Inhaltsverzeichnis
Die Beschlüsse einer Generalversammlung muss der Verwaltungsrat nicht nur inhaltlich korrekt gestalten, sondern auch gesetzeskonform dokumentieren. Ein ordnungsgemäss geführtes Protokoll befreit den Verwaltungsrat von ärgerlichen Haftungsrisiken.
I. Einleitung
Was ist ein GV-Protokoll?
Das GV-Protokoll ist ein Beschlussprotokoll, welches die Anträge und Ergebnisse der Abstimmungen und Wahlen resümiert (Art. 702 Abs. 2 Ziff. 2 OR). Die Diskussionen der Gesellschafter sind nicht zu protokollieren, ausser wenn die Statuten dies vorsehen oder die Aktionäre es verlangen, die Erklärungen zu Protokoll vorzunehmen (Art. 702 Abs. 2 Ziff. 4 OR).
Aus der Praxis ist es ratsam, das GV-Protokoll umfangreich zu führen. Besonders relevant ist es bei problematischen Verhältnissen in der Gesellschaft oder bei strittigen Traktanden. Die detaillierten Angaben erhöhen den Beweiswert des Protokolls. Ausserdem gewahrt der Verwaltungsrat den Aktienbesitzern ihr Einsichtsrecht. Mithilfe eines ausführlichen Protokolls können die Aktionäre alle Unklarheiten beseitigen und die Gesellschaft vermeidet eine Anfechtungsklage.
Wer ist zuständig?
Die Führung des Protokolls der Generalversammlung gehört zu den Aufgaben des Verwaltungsrates (Art. 702 Abs. 2 OR). Ungeachtet der Art von Generalversammlung (ordentliche oder ausserordentliche) ist ein Protokoll darüber zu erstellen.
Der Verwaltungsrat muss nicht unbedingt selber den Ablauf der Sitzung protokollieren. Den Protokollführer bezeichnet der Vorsitzende respektive die Generalversammlung. Es ist nicht erforderlich, dass diese Person Aktionär ist. Der Protokollführer kann ein Angestellter der Gesellschaft oder ein Dritter (beispielsweise ein Notar) sein.
Wann muss ein GV-Protokoll geführt werden?
Die Führungspflicht besteht von der Eintragung der Aktiengesellschaft im Handelsregister bis zum Abschluss der Liquidation oder Erlöschen aufgrund der Fusion. Die Größe der Gesellschaft ist dabei irrelevant. Selbst die Ein-Aktionärs-Aktiengesellschaften sind zur Führung eines GV-Protokolls verpflichtet.
II. Allgemeines zum GV-Protokoll
1. Sinn und Zweck der Protokollführung
Die Protokolle über die Generalversammlungen sind Privaturkunden. Abgesehen von besonderen Beschlüssen (näher dazu s. Punkt Öffentliche Beurkundung) benötigen die GV-Protokolle keine Bestätigung durch einen Notar oder Rechtsanwalt. Dies vermindert die Beweiskraft des Protokolls nicht.
Das Protokoll weist nach, dass die aufgenommenen Aussagen, Beschlüsse, Wahlergebnisse, Statutenänderungen etc. gelten als stattgefunden, solange das Gegenteilige nicht belegt wird. Im Gegensatz dazu gilt ein Vorgang als nicht erfolgt, wenn der Protokollführer ihn nicht dokumentiert hat, es sei denn ein Nachweis über das Gegenteil erbracht wird.
Für die Aktionäre
Das Protokoll dient vor allem dem Zweck, die Umsetzung der gefassten Beschlüsse zu kontrollieren. Sollte es bei der Sitzung keinen Protokollführenden geben, müssen sich die Aktionäre ihre Stimmen und Abstimmungsergebnisse selber notieren.
