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Digitale Unterschrift durch Aktionär und Verwaltungsrat

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Inhaltsverzeichnis

I. Vertragsabschluss in der Schweiz
1. Vertragsformfreiheit
2. Ausnahme von der Vertragsformfreiheit
II. Was ist die digitale Unterschrift?
1. Allgemeines
2. Was ist keine digitale Unterschrift?
3. Ausgestaltung einer digitalen Unterschrift
III. Arten von digitalen Unterschriften
1. Einfache elektronische Signatur
2. Qualifizierte elektronische Signatur
3. Ist es möglich, QES durch EES zu ersetzen?
4. Sollen alle Parteien den Vertrag digital unterzeichnen?
IV. Wann sind keine e-Signaturen erlaubt?
1. Qualifizierte Schriftlichkeit
2. Öffentliche Beurkundung
V. Aufbewahrung von digitalen Dokumenten
VI. Digitale Unterschrift als Beweismittel in Prozessen
VII. Vor- und Nachteile einer digitalen Signatur
Fazit

Nicht jeder Vertragsschluss bedarf einer eigenhändigen Unterschrift. In Anlehnung an das konkrete Rechtsgeschäft gibt es unterschiedliche Anforderungen. Immer häufiger werden die Verträge auf elektronischem Wege abgeschlossen und digital unterzeichnet. Eine Alternative zu der eigenhändigen Unterschrift stellt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) dar.

I. Vertragsabschluss in der Schweiz

1. Vertragsformfreiheit

Grundsätzlich gilt im Schweizer Recht das Prinzip der Vertragsformfreiheit. Solange das Gesetz keine bestimmte Vertragsform verlangt, können die Parteien die Verträge in beliebiger Form schliessen.

Dazu äussert sich der Art. 11 Abs. 1 OR:

Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt.

Zum Abschluss eines Vertrages ist nach schweizerischem Recht ein Konsens notwendig. Haben beide Parteien ihren Willen zum Vertragsabschluss geäussert, kommt der Vertrag zustande.

Art. 1 Abs. 1 OR besagt:

Zum Abschlusse eines Vertrages ist die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung der Parteien erforderlich.

Die im Geschäftsverkehr üblichste Vertragsform ist der Text auf Papier. Zulässig sind ausserdem mündliche Absprachen sowie ein Vertrag in elektronischer Form per E-Mail, SMS oder über Online-Formulare (Art. 11 OR).

Achtung: Obwohl mündliche Verträge erlaubt sind, ist es empfehlenswert einen Vertrag in Textform auf Papier oder elektronisch zu verkörpern. Denn in diesem Fall erhalten beide Parteien einen Nachweis über das Zustandekommen des Vertrages. Bei Unklarheiten hat ein schriftlicher Vertrag mehr Beweiskraft als mündliche Abmachungen.

2. Ausnahme von der Vertragsformfreiheit

Das Gesetz oder eine vertragliche Bestimmung können eine Schriftform und eine Unterzeichnung per Hand für den Abschluss von Verträgen vorsehen. Halten die Parteien die Regelungen bezüglich der Schriftform nicht ein, kommt der Vertrag nicht zustande.

Das Ziel der eingeführten Formvorschriften ist vor allem die Rechtssicherheit. Die Parteien und Dritte müssen sich auf die Vereinbarung verlassen können. Aus dem Vertrag geht in gesetzlich vorgeschriebener Form hervor, welche Verhältnisse zwischen den Parteien bestehen und wie die Rechtslage ist. Der Inhalt des Vertrags ist abschliessend und präzise dargestellt. Daraus folgt der zweite Zweck der Formvorschriften: die Beweissicherheit. Dadurch, dass die Rechtslage im Vertrag fixiert ist, erhalten die Parteien ein sicheres Beweismittel.

Zu unterscheiden sind drei Arten von Formvorschriften:

  • Einfache Schriftlichkeit
  • Qualifizierte Schriftlichkeit
  • Öffentliche Beurkundung

a) Einfache Schriftlichkeit

Die einfache Schriftlichkeit bedeutet, dass die Vereinbarung in Schriftform erfolgen muss. Sie fordert eine dauerhafte Aufzeichnung auf einem körperlichen Gegenstand jeglicher Art, beispielsweise auf dem Papier (Art. 12 OR). Den Vertrag müssen alle Parteien eigenhändig unterschreiben (Art. 13 OR).

