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Identifikation der Aktionäre bei der Online-Generalversammlung

Inhaltsverzeichnis

Bis Anfang 2023 gelten für die Versammlungen der Aktionäre Sondervorschriften. Trotz der Aufhebung der Massnahmen gegen die Coronapandemie dürfen die Gesellschaften ihre Generalversammlungen nach wie vor online durchführen.

I. Einleitung

1. Virtuelle Generalversammlungen erlaubt

a) Aktienrechtsrevision 2023

Die Revision des Aktienrechts sieht die Einführung der virtuellen Generalversammlung vor. Künftig dürfen die Gesellschaften ihre Generalversammlungen von der Einladung bis zum Protokoll komplett digital abhalten. Die Voraussetzung dafür ist die statutarische Grundlage. Das Inkrafttreten der neuen Gesetzesbestimmungen ist Anfang 2023 absehbar.

b) Virtuelle Generalversammlungen während der Corona-Pandemie

Aufgrund der besonderen Umstände der Corona-Situation hat der Bundesrat es erlaubt, die jährlichen Versammlungen der Aktionäre über das Internet durchzuführen. Dies ist im Covid-19-Gesetz und in der Covid-19-Verordnung 3 behandelt. Eine Änderung der Statuten ist für die Online-Generalversammlung derzeit nicht nötig.

c) Online-Generalversammlungen aktuell

Per 16. Februar 2022 hat der Bundesrat die Massnahmen gegen die Verbreitung des Coronavirus im Wesentlichen aufgehoben. Dennoch bleiben die Vorschriften betreffend die Durchführung der Generalversammlungen in elektronischer Form unberührt (Art. 27 i.V.m. Art. 29 Covid-19-Verordnung 3). Dies bedeutet, dass die Aktiengesellschaften ihre Versammlungen bis zum Inkrafttreten des revidierten Aktienrechts Anfang 2023 online abhalten können.

2. Recht des Aktionärs auf die Teilnahme an der Generalversammlung

Jeder Aktionär hat das Recht an der Generalversammlung teilzunehmen. Verwaltungsrats- und Generalversammlungsbeschlüsse, die das Teilnahmerecht des Aktienbesitzers einschränken oder entziehen, sind nichtig.

Nach Covid-19-Verordnung 3 entscheidet der Verwaltungsrat über die Form der Versammlung. Er kann eine virtuelle Generalversammlung anordnen und die Aktionäre dazu verpflichten. Die Entscheidung über eine Online-Generalversammlung kann auch kurzfristig fallen. Falls die Generalversammlung bereits einberufen ist, reicht es aus, die Aktionäre spätestens vier Tage vor der Veranstaltung über die digitale Form der Versammlung zu benachrichtigen (Art. 27 Abs. 2 Covid-19-Verordnung 3). Ansonsten gilt die übliche Einberufungsfrist spätestens 20 Tage vor der Versammlung (Art. 700 Abs. 1 OR).

3. Im Vorfeld einer Online-Generalversammlung

Erfolgt die Generalversammlung online, hat der Verwaltungsrat sämtlichen Teilnehmern Folgendes zu ermöglichen:
- sich die notwendige Infrastruktur aufzubauen und
- dem virtuellen Raum, wo die Generalversammlung stattfindet, beizutreten.

Eine digitale Generalversammlung setzt minimale Informatik-Kenntnisse bei den Teilnehmern vor. Ferner benötigen die Aktionäre einen Computer, ein Tablett oder einen Smartphone mit einem Internetzugang.

Es ist ratsam, der Einladung zur Generalversammlung eine detaillierte Anleitung mit organisatorischen Hinweisen hinzuzufügen. Der Verwaltungsrat hat zu präzisieren, wie die Aktionäre der Versammlung beitreten und wie der Abstimmungsprozess abläuft.

Was hat der Verwaltungsrat zu tun:
- feststellen, dass sämtliche Teilnehmer ein Endgerät mit einem Internetzugang besitzen
- organisatorische Hinweise zu dem Zugang, Abstimmungsprozess und den Kommunikationsmöglichkeiten der Einladung anhängen

II. Warum ist die Identifikation der Aktionäre wichtig?

Nach Covid-19-Verordnung 3 sind die Online-Generalversammlungen gestattet, wenn jeder Teilnehmer identifiziert respektive authentifiziert werden kann. Die befugten Aktionäre müssen sich darauf verlassen können, dass keine unberechtigten Dritten bei der Generalversammlung mitwirken.