Das Protokoll der Generalversammlung:
- erlaubt die Nachbearbeitung der Versammlung
- gilt als Nachweis über die abgegebenen Stimmen
- gilt als Verteidigungsmittel in Zivil- oder Strafprozess
- gilt als Nachweis für die Vereinbarungen
Für die Aktiengesellschaft
Das Protokoll der Generalversammlung schafft eine Grundlage für künftige Entscheidungen und Beschlüsse der Gesellschaft. Aus diesem Grund ist das Protokoll so abzufassen, dass die Personen, die an der Versammlung nicht teilgenommen haben, das nachverfolgen können. Der Protokollführer muss die Ausgangslage, die Anträge, die Argumente und die Entscheidungen möglichst detailliert formulieren. Ein unvollständiges Protokoll kann später zu Problemen führen.
Insbesondere unter folgenden Umständen zählt das Generalversammlungsprotokoll als Beweismittel:
- Rechtsgültigkeit der Beschlüsse
- Erteilung von Aufträgen und Kompetenzen
- Rechtsgültigkeit von Wahlen und Statutenänderungen
- Festlegung oder Entlastung von Verantwortlichkeiten
Mit einem lückenlosen Protokoll kann der Verwaltungsrat seine pflichtbewusste Geschäftsführung im Anfechtung- und Verantwortlichkeitsprozess nachweisen.
2. Beweisfunktion des GV-Protokolls
Wie bereits erwähnt, stellt das GV-Protokoll eine Beweisurkunde dar, welche der freien Beweiswürdigung vom Richter unterliegt.
Das Schweizerische Strafgesetzbuch definiert die Urkunde wie folgt (Art. 110 Abs. 4 S. 1 StGB):
Urkunden sind Schriften, die bestimmt und geeignet sind, oder Zeichen, die bestimmt sind, eine Tatsache von rechtlicher Bedeutung zu beweisen.
Eine inhaltlich falsche Protokollierung kann eine Urkundenfälschung sein (Art. 251 Abs. 1 StGB). Dies betrifft die Protokolle, die einer Eintragung in das Handelsregister zugrunde liegen.
Verantwortlichkeitsansprüche
Eine wichtige Rolle spielt das Protokoll im Verantwortlichkeitsprozess. Ein Aktionär kann seine zivil- oder strafrechtlichen Ansprüche geltend machen und dem Verwaltungsrat die unsorgfältige Geschäftsführung oder pflichtwidriges Handeln vorwerfen.
Im Falle einer Verantwortlichkeitsklage dient ein ordnungsgemäss verfasstes GV-Protokoll dem Nachweis, der Verwaltungsrat habe die notwendige Sorgfalt aufgebracht. Andersrum kann ein Aktienbesitzer, ein Gläubiger oder die Staatsanwaltschaft mittels des GV-Protokolls das Gegenteilige belegen.
Achtung: Von besonderer Bedeutung sind bei der Protokollierung die formelle Richtigkeit und Verständlichkeit der aufgenommenen Notizen sowie die gültige Unterschrift. Dies stärkt die Vermutung, dass die protokollierten Prozesse wie dargestellt abgelaufen sind.
Form des GV-Protokolls
Das Protokoll der Generalversammlung ist schriftlich zu erstellen. Video-, Ton- und andere Aufnahmen sind ungenügend. Die Datenträger wie USB-Stick, Cloud etc. sind unzulässig, da es an der Unterschrift fehlt. Die oben genannten Aufzeichnungen sind ferner mangels Einverständnis seitens der Gesellschafter ein unerlaubter Eingriff in das Privatleben und sind deshalb strafbar. Gewisse GV-Beschlüsse bedürfen ausserdem nicht nur der Schriftform, sondern noch der (öffentlichen Beurkundung) durch einen Notar.
Über die virtuellen Generalversammlungen sowie die Sitzungen in Form einer Telefonkonferenz muss der Verwaltungsrat ebenso ein Protokoll erstellen.
Unsere Kunden können ihre Generalversammlungen über die Funktion Video-Generalversammlung schon jetzt virtuell abhalten.
3. Inhalt des Protokolls
Das Gesetz schreibt ein Mindestinhalt des Protokolls vor (Art. 702 Abs. 2 OR). Aus Beweisgründen ist es ratsam, das GV-Protokoll umfangreicher zu führen.