Beispiel:

Schriftliche Abtretungserklärung (auch Zession genannt) bei der Übertragung von nicht ausgedruckten Aktien (Art. 165 Abs. 1 OR).
Der Abtretende hält in seiner Erklärung fest, dass er verpflichtet ist, Aktien dem Erwerber abzutreten. Der Erwerber erhält somit eine schriftliche Bestätigung, dass er der Eigentümer von abgetretenen Aktien ist.

Achtung: Erlaubt ist es, den Vertrag über die elektronischen Kommunikationsmittel abzuschliessen. Zum Unterzeichnen ist lediglich die qualifizierte elektronische Signatur zulässig (näher dazu s. Punkt 2. Qualifizierte elektronische Signatur).

b) Qualifizierte Schriftlichkeit

Die qualifizierte Schriftlichkeit sieht neben der einfachen Schriftlichkeit und eigenhändigen Unterschrift noch bestimmte zusätzliche Elemente vor, beispielsweise die eigenhändige Abfassung des Inhaltes, das Vorhandensein einer Rechtsmittelbelehrung, die Erwähnung von Ort und Datum etc. Ein Beispiel für die qualifizierte Schriftlichkeit stellt das Testament dar.

c) Öffentliche Beurkundung

Die öffentliche Beurkundung ist die strengste Formvorschrift im Schweizer Recht. Dabei erfolgt die Aufzeichnung der Tatsachen und Erklärungen durch eine vom Staat mit dieser Aufgabe betrauten Person, in der Regel durch den Notar.

Beispiel:

Änderung der Statuten durch Beschluss in der Generalversammlung.
Zu einer solchen Generalversammlung ist unbedingt ein Notar oder Rechtsanwalt einzuladen.

II. Was ist die digitale Unterschrift?

1. Allgemeines

Die digitale Unterschrift erlaubt die Echtheit der elektronischen Dokumente und die Identität des Signaturinhabers zu überprüfen. Der Begriff der elektronischen Signatur ist im Art. 2 lit. a ZertES geregelt und lautet wie folgt:

Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder die logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen.

Anhand dieser Daten kann der Empfänger den Unterzeichnenden identifizieren und die Integrität des signierten Dokuments oder der E-Mail prüfen. Entscheidend ist dabei nicht die graphische Darstellung der elektronischen Unterschrift, sondern das bei der digitalen Signatur hinterlegte Zertifikat. Der Empfänger kann das Zertifikat ansehen und die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift überprüfen.

Für manche Fälle ist der genaue Zeitpunkt des Unterschreibens bedeutsam. Mithilfe des Zeitstempels einer digitalen Signatur kann der Empfänger die Datenintegrität zu einem bestimmten Zeitpunkt nachvollziehen.

2. Was ist keine digitale Unterschrift?

Falls Sie ein handschriftlich unterschriebenes Dokument einscannen und digital archivieren, erzeugen Sie kein digital unterzeichnetes Dokument, sondern lediglich eine Kopie vom Original. Eine eingescannte Unterschrift stellt ein Abbild der rechtswirksamen Signatur dar. Der Empfänger kann eine solche Unterschrift nachträglich kopieren und in andere Dokumente einfügen. Aus diesem Grund ist eine solche Unterschrift nicht rechtlich verbindlich.

In Fällen, wo das Gesetz keine Schriftform vorschreibt, können die Parteien vertraglich festlegen, dass ein Abbild einer eingescannten Unterschrift für die Unterzeichnung ausreichend ist (näher dazu s. Punkt 3. Ist es möglich, QES durch EES zu ersetzen?).