Ferner muss die Gesellschaft sicherstellen, dass sich sämtilche Aktionäre äussern, ihr Stimmrecht wahrnehmen sowie die Voten anderer Teilnehmenden nachvollziehen können.

1. Wer ist für die Identifikation der Teilnehmenden zuständig?

Die Pflicht, die Stimmrechtsberechtigung der Teilnehmer der Generalversammlung zu prüfen, liegt an dem Verwaltungsrat(Art. 702 Abs. 1 i.V.m. Art. 716a Abs. 1 Ziff. 6, Art. 689a OR).

2. Wer ist teilnahmeberechtigt?

Wie bei einer physischen Versammlung dürfen folgende Personen sich an einer digitalen Generalversammlung beteiligen:
- Stimmberechtigte Aktionäre (Art. 689 ff. OR)
- Vertreter stimmberechtigter Aktionäre (Art. 689b ff. OR), bei kotierten Gesellschaften insbesondere unabhängiger Stimmrechtsvertreter (Art. 95 Abs. 3 lit. a BV)
- Mitglieder des Verwaltungsrats. Für sie besteht die Teilnahmepflicht (Art. 702a OR)
- Weitere Personen, die laut Statuten zur Teilnahme befugt sind, beispielsweise die Partizipanten (Art. 656c OR)

3. Sanktionen bei unbefugter Teilnahme:

  • Im Verlauf der Generalversammlung: Einspruch beim Verwaltungsrat oder zu Protokoll der Generalversammlung (Art. 691 Abs. 2 OR)
  • Nach der Generalversammlung: Anfechtungsklage gegen den betreffenden Beschluss, auch wenn kein Einspruch erhoben wurde (Art. 691 Abs. 3 OR)

III. Wie kann der Verwaltungsrat Aktionäre identifizieren?

Wie erfolgt die Identifikation?

Präsenz-Generalversammlung

Im Zuge einer Präsenz-Generalversammlung sendet der Verwaltungsrat dem Namenaktionär ein Formular an die im Aktienbuch eingetragene Adresse zu. Mit diesem Formular kann der Anteilseigner entweder eine Zutrittskarte bestellen oder die Stimminstruktion erteilen. Die Zutrittskarte weist der Aktionär bei der Türkontrolle vor. Um die Identität des Teilnehmers mit der auf der Zutrittskarte genannten Person zu überprüfen, kann die Ausweiskontrolle vorgenommen werden. In der Praxis wird es in den meisten Fällen von der Ausweiskontrolle abgesehen.

Generalversammlung online

Bei der virtuellen Generalversammlung ist es ausreichend, wenn der Verwaltungsrat dem Aktionär die Zugangsdaten elektronisch übermittelt. Mit Benutzername und Passwort loggt sich der Aktienbesitzer ein. Für die Identitätsprüfung des eingeloggten Nutzers braucht die Aktiengesellschaft weitere Angaben, ähnlich wie beim Einlass während der physischen Versammlung.

Der Aktionär kann sich durch die Eingabe eines Codes aus dem TAN-Verfahren, die elektronische Signatur, den Abgleich vom Ausweis mit dem Webcam-Bild sowie die Gesichtserkennung über eine Software zusätzlich identifizieren. Darüber hinaus können die E-ID und der digitale Token als Stimmrechtsausweis gelten.

Gehen wir die oben aufgeführten Identitätsnachweise näher ein.

1. Login und Passwort

Für KMUs mit überschaubarem Aktionariat könnte ein zweistufiges Identifikationsverfahren genügend sein. Der Verwaltungsrat sendet den Link auf die Plattform, wo die Versammlung online stattfindet, sowie die Login-Daten an die Namenaktionäre. Die Übermittlung der Daten erfolgt über eine verschlüsselte E-Mail-Adresse.