Zusammengefasst enthält das GV-Protokoll folgende Informationen:
1. Allgemeine Angaben
2. Präsenz und Vertretung
3. Beschlüsse und Wahlergebnisse
4. Auskunftsbegehren und erteilte Auskünfte
5. Erklärungen zu Protokoll
6. Schlussbemerkungen und Unterschrift
Im Folgenden sehen wir uns sämtliche Punkte des GV-Protokolls näher an.
a) Allgemeine Angaben
Bezeichnung als Protokoll
Zunächst müssen Sie das Protokoll als solches benennen.
Nummer des Protokolls
Damit Sie das Protokoll in der Zukunft richtig zuordnen können, empfiehlt es sich, die Protokolle zu nummerieren.
Name der Gesellschaft
Geben Sie die Firma Ihres Unternehmens an.
Ort und Datum (ggf. Uhrzeit)
Zu erwähnen ist der Ort, an dem die Versammlung veranstaltet, sowie Beginn und Ende der Sitzung.
Art der Generalversammlung
Vermerken Sie, ob die Generalversammlung ordentlich oder ausserordentlich stattfindet.
Aufzählung von Traktanden
Listen Sie die Traktanden auf.
b) Präsenz und Vertretung
Konstituierung der Versammlung
Zu bezeichnen sind die Leitung der Generalversammlung sowie der Protokollführer und der Stimmenzähler. Empfehlenswert ist es, die Erklärung des Vorsitzenden festzuhalten, dass bei der Einberufung sämtliche gesetzlichen und statutarischen Vorschriften eingehalten wurden und dass dagegen keine Einwendungen erhoben wurden.
An- und Abwesende
Geben Sie die Informationen über alle anwesenden und abwesenden Teilnehmer mit deren Funktionsbezeichnung an. Vergessen Sie nicht die Organ- und Depotvertreter sowie den unabhängigen Stimmrechtsvertreter aufzuführen, sobald diese Personen an der Sitzung beteiligt sind.
c) Beschlüsse und Wahlergebnisse
Zu erläutern sind die Ergebnisse der Abstimmungen und Wahlen zum jeweiligen Traktandum und deren Auslegung durch den Vorsitzenden.
d) Auskunftsbegehren und erteilte Auskünfte
Notieren Sie die von den Aktionären gestellten Anträge und die darauf erteilten Antworten. Falls entsprechende Unterlagen vorhanden sind, sind diese dem Protokoll beizufügen
e) Erklärungen zu Protokoll
Wünschen sich die Gesellschafter „zu Protokoll“ äußern, sind diese Wortmeldungen in das GV-Protokoll aufzunehmen. Beispielsweise gehört ein Einspruch gegen die Teilnahme von unberechtigten Personen an der Generalversammlung dazu. Die Protokollerklärungen können für spätere Anfechtungen von Beschlüssen sowie Verantwortlichkeitsklagen von Bedeutung sein.
f) Schlussbemerkungen und Unterschrift
Pendenzen
Neben der schriftlichen Abfassung von Beschlüssen und Entscheidungen der Generalversammlung ist es ratsam, eine separate Pendenzenliste zu erstellen und dem Protokoll anzuhängen. Die Pendenzenliste dient einer besseren Übersicht und hilft, den Vollzug der Beschlüsse zu kontrollieren.
Unterschrift
Zwar fordert das Gesetz keine Unterzeichnung des GV-Protokolls auf. Jedoch erlangt das unterschriebene Protokoll eine höhere Beweiskraft.
Das GV-Protokoll müssen der Vorsitzende der Generalversammlung und der Protokollführer unterschreiben. Der Protokollführer muss weder Aktionär noch Verwaltungsratsmitglied oder -Sekretär sein. Zulässig ist, dass es ein Arbeitnehmer des Unternehmens oder ein Dritter ist.
4. Genehmigung und Korrektur
Genehmigung des GV-Protokolls
Obwohl es in Praxis üblich ist, besteht laut Gesetz keine Pflicht zur Genehmigung des Protokolls der letzten Generalversammlung. Die Genehmigung des GV-Protokolls kann eine Anfechtung wegen der Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit erheblich erschweren. Jedoch schliesst das genehmigte Protokoll eine Anfechtung nicht aus.