3. Ausgestaltung einer digitalen Unterschrift

Die elektronische Unterschrift ist ein kompliziertes technisches Verfahren. Es dient dazu, die Echtheit von digitalen Dokumenten, Nachrichten und anderen Daten zu überprüfen und die Identität des Unterzeichnenden festzustellen. Die Grundlage für eine elektronische Signatur schafft eine Zertifizierungsinfrastruktur (Public Key Infrastructure). Diese verwaltet die geprüften, zuverlässigen Anbieter von Zertifizierungsdiensten. Durch die digitalen Zertifikate bestätigen die Anbieter, dass ein kryptographisches Schlüsselpaar zu seinem Inhaber zugeordnet ist. Somit bescheinigen sie die Identität des Signaturinhabers.

Ein kryptographisches Schlüsselpaar setzt sich aus einem privaten Schlüssel (private key) und einem öffentlichen Schlüssel (public key) zusammen. Der private Schlüssel gehört dem Signaturinhaber und ist geheim zu halten. Der Unterzeichnende signiert ein digitales Dokument mit dem privaten Schlüssel. Der Empfänger hat einen Zugang lediglich zu einem öffentlichen Schlüssel, mittels welchen er die Identität des Absenders sowie die Unverfälschbarkeit des Dokuments überprüfen kann.

Der öffentliche Schlüssel ist für jedermann zugänglich. Damit der Empfänger sicher sein könnte, dass dieser Schlüssel tatsächlich dem Signaturinhaber gehört, muss der Anbieter den privaten Schlüssel des Unterzeichnenden beglaubigen. Diesen Zweck erfüllt ein digitales Zertifikat, welches bei einer elektronischen Kommunikation mit der Nachricht zusammen verschickt wird. Das digitale Zertifikat oder „digitaler Identitätsausweis“ stellt eine elektronische Bescheinigung dar, die die Daten zur Identifikation des Signaturinhabers enthält.

III. Arten von digitalen Unterschriften

Je nach Dokument, das Sie digital unterschreiben möchten, gibt es verschiedene gesetzliche Anforderungen an die elektronische Signatur.

Das Gesetz kennt vier Arten von elektronischen Signaturen:

  • einfache elektronische Signatur (EES)
  • fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • geregelte elektronische Signatur (GES)
  • qualifizierte elektronische Signatur (QES) (Art. 2 lit. a – e ZertES).

Mittels einer einfachen elektronischen Signatur kann der Empfänger erkennen, ob das Dokument nachträglich geändert wurde. Die anderen digitalen Unterschriften sichern ausserdem die Identität des Signaturinhabers.
Für das Aktienrecht sind nur die EES und QES relevant, deshalb sind die FES und GES kein Gegenstand dieses Beitrags.

Dokumente und digitale Unterschriften im Aktienrecht
Formfreiheit (wenn das Gesetz nichts anderes besagt) Formvorschriften(gesetzlich vorgeschrieben)
Einfache Schriftform Qualifizierte Schriftform Öffentliche Beurkundung
Vertragsformen - mündlich
- schriftlich auf Papier
- per E-Mail
- via Nachricht

Aus Beweisgründen ist die Textform immer zu empfehlen.
Erklärung in schriftlicher Form + eigenhändige Unterschrift aller Vertragsparteien

Ausnahme: Zieht eine Person lediglich einen Nutzen aus dem Vertrag, muss sie nicht unterzeichnen.
Einfache Schriftform + zusätzliche Kriterien Beurkundung durch einen Notar
Häufigkeit Die meisten Verträge. Seltener als formfreie Verträge. Seltene und sehr spezifische Fälle. In bestimmten Fällen.
Rechtsgeschäft / Vertrag Vollmacht - Übertragung von Aktien
- Abtretungserklärung
- Protokoll der Generalversammlung
- Protokoll der Verwaltungsratssitzung
- Geschäftsbericht
Testament (persönliche Niederschrift gewisser Aspekte notwendig) - Statutenänderung
- Beschluss zur Kapitalerhöhung
Signatur - Unterschrift auf Papier
- EES
- Unterschrift auf Papier
- QES

Verboten:
- eingescannte Unterschrift in ein PDF oder Word-Dokument einzufügen
- reiner E-Mail-Verkehr
e-Signaturen verboten e-Signaturen verboten

1. Einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur eignet sich zum Unterzeichnen von Dokumenten, bei denen kein grosses Haftungsrisiko besteht oder die einen informellen Charakter haben. Ihre EES bestätigt, dass das Dokument nach dem Unterzeichnen nicht mehr verändert wurde.

a) Anbieter von EES

Sie können eine EES bei verschiedenen Anbietern erstellen lassen, beispielsweise bei DocuSign, signNow, Skribble, inSign etc. Die Anbieter müssen nicht unbedingt aus der Schweiz sein.

Darüber hinaus verfügen einige PDF-Programme, wie das Adobe Acrobat über die Unterschriften-Funktion. Wichtig ist, dass auf diese Weise unterschriebene Dokument zu verschlüsseln. Dadurch kann man später nachvollziehen, wann und durch wen das Dokument unterzeichnet wurde.

b) Verwendung der EES durch Aktionär – Formfreiheit

Grundsätzlich ist die Verwendung von EES bei allen einfachen Verträgen und Vereinbarungen ohne hohe finanzielle Aufwendungen zulässig. Im Aktienrecht kommt vor allem die Vollmacht in Frage.

Beispiel: Vollmacht

Möchte der Aktienbesitzer bei der Generalversammlung durch eine andere Person vertreten werden, muss er eine Vollmacht dem Vertreter erteilen. Die Vollmacht ist generell formfrei (Art. 32 ff. OR). Aber zur Ausübung der Mitgliedschaftsrechte von Aktionären gilt eine Sonderregelung, welche eine Vollmacht in schriftlicher Form verlangt (Art. 689a Abs. 1 OR). Der Aktionär kann die Vollmacht digital unterschreiben. Eine EES, beispielsweise von DocuSign oder Adobe Acrobat, ist dafür ausreichend.

2. Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Art der digitalen Signaturen, die der eigenständigen Unterschrift gleichsteht (Art. 14 Abs. 2bis OR). Ist ein Schriftlichkeitserfordernis durch das Gesetz oder den Vertrag vorgeschrieben, ist ausschliesslich die QES zum Unterzeichnen zu verwenden.

Im Vergleich zu der EES beruht die QES auf einem qualifizierten Zertifikat (Art. 2 ZertES). Mit der QES bestätigen Sie nicht nur die Unversehrtheit Ihres Dokuments nach dem Zeitpunkt Ihrer Unterschrift, sondern belegen Ihre Identität.

Allein die QES entspricht den hohen Schweizer und EU-Sicherheitsstandarten und stellt die Identität des Unterzeichnenden sicher und schützt das elektronische Dokument vor Missbrauch.

a) Anbieter von QES

Die QES dürfen ausschliesslich anerkannte und geprüfte Anbieter erstellen, die aus der Schweiz stammen. Die Zertifikate der EU- oder Drittstaatsanbieter gelten in der Schweiz nicht als qualifiziert. Der Grund liegt darin, dass kein Abkommen zwischen der Schweiz und der EU darüber existiert.

Aktuell sind in der Schweiz vier Anbieter von Zertifizierungsdiensten durch die Anerkennungsstelle (KPMG AG) zugelassen:

b) Erlangung der QES

Möchten Sie Ihre Dokumente mit QES unterzeichnen, müssen Sie sich bei einem der vier anerkannten Anbieter von Zertifizierungsdiensten melden und ein qualifiziertes Zertifikat beantragen. Sie müssen persönlich erscheinen und durch den Pass oder die Identitätskarte Ihre Identität bestätigen (Art. 9 Abs. 1 lit. a ZertES i.V.m. Art. 5 Abs. 1 VZertES).

c) Verwendung der QES – einfache Schriftlichkeit

Die QES ersetzt die eigenhändige Unterschrift bei allen Rechtsgeschäften, für die das Gesetz eine einfache Schriftlichkeit vorschreibt. D.h. jedes mit einer QES versehene digitale Dokument (z.B. im PDF-Format) kommt einem Dokument in Papierform gleich, welches handschriftlich unterschrieben ist.

aa) Verwendung der QES durch Aktionär

Übertragung von Aktien

1) Abtretungserklärung - Es gilt eine Formvorschrift!

Möchte der Aktienbesitzer die nicht physisch ausgedruckten (unverbrieften) Aktien übergeben, ist dieses Rechtsgeschäft nur durch eine Abtretungserklärung gültig. Die Abtretungserklärung (Zession) stellt eine schriftliche Erklärung über die Übergabe von Aktien von einem Aktionär an den Erwerber dar.

Achtung: Hat Ihre Aktiengesellschaft auf die Ausgabe von Aktien komplett oder teilweise verzichtet (aufgehobener oder aufgeschobener Titeldruck), können Sie Ihre Aktien ausschliesslich mittels einer Abtretungserklärung übertragen. Unterlassen Sie die Zession, bleibt das Eigentum an Aktien bei Ihnen, sodass der Käufer weder die Aktien noch die damit verbundenen Rechte, wie auf Dividende, erwirbt. Dies kann später zu Problemen beim Feststellen des richtigen Aktienbesitzers führen.

Die Abtretungserklärung bedarf einer Schriftform und der eigenhändigen Unterzeichnung durch den abtretenden Aktionär (Art. 165 Abs. 1 i.V.m. Art. 14 Abs. 1 OR). Sie können das von Ihnen unterschriebene Papierdokument durch eine digitale Version der Abtretungserklärung ersetzen, die Sie mit einer QES signieren. Die Unterzeichnung mit einer EES, beispielsweise von DocuSign, sowie eine Erklärung per E-Mail sind unzureichend.

2) Aktienkaufvertrag – Formfreiheit, aber die Schriftform ist empfehlenswert

Nach geltendem Recht können die Parteien den Kaufvertrag formfrei sowohl mündlich als auch schriftlich abschliessen (Art. 184 OR). Aus Beweisgründen und zur Ermittlung der Kaufdetails ist es ratsam, den Vertrag über den Verkauf von Aktien immer schriftlich abzufasen und eigenhändig zu unterschreiben.

Schliessen Sie den Vertrag über den Aktien(ver)kauf digital ab, müssen Sie diesen mit einer QES unterzeichnen.

Achtung: Es kann sein, dass die Übertragung von Aktien neben dem Kaufvertrag einer Abtretungserklärung (bei nicht ausgedruckten Aktien) oder der Zustimmung des Verwaltungsrats (bei vinkulierten Namenaktien) bedarf.

bb) Verwendung der QES durch Verwaltungsrat
1) Protokoll der Generalversammlung

Das Protokoll der Generalversammlung stellt ein Beschlussprotokoll dar, welcher die Anträge und die Wahlergebnisse zusammenfasst (Art. 702 Abs. 2 Ziff. 2 OR. Das GV-Protokoll ist in schriftlicher Form zu erstellen. Ausserdem müssen der Protokollführer (in der Regel der Sekretär oder der Vorsitzende der Generalversammlung) und der Verwaltungsrat das Protokoll unterschreiben.

Zulässig ist ein digital erfasstes GV-Protokoll. Damit es eine höhere Beweiskraft hat, ist es mit einer QES zu versehen und als PDF zu speichern.

2) Protokoll der Verwaltungsratssitzung

Besteht der Verwaltungsrat aus mehr als einer Person, sind die Verwaltungsratssitzungen durchzuführen. Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrates ist ein Protokoll zu führen (Art. 713 Abs. 3 OR). Es kann ein wörtliches Protokoll, ein Beratungs- oder Beschlussprotokoll sein. Der Vorsitzende und der Sekretär müssen das Protokoll unterzeichnen.

Neben der Papierform ist die elektronische Form des Protokolls über die Verwaltungsratssitzung gestattet. Ein digitales Protokoll ist mit einer QES zu unterschreiben und als PDF aufzubewahren.

3) Geschäftsbericht

Jede Aktiengesellschaft muss jährlich einen Geschäftsbericht erstellen. Der Geschäftsbericht ist schriftlich abzufassen und durch den Vorsitzenden des Verwaltungsrats und eine für die Rechnungslegung zuständige Person zu unterzeichnen (Art. 958f Abs. 2 OR). Dann muss die Generalversammlung den Geschäftsbericht genehmigen (Art. 698 Abs. Ziff. 3 und 4, Art. 958 Abs. 3 und Art.958f Abs. 2 OR).

Für den Geschäftsbericht schreibt das Gesetz die Schriftform ausdrücklich vor. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Bericht ausschliesslich als Papierdokument zu gestalten und aufzubewahren ist. Der Verwaltungsrat kann den Geschäftsbericht elektronisch entwerfen, mit der QES unterschreiben und nach der Genehmigung der Generalversammlung im PDF-Format speichern.

3. Ist es möglich, QES durch EES zu ersetzen?

Die Regel lautet: Überall, wo der Gesetzgeber eine Schriftform sowie eine eigenhändige Signatur verlangt, ist die QES bei den digitalen Verträgen einsetzbar. Falls kein Schriftformerfordernis gilt, können die Verträge gemäss dem Prinzip der Formfreiheit in beliebiger Form geschlossen werden.

Möchten die Parteien trotz der Vertragsfreiheit die Schriftform sicherheitshalber einhalten, können Sie eine Schriftformklausel vertraglich vereinbaren. Diese kann regeln, dass es zulässig ist, die elektronischen Dokumente mit DocuSign, Adobe Acrobat oder sogar mit einer eingescannten Unterschrift zu unterzeichnen. Im Vertrag müssen die Parteien explizit erwähnen, dass solche Signaturen das Schriftformerfordernis erfüllen. Ansonsten kann der Vertrag als formungültig für nichtig erklärt werden.

4. Sollen alle Parteien den Vertrag digital unterzeichnen?

Es besteht kein Zwang, dass sämtliche Parteien den Vertrag ausschliesslich eigenhändig oder digital unterzeichnen müssen. Möglich ist eine Kombination, wenn eine Partei das Dokument mit elektronischer Signatur versieht und die andere Partei eigenhändig unterschreibt.

Darüber hinaus gibt es Fälle, wo die Unterschrift der einen Partei ausreichend ist. Falls eine Person lediglich einen Nutzen aus dem Vertrag zieht, muss sie nicht unterschreiben.

Beispiel: Schenkungsvertrag

Vorgehen beim Einsatz von digitalen Unterschriften

IV. Wann sind keine e-Signaturen erlaubt?

Schauen wir uns die Fälle an, wo der Einsatz von elektronischen Signaturen jeglicher Art verboten ist. Ausgenommen sind die Verträge und Rechtsgeschäfte, die gesetzlich einer qualifizierten Schriftlichkeit oder öffentlichen Beurkundung bedürfen. Die gängigen Beispiele dafür im Aktienrecht sind das Testament (qualifizierte Schriftlichkeit), sowie die Statutenänderung und die Kapitalerhöhung (öffentliche Beurkundung).

1. Qualifizierte Schriftlichkeit

Testament

Möchte ein Aktionär ein Testament errichten, muss er den Text vollständig von Hand abfassen. Eine digitale Version des Testaments ist nicht gestattet. Die Verwendung einer elektronischen Signatur ist deshalb nicht erlaubt. Auch weitere Formvorschriften eines Testaments wie das öffentliche Testament, welches vom Notar und zwei Zeugen errichtet wird, oder das mündliche Nottestament sehen keine Möglichkeit für den Einsatz einer digitalen Signatur.

2. Öffentliche Beurkundung

a) Statutenänderung

Der Beschluss über die Änderung der Statuten bedarf einer öffentlichen Beurkundung durch eine Urkundsperson (Notar oder Rechtsanwalt). Der Notar / Rechtsanwalt ist bei der Generalversammlung anwesend und zeichnet die rechtserheblichen Tatsachen oder rechtsgeschäftliche Erklärungen auf. Die schrittweise Erklärung des Verfahrens bei einer Statutenänderung finden Sie in unserem Artikel „Wie Sie Ihre Inhaberaktien in Namenaktien umwandeln“.