Die Kontaktdaten entnimmt der Verwaltungsrat dem Aktienbuch. Wichtig ist, dass die im Aktienbuch eingetragenen Aktionärsdaten dem aktuellsten Stand entsprechen. Für fehlende oder inkorrekte Angaben im Aktienbuch kann sich der Verwaltungsrat strafbar machen.

Zu einer sicheren Feststellung der Identität der Aktionäre empfiehlt Andreas Rudolf, Rechtsanwalt für Gesellschaftsrecht und Notar der MME-Kanzlei, die Anmeldung mit Login und Passwort durch TAN-Verfahren oder elektronische Signatur zu erweitern. Der Rechtsanwalt und Notar der ME Advocat AG Roland Müller schlägt die Video-Identifikation, Gesichtserkennung durch eine App sowie E-ID als zusätzliches Element der Identitätsprüfung vor.

2. TAN-Verfahren

Als ein zusätzliches Element zu der Anmeldung über Login und Passwort kann der Verwaltungsrat ein TAN-Verfahren verwenden. Nachdem sich der Aktionär einloggt, bekommt er einen individuellen Code auf seine Mobilnummer zugeschickt. Diesen Code gibt der Aktionär als Identitätsnachweis auf der Webseite der Versammlung ein.

Vorteile: Schnell, niedrige Kosten.

Nachteile: Der Verwaltungsrat muss über die aktuellen Mobilnummern der Aktionäre verfügen. Die Aktienbesitzer haben dem Verwaltungsrat die Änderung ihrer Mobilnummer umgehend mitzuteilen. Macht der Aktionär dies nicht rechtzeitig, bekommt er möglicherweise Probleme mit dem Zugang zu der Online-Generalversammlung.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur kann die Identität des Aktionärs bestätigen und das Einloggen ergänzen. Nach der Anmeldung muss der Aktionär seine elektronische Unterschrift vorweisen.

Vorteil: Zweifelsfreie Identifikation der Person. Die qualifizierte elektronische Signatur, die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden ist, ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Zur Ausstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur sind ausschliesslich anerkannte Anbieter von Zertifizierungsdiensten berechtigt.

Nachteil: Aus Kostengründen scheidet die qualifizierte elektronische Signatur in der Praxis aus.

4. Video-Identifikation

Die Gesellschaften mit einem kleinen Aktionärskreis können eine Bild-Identifikation über die Videotelefonie benutzen. Meistens sind die Aktionäre in kleinen Unternehmen dem Verwaltungsrat persönlich bekannt. Der Aktionär respektive sein Vertreter weist die Identifikationskarte, den Pass oder die allfällige Vollmacht vor. Der Verwaltungsrat gleicht das Bild der Webcam mit dem vorgezeigten Dokument ab.

Vorteil: Einfach, keine zusätzlichen Kosten.

Nachteil: Funktioniert nur bei Aktiengesellschaften mit kleinem Aktionariat. Bei grösseren Gesellschaften ist es aus zeitlichen Gründen viel zu aufwändig oder gar nicht möglich.

5. Gesichtserkennung über eine App

Denkbar wäre die Authentifizierung der Teilnehmer mittels einer Software zu der Gesichtserkennung. Die Erkennung erfolgt automatisch anhand von gespeicherten Fotos von Gesichtern der zugelassenen Aktionäre.

Vorteile: Automatische Prüfung ist schneller als Abgleich jeder einzelnen Person über die Video-Telefonie. Das Erkennungssystem ist sicher und genau.

Nachteil: Die biometrischen Daten sind sehr sensibel. Aus Datenschutzgründen kann die Verwendung dieser App problematisch sein.

6. E-ID

Für die Schweizer Teilnehmer besteht die Möglichkeit, sich bei einer Online-Generalversammlung durch eine E-ID auszuweisen.

Die E-ID (elektronische Identität) ist ein Schweizer digitaler Identitätsnachweis, der vom Bund anerkannt ist. Es ist kein Ausweis, d.h. weder ein Pass noch eine Identitätskarte. Die E-ID dient einer zweifelsfreien Identifizierung von Nutzern, die ihre Geschäfte über das Internet abwickeln. Die E-ID stellt ein staatlich geprüftes Anmeldeverfahren im Internet dar und ersetzt Anmeldename und Passwort. Die E-ID kann als Smartphone-App, USB-Stick oder Chipkarte ausgegeben werden.