Korrektur des GV-Protokolls
Der Verwaltungsrat kann das GV-Protokoll jederzeit korrigieren oder ergänzen. Ausserdem können die Gesellschafter die Unrichtigkeit oder die Unvollständigkeit des Protokolls nachweisen.
5. Öffentliche Beurkundung
Bestimmte Beschlüsse verlangen eine öffentliche Beurkundung. Für die Beurkundung ist die Anwesenheit eines Notars (Urkundsperson) bei der Generalversammlung notwendig. Der Notar erstellt die öffentliche Urkunde, die das Protokoll ersetzt. Der Verwaltungsrat sorgt dafür, den Notar zu der Generalversammlung rechtzeitig einzuladen.
Folgende Beschlüsse sind amtlich zu beglaubigen:
- Änderung der Statuten
- Kapitalerhöhung
- Kapitalherabsetzung
- Umwandlung
- Fusion
- Spaltung
- Auflösung
Die Beurkundung erfolgt nach kantonalem Recht. D.h. der Notar kann nur diejenigen Generalversammlungen beurkunden, die in dem Kanton stattfinden, in dem er amtet.
Die öffentliche Urkunde, die der Notar abfasst, ist ein Protokollauszug über den Beschluss der Generalversammlung. Die beurkundeten Beschlüsse sind als Dokumente für die Eintragung im Handelsregister gedacht und besitzen erhöhte Beweiswirkung im Rechtsverkehr.
6. Aufbewahrung und Veröffentlichung
Aufbewahrung
Die GV-Protokolle sind Geschäftsbücher. Deshalb hat der Verwaltungsrat sie sicher und vertraulich aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres.
Es ist erlaubt, die GV-Protokolle digital zu speichern. Wichtig ist, dass der Inhalt des Protokolls authentisch bleibt und jederzeit wieder lesbar ist.
Veröffentlichung
Der Verwaltungsrat ist nicht verpflichtet das GV-Protokoll zu veröffentlichen oder eine Kopie davon an die Aktionäre zustellen zu lassen. Darüber hinaus ist es nicht notwendig das GV-Protokoll an die Behörden oder Handelsregisteramt einzureichen, ausser bei Steuerangelegenheiten oder im Falle eines öffentlich beurkundeten Beschlusses.
III. Digitales GV-Protokoll
1. Das neue Aktienrecht 2023
Revision des Aktienrechts 2023
Durch das Versammlungsverbot während der Covid-19-Pandemie haben virtuelle Sitzungen die Präsenzversammlungen ersetzt. Bis Anfang 2023 ist es weiterhin möglich, die Generalversammlungen online abzuhalten. Dabei sind keine Änderungen in den Statuten nötig.
Voraussichtlich im Januar 2023 tritt das revidierte Aktienrecht in Kraft. Das neue Gesetz führt die Bestimmungen betreffend der Durchführung einer virtuellen Generalversammlung ein. Künftig sind die Versammlungen online gesetzlich erlaubt. Die Voraussetzung dafür ist eine entsprechende Anpassung der Statuten. Die börsenkotierten Unternehmen müssen ausserdem einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bei der Einberufung bezeichnen. Für die nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften besteht diese Pflicht nicht, jedoch müssen sämtliche Aktionäre mit der Abhaltung einer virtuellen Generalversammlung einverstanden sein.
Aktienbuch
Eine besondere Bedeutung bekommt im revidierten Gesetz das Aktienbuch. Bereits ab dem 1. Mai 2021 gilt eine nicht ordnungsgemässe Führung des Aktienbuchs als Organisationsmangel der Gesellschaft (Art. 731b Abs. 1 Ziff. 3 OR). Dies bedeutet, dass das Handelsregisteramt, ein Aktionär oder ein Gläubiger ein Gesuch um Behebung von Organisationsmängeln beim Gericht einreichen kann. Der Richter ordnet der Gesellschaft an, die erforderlichen Massnahmen zur Richtigstellung zu ergreifen. Aus der Rechtspraxis ist jedoch mit der Auflösung der Gesellschaft mit anschliessender Liquidation über das Konkursverfahren zu rechnen.
Zuständig für die Gültigkeit der Aktionärsdaten im Aktienbuch ist der Verwaltungsrat. Fehlt das Aktienbuch, sind die Einträge falsch, lückenhaft oder veraltet, macht sich der Verwaltungsrat strafbar. Ausserdem liegt eine nicht ordnungsgemässe Führung des Aktienbuchs vor, wenn kein Zugriff auf das Aktienregister von der Schweiz aus bereitgestellt wird (Art. 686 Abs. 1 OR). Die Busse kann bis zu CHF 10‘000 betragen. Wir empfehlen es Ihnen, Ihr Aktienbuch zeitnah zu prüfen.
Aktienbuch als Beweismittel
Im Falle einer öffentlichen Beurkundung dient das Aktienbuch als Beweismittel. Anhand des Aktienbuchs kann der Notar die Legitimation der Teilnehmer der Generalversammlung prüfen und bei der Beurkundung kontrollieren, dass die Sitzung vorschriftsmässig abläuft.
2. Virtuelle Generalversammlung & digitales GV-Protokoll
a) Virtuelle Generalversammlung
Das revidierte Aktienrecht sieht die neuen Typen von Generalversammlungen vor. Ab 2023 kann der Verwaltungsrat wählen zwischen:
- präsenter Generalversammlung mit einem Tagungsort,
- Versammlung mit mehreren physischen Tagungsorten,
- elektronischer Versammlung mittels Stellvertreter,
- virtuellen Generalversammlung.
Im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung findet eine virtuelle Generalversammlung nicht physisch, sondern online statt. Ein Veranstaltungsort entfällt somit komplett. Die virtuelle Generalversammlung läuft wie eine übliche Versammlung ab. Der Unterschied ist, dass sich die Aktionäre bei der Online-Generalversammlung an verschiedenen Orten aufhalten. Die Teilnahme an der Sitzung erfolgt in Form einer Telefon- oder Videokonferenz mittels moderner Apps.
b) Digitales GV-Protokoll
Form
Das neue Gesetz ermöglicht es, die Beschlüsse der Generalversammlung sowohl auf schriftlichem Weg auf dem Papier als auch in elektronischer Form zu fassen. Wichtig ist, dass sämtliche Aktionäre oder dessen Vertreter damit einverstanden sind (Art. 701 Abs. 3 revOR).
Zugriff
Das Erste, was der Verwaltungsrat bei der Verfassung eines digitalen Protokolls zu beachten hat, ist die Sicherheit. Nur die berechtigten Personen insbesondere die Versammlungsleitung und der Protokollführer dürfen einen Zugriff auf das GV-Protokoll haben. Enthält das Protokoll ein beurkundungspflichtiges Traktandum wie zum Beispiel die Statutenänderung, muss der Verwaltungsrat dem Notar respektive dem Rechtsanwalt einen Zugriff auf das Protokoll gewährleisten.
Der Verwaltungsrat hat ein sicheres Medium zu wählen, sodass die sämtlichen Berechtigten einen Zugriff auf das Protokoll haben. In Frage käme beispielsweise eine cloudbasierte App. Zur Sicherheit ist es ratsam, den Zugang zu den Unterlagen mit Zwei-Faktor-Authentifikation zu schützen.
Unveränderbarkeit und Archivierung
Bei öffentlich beurkundeten Beschlüssen muss der Verwaltungsrat sicherstellen, dass sämtliche Unterlagen direkt nach der Sitzung nicht veränderbar und sicher gespeichert sind.
Anmeldung und Eintragung in das Handelsregister
Die beurkundeten GV-Protokolle sind in das Handelsregister einzutragen. Dies ist die Aufgabe des Verwaltungsrats. Dabei muss der Verwaltungsrat sich bewusst sein, dass die Einträge in das Handelsregister und die Belege, die ihnen zugrunde liegen, u.a. die beurkundeten GV-Protokolle, öffentlich sind. D.h. beliebige Dritte sie einsehen können (Art. 930 OR).
Deshalb empfehlen die Rechtsanwälte Dr. Robert Bernet und Dr. Peter Kühn lediglich Auszüge aus dem GV-Protokoll inklusive der beglaubigten Unterschriftenmuster als Belege beim Handelsregisteramt einzureichen. Falls die restlichen Traktanden für die Eintragung in das Handelsregister nicht relevant sind, sind sie nicht in das Protokoll aufzunehmen. So vermeidet der Verwaltungsrat, dass sensible Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse mitveröffentlicht werden.
Inhalt eines digitalen GV-Protokolls
Das revidierte Gesetz erweitert den Mindestinhalt eines GV-Protokolls.
Der Art. 702 Abs. 2 revOR besagt:
Er [Verwaltungsrat] sorgt für die Führung des Protokolls. Dieses hält fest:
1. das Datum, den Beginn und das Ende sowie die Art und den Ort der Generalversammlung;
2. die Anzahl, die Art, den Nennwert und die Kategorie der vertretenen Aktien, unter Angabe der Aktien, die vom unabhängigen Stimmrechtsvertreter, von den Organstimmrechtsvertretern oder von Depotvertretern vertreten werden;
3. die Beschlüsse und die Wahlergebnisse;
4. die in der Generalversammlung gestellten Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten;
5. die von den Aktionären zu Protokoll gegebenen Erklärungen;
6. relevante technische Probleme, die bei der Durchführung der Generalversammlung auftreten.
Die Ziffer 2 – 5 entsprechen dem geltenden Recht.
Laut Ziffer 1 hat der Verwaltungsrat zuerst das Datum, die Uhrzeit des Beginns und der Beendigung der Generalversammlung im Protokoll anzugeben. Darüber hinaus müssen aus dem Protokoll die Art der Generalversammlung (ordentlich oder ausserordentlich) und der Lokal, an dem die Sitzung stattfindet, ersichtlich sein. Nach aktueller Rechtslage sind diese Angaben nicht zwingend, obwohl sie ausdrücklich empfohlen sind.
Neben der Art der Generalversammlung ist noch zu erwähnen, ob die Versammlung unter Verwendung von elektronischen Mitteln abzuhalten ist. Sollte die Generalversammlung komplett digital erfolgen, ist eine entsprechende Notiz im Protokoll notwendig.
Gemäss Ziffer 6 muss der Protokollführer vermerken, falls während der Generalversammlung technische Probleme auftreten.
ff) Einsicht & Zustellung
Aktuell besitzen Aktionäre kein Recht auf die Zustellung des GV-Protokolls, lediglich auf die Einsicht. Das neue Gesetz sieht dies jedoch vor.
Neu kann jeder Aktionär verlangen, dass ihm das Protokoll innert 30 Tagen nach der Generalversammlung zugänglich gemacht wird. Der Verwaltungsrat kann das Protokoll per E-Mail versenden. Erhält ein Aktionär kein Protokoll innerhalb der angegebenen Frist, hat er Anspruch auf eine unverzügliche und kostenlose Zustellung des GV-Protokolls auf dem Papier per Post Art. 702 Abs. 4 revOR.
3. Öffentliche Beurkundung der GV-Protokolle während der Online-Generalversammlung
a) Allgemeines
In Abhängigkeit vom Gegenstand der Generalversammlung gibt es zwei Formen der GV-Protokolle: nicht beurkundet und beurkundet. Zu beurkunden sind beispielsweise die Statutenänderung oder die Kapitalerhöhung.
Zur Erstellung einer öffentlichen Urkunde muss der Verwaltungsrat zur Generalversammlung einen Notar respektive einen Rechtsanwalt einladen. Der Urkundsbeamter tritt dann als Protokollführer auf. Er nimmt an der Generalversammlung teil, nimmt seine Wahrnehmungen auf und erstellt anschliessend die öffentliche Urkunde, die ein schriftlicher Beschluss ersetzt.
Der Verwaltungsrat ist dafür verantwortlich, die errichtete öffentliche Urkunde beim Handelsregister anzumelden und anschliessend einzutragen.
Die modernen technischen Mittel ermöglichen es, den Ablauf der Versammlung unmittelbar digital zu mitverfolgen. Gleich wie die anderen Teilnehmer kann der Notar an einer Videokonferenz teilnehmen.
Aktuell ist es nicht verboten, ausländische Notare zu der virtuellen Generalversammlung zu beaftragen. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Notar eine öffentliche Beurkundung im Fernbeurkundungsverfahren abhalten darf (Art. 25 HRegV).
b) Örtliche Zuständigkeit
Weder das neue Gesetz noch die kantonalen Normen regulieren, wie die Beurkundung einer Online-Generalversammlung zu organisieren ist. Die Beurkundungsbefugnis eines Notars respektive eines Rechtsanwalts ist örtlich begrenzt (Art. 55 SchlT ZGB). D.h. die Urkundsperson darf nur diejenigen Beschlüsse der Generalversammlung beurkunden, die im Kanton stattfinden, in dem sie zuständig ist. Bei einer Online-Generalversammlung fehlt der Veranstaltungsort komplett. In diesem Fall kommt es auf den physischen Ort an, an dem der Notar oder Rechtsanwalt an der Generalversammlung digital teilnimmt.
Digitalisierung der öffentlichen Beurkundung
Nach neuem Recht ist eine Fernbeurkundung bei einer Online-Generalversammlung zulässig. Dabei dürfen die Notare eine öffentliche Urkunde über die Beschlüsse der Versammlung elektronisch ausfertigen. Die konkreten Bestimmungen dazu erlässt das jeweilige Kanton.
c) Verfahren
Sofern ein Kanton die Ausfertigung einer elektronischen öffentlichen Urkunde zulässt, können sich die Notare in das Urkundspersonenregister (UPReg) eintragen. Dort müssen sie ihre qualifizierte elektronische Signatur hinterlegen. Die zuständige kantonale Aufsichtsbehörde schaltet die Registrierung des Notars frei. Nach der erfolgreichen Bestätigung durch die Aufsichtsbehörde kann der Notar die öffentlichen Urkunden in elektronischer Form erstellen.
d) Form der Urkunde
Eine elektronisch ausgefertigte öffentliche Urkunde kann nicht im beliebigen Format erstellt werden. Zulässig ist es, einen öffentlich beurkundeten Beschluss der Generalversammlung als PDF/A-Datei zu speichern. Diese Datei muss der Notar qualifiziert elektronisch signieren.
PDF/A (Portable Document Format Archivable) ist eine Variante des üblichen PDFs. Dieses Format wurde für eine Langzeitarchivierung entwickelt. Das Ziel ist, das Dokument in der Papierform zu ersetzen. Ausserdem lässt sich das PDF/A-Format nicht nachträglich verändern.
Das Original einer elektronischen öffentlichen Urkunde muss der Notar auf dem Papier ausfertigen (Art. 11 EÖBV). Die Papierversion kann anschliessend als Scan in Form einer PDF/A-Datei gespeichert werden. Der Notar signiert das PDF/A-Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur.
Die elektronische Version einer öffentlichen Urkunde kann im digitalen Rechtsverkehr verwendet werden.
Literatur:
- Botschaft zur Änderung des Obligationenrechts (Aktienrecht), BBl 2017 399
- Müller, Lukas / Kaiser, Philippe J. A. / Benz, Diego, Die öffentliche Beurkundung bei elektronischen und virtuellen Generalversammlungen sowie Zirkularbeschlüssen, REPRAX 3/20
- Müller, Roland, Protokollführung und Protokollauswertung bei Sitzungen und Versammlungen, 2. Auflage, Zürich/St. Gallen, 2015
- Bernet, Robert / Kühn, Peter, Protokoll bitte!, Recht§icher – Sicherheit bei Rechtsfragen im Geschäftsalltag, Ausgabe 02 | Februar 2020, S. 5-7
Geschrieben von Anna Sokolova