aa) Aktuelle Rechtslage bei öffentlicher Beurkundung

Nach geltendem Recht muss der Notar respektive der Rechtsanwalt das Original der öffentlichen Urkunde als Papierdokument erstellen. Die Beurkundung erfolgt vor Ort und die Urkundsperson muss dabei präsent sein. Zwar können die Kantone die Notare ermächtigen, elektronische Ausfertigungen der von ihnen errichteten öffentlichen Urkunden zu erstellen (Art. 55a Abs. 1 ZGB). Der Vorgang ist jedoch mit einem Medienbruch verbunden. Der Notar erstellt einen Entwurf einer öffentlichen Urkunde am Computer und druckt diesen im Anschluss auf Papier aus. Nach der öffentlichen Beurkundung ist das Original in Papierform als PDF/A einzuscannen und durch den Notar mit einer QES zu unterzeichnen. Somit wird eine elektronische Ausfertigung oder eine elektronische beglaubigte Kopie der öffentlichen Urkunde erstellt. Die digital unterschriebene PDF/A-Version steht der Papierausfertigung der öffentlichen Urkunde gleich.

Achtung: Das auf Papier ausgedruckte PDF/A-Dokument ist dem Original nicht gleichgestellt.

bb) Digitalisierung der öffentlichen Beurkundung

Der Gesetzgeber sieht vor, den Beurkundungsprozess zu digitalisieren. Künftig sollte die Beurkundung komplett elektronisch und ohne Papier stattfinden. Die Neuerungen im Gesetz ermöglichen es dem Notar das Original der öffentlichen Urkunde digital zu erstellen und dieses Dokument anschliessend direkt im elektronischen Geschäftsverkehr zu verwenden.

In dieser Hinsicht stellt sich die Frage nach der Aufbewahrung der öffentlichen Urkunden in elektronischer Form. Ungeklärt ist ausserdem die Notwendigkeit der Anwesenheit des Notars während des Beurkundungsprozesses. Soll der Notar sich bei der Generalversammlung im gleichen Raum aufhalten oder ist eine Teilnahme per Videokonferenz ausreichend? Wie muss der Notar die Teilnehmer bei einer virtuellen Generalversammlung identifizieren? Die kommenden Gesetzesregelungen sollen diese Fragen beantworten.

b) Kapitalerhöhung

Ein weiterer Regelfall einer öffentlichen Beurkundung im Aktienrecht ist die Kapitalerhöhung. Unabhängig von der Art der Kapitalerhöhung (ordentliche, genehmigte oder bedingte), muss ein Beschluss der Generalversammlung über die Kapitalerhöhung vorliegen. Darüber hinaus muss der Notar die Kapitalerhöhung öffentlich beurkunden. Die digitale Unterzeichnung der öffentlichen Urkunden haben wir im vorigen Punkt erläutert.

V. Aufbewahrung von digitalen Dokumenten

Drucken Sie die digital unterzeichneten Dokumente aus, können Sie nicht mehr belegen, dass sie nicht verändert wurden. Aus diesem Grund müssen Sie alle elektronisch signierten Verträge, Briefe, Verwaltungsratsprotokolle, Geschäftsberichte etc. archivieren.

Die digital unterschriebenen Dokumente sind jederzeit abrufbar. Sie können kopiert, gespeichert, versendet und archiviert werden, wie auch die Dokumente auf Papier.

VI. Digitale Unterschrift als Beweismittel in Prozessen

Wie oben bereits erwähnt erfüllt die QES denselben Zweck wie die eigenhändige Unterschrift. In der ersten Linie weist die QES die Identität des Unterzeichnenden nach. Ausserdem stellt die QES die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicher. Aus diesen Gründen kommt der QES die volle Beweiskraft in Gerichtsprozessen zu.

Die Rechtsanwälte der Züricher Kanzlei Blum&Grob Rechtsanwälte AG empfehlen die Verträge mit hohem finanziellem Risiko entweder eigenhändig oder mittels einer QES zu unterzeichnen.

VII. Vor- und Nachteile einer digitalen Signatur

Vorteile:

1. Abschluss von Verträgen in Echtzeit

Mit einer digitalen Signatur können Sie die Verträge unmittelbar abschliessen.

2. Rechtswirksamkeit

Sowohl die einfache als auch die qualifizierte elektronische Unterschrift sind rechtsgültig. Sie müssen jedoch darauf achten, ob ein gesetzliches Schriftformerfordernis gegeben ist. Schreibt das Gesetz keine Schriftform vor, können Sie die EES verwenden. Ansonsten ist lediglich die QES zulässig, da sie mit der eigenhändigen Unterschrift gleichrangig ist.

3. Kein Medienbruch

Sie sparen Zeit mit einer digitalen Signatur, denn die aufwendigen Vorgänge wie Ausdrucken und Einscannen unterbleiben.

4. Zugänglichkeit

Falls Sie eine EES nutzen, können Sie Ihre Unterlagen auf Ihrem Computer, einem externen Datenträger oder online speichern. Einige Dienstleister, beispielsweise Swisscom und DocuSign, bieten ausserdem eine komplett digitale Vertragsabwicklung sowie eine elektronische Archivierung Ihrer Dokumente in einer Cloud. Somit können Sie Ihre digital unterzeichneten Unterlagen jederzeit in der Cloud abrufen.

5. Orts- und Zeitunabhängigkeit

Mit einer digitalen Unterschrift können Sie von überall aus und zu jedem Zeitpunkt die Dokumente unterzeichnen. Sie brauchen ausschliesslich ein Endgerät (Laptop, Smartphone, Tablet) und einen Internetzugang.

6. Keine Portokosten

Wenn Sie Dokumente digital unterschreiben, müssen Sie nicht mehr zur Post gehen. Die Portokosten entfallen.

7. Kein Papieraufwand

Die mit einer elektronischen Signatur unterzeichneten Dokumente können Sie digital speichern und somit den Papieraufwand beim Aufbewahren von Unterlagen beseitigen.

Nachteile:

1. Zusätzliche Kosten

Die Preise für die Verwendung einer elektronischen Signatur variieren je nach Anbieter. Eine EES können die Adobe Acrobat Nutzer kostenlos erstellen. Verschiedene Dienstleister bieten zahlreiche Leistungspakete. Die Preise beginnen bei 1,10 EUR pro EES und 2,40 EUR für eine QES. Für KMUs gibt es spezielle Pakete, beispielsweise bei Skribble kostet so ein Paket 79 EUR monatlich bei jährlicher Abrechnung.

2. Kein Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift

Die Regeln zu einer digitalen Signatur sind viel strenger als zu einer handschriftlichen Unterschrift. Ein qualifiziertes Zertifikat, auf dem die QES basiert, ist lediglich gegen die Vorlage des Identitätsnachweises erhältlich. Darüber hinaus muss die QES jegliche nachträgliche Veränderung des Dokumentes gewährleisten.

Eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument erfüllt diese Voraussetzungen jedoch nicht und ist vor Missbrauch nicht geschützt. Die Anforderungen, die Identität des Signaturinhabers zu prüfen und die Unabänderbarkeit des Dokuments sicherzustellen, nähern sich einer öffentlichen Beurkundung. Die öffentliche Beurkundung ist aber für eine begrenzte Anzahl gewisser Fälle vorgesehen, bei welchen der Einsatz von QES unzulässig ist.

Fazit

Immer mehr Prozesse werden heutzutage digitalisiert. Viele Verträge lassen sich digital abschliessen. Verlangt das Gesetz eine schriftliche Form für einen Vertrag oder eine Erklärung, kann das Dokument nicht nur auf Papier, sondern auch digital erstellt werden. Zu seiner Gültigkeit bedarf das elektronische Dokument eine digitale Unterschrift. Das Anbringen einer elektronischen Signatur spart Zeit, verursacht jedoch zusätzliche Kosten. Momentan gibt es zwei Optionen: Dokumente ausdrucken, unterschreiben, einscannen oder direkt digital unterzeichnen und elektronisch archivieren. Welche Alternative Ihnen besser passt muss in jedem konkreten Fall entschieden werden.


Literatur:

Geschrieben von Anna Sokolova


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