauben.
• Hybride GV: Tagungsort plus Hinweis, wie Aktionäre ihre Rechte elektronisch ausüben.
• Ohne Revisionsstelle (Verzicht auf die eingeschränkte Revision): in Traktandum 3 die Kenntnisnahme des Revisionsberichts streichen, in Traktandum 6 die Wahl der Revisionsstelle; unter «Unterlagen» nur den Geschäftsbericht nennen.
• Gewinnreserve: Solange die gesetzlichen Reserven die Hälfte des Aktienkapitals nicht erreichen (bei Holdinggesellschaften 20 Prozent), sind grundsätzlich 5 Prozent des Jahresgewinns der gesetzlichen Gewinnreserve zuzuweisen, bevor eine Dividende beschlossen wird. Ihre Revisionsstelle oder Treuhänderin bestätigt den Betrag.
• Dividende: Wer Fälligkeit und Auszahlungsweg in der Einladung nennt, erspart sich Rückfragen.

Form des Versands: Post oder E-Mail

Die Statuten bestimmen die Form der Einberufung. Viele ältere Statuten sehen Brief oder Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt vor. Ein Versand per E-Mail ist zulässig, wenn die Statuten ihn erlauben. Mischformen sind verbreitet: E-Mail an alle Aktionäre mit hinterlegter Adresse, Brief an die übrigen. Wie Sie den Versandweg pro Aktionär bestimmen, steht unter GV-Einladung per Post oder E-Mail.

Halten Sie den Versand nachweisbar fest: Versanddatum, Empfängerliste und den versendeten Text. Bei einer Anfechtung muss die Gesellschaft belegen können, dass die Einladung rechtzeitig und vollständig war.

Ausnahme: Universalversammlung und schriftliche Beschlüsse

Sind alle Aktien vertreten und erhebt niemand Widerspruch, kann die GV ohne die Vorschriften zur Einberufung, einschliesslich der Frist, stattfinden. Das ist bei Gesellschaften mit wenigen Aktionären häufig. Die Versammlung kann über alle Themen beschliessen, solange alle Aktien vertreten bleiben.

Beschlüsse können auch schriftlich auf Papier oder elektronisch gefasst werden, sofern kein Aktionär die mündliche Beratung verlangt. Auch dann braucht es ein Protokoll.

Häufige Fragen

Wie viele Tage vor der GV muss die Einladung verschickt werden?
Die Einladung muss den Aktionären mindestens 20 Tage vor dem Versammlungstag mitgeteilt werden. Sicher ist, wenn zwischen Zugang beim Aktionär und Versammlungstag volle 20 Tage liegen. Bei Briefpost rechnen Sie die Zustelldauer dazu. Die Statuten können eine längere Frist vorsehen.

Was muss in einer Einladung zur Generalversammlung stehen?
Datum, Beginn, Art und Ort der Versammlung, die Traktanden, die Anträge des Verwaltungsrats, gegebenenfalls Anträge von Aktionären mit kurzer Begründung sowie gegebenenfalls Name und Adresse des unabhängigen Stimmrechtsvertreters.

Darf die GV über ein Thema beschliessen, das nicht in der Einladung stand?
Nein. Über nicht angekündigte Themen kann die GV nicht beschliessen. Ausgenommen sind Anträge auf Einberufung einer ausserordentlichen GV, auf Durchführung einer Sonderuntersuchung und auf Wahl einer Revisionsstelle. Sind alle Aktien vertreten und widerspricht niemand, kann die GV als Universalversammlung auch über nicht angekündigte Themen beschliessen. Unter «Varia» wird sonst nur diskutiert.

Darf die Einladung zur GV per E-Mail verschickt werden?
Ja, wenn die Statuten diese Form zulassen. Sehen die Statuten nur Brief oder Publikation im Handelsamtsblatt vor, gilt diese Form. Lassen sie E-Mail zu, braucht es für Aktionäre ohne E-Mail-Adresse einen Brief.

Braucht es bei einer kleinen AG überhaupt eine Einladung?
Sind alle Aktien vertreten und widerspricht niemand, kann die GV als Universalversammlung ohne formelle Einladung stattfinden. Ist nicht jede Aktie vertreten, gelten die Vorschriften zur Einberufung. Beschlüsse ohne korrekte Einladung sind dann anfechtbar, und wurden Aktionäre gar nicht eingeladen, in der Regel nichtig.

Einladung, Anmeldung und Protokoll aus einem Register

Das Online-Aktienbuch von das-aktienregister.ch führen über 3‘400 Schweizer KMU. Die Einladung geht an die Aktionäre, die im Aktienbuch eingetragen sind, Anmeldungen und Vollmachten laufen zurück ins selbe Register, und das Protokoll entsteht aus Präsenz und Abstimmungsergebnissen. Für eine Gesellschaft bis 20 Aktionäre steht die kostenlose Online-Vorlage zur Verfügung.

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