Vor- und Nachteile

Für die E-ID spricht ein sicheres und vertrauenswürdiges Anmeldesystem im Vergleich zu den üblichen Login-Daten. Denn die Identität der einzelnen Person prüft und garantiert der Bund. Ausserdem gelten für die E-ID strengere Datenschutz und Sicherheitsauflagen, damit unbefugte Dritte die sensiblen Daten nicht erlangen.

Zu den Nachteilen zählt vor allem die Tatsache, dass sämtliche Aktionäre über eine E-ID verfügen müssen. Der Besitz einer E-ID ist freiwillig. Dies hat die Bundesrätin Karin Keller-Sutter in ihrer Video-Ansprache zum E-ID-Gesetz betont. Ausserdem stellt sich die Frage, welche Anforderungen an die Aktionäre mit einem ausländischen Wohnsitz oder Sitz gestellt werden.

Darüber hinaus bieten aktuell die E-ID ausschliesslich private Firmen an. Aus diesem Grund lehnte die Bevölkerung das E-ID-Gesetz im Referendum am 7. März 2021 ab. Die Gegner argumentierten ihre Position damit, dass der Datenschutz ungenügend sei, wenn der Bund die technische Umsetzung der E-ID an die privaten Anbieter überlässt. Der Bund bereitet eine staatliche Alternative vor, die er der Öffentlichkeit demnächst präsentiert.

7. Digitaler Token

Seit dem 1. Februar 2021 dürfen die Gesellschaften gemäss dem neuen DLT-Gesetz (Bundesgesetz über die Anpassung des Bundesrechts an Entwicklungen der Technik verteilter elektronischer Register) ihre Aktien in Form von Registerwertrechten oder Aktien-Tokens basiert auf einer Blockchain ausgeben (Art. 973d ff. OR). Ein Token stellt der verschlüsselte Zugriff auf eine Ressource dar, der jedem Teilnehmer zugeordnet wird. Die Ressource ist auf einem verteilten Register abgelegt. Im Token ist der Schlüssel mit der Ressource kombiniert. Derjenige, der den Schlüssel besitzt, verfügt über die Ressource.

Macht das Unternehmen von Aktien-Token Gebrauch, können die Aktionäre ihre Identität mittels eines digitalen Tokens nachweisen. Jeder Teilnehmer bekommt Login-Daten für die virtuelle Generalversammlung. Mithilfe dieser Daten generiert der Aktionär einen Stimmrechtstoken. Mit diesem Token kann er seine Stimme zu der Beschlussfassung abgeben oder Weisungen an einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter respektive einen dritten Bevollmächtigten erteilen.

Vor- und Nachteile

Über das Token-System kann der Verwaltungsrat die Eigentümer von Aktien sicher feststellen. Zu den Nachteilen gehört der Preis (bei daura beginnt der Preis beispielsweise ab CHF 950.- pro Jahr). Ausserdem muss das ganze Aktionariat ihre Wertpapiere digital als Aktien-Token halten. Ferner erfordert die Nutzung von spezialisierter Plattform eine gewisse technische Affinität der Aktionäre.

IV. Fazit

Die Covid-19-Verordnung 3 gestattet es den Gesellschaften die Generalversammlungen online abzuwickeln. Eine der wichtigsten Bedingungen dafür ist die Feststellung der Identität der Teilnehmer. Der Verwaltungsrat hat dafür Sorge zu tragen, dass die technischen Voraussetzungen zu der Identifikation der Aktionäre erfüllt sind.

Die modernen Tools ermöglichen es den Teilnehmern, sich im Internet zu authentifizieren. Sicherheitshalber ist es ratsam das übliche Anmeldeverfahren über Benutzername und Passwort mit weiteren Optionen zu kombinieren.

Wie kann mich Das-Aktienregister.ch unterstützen?

Mit dem Online-Aktienbuch von www.das-aktienregister.ch steht Ihnen die Möglichkeit, Ihre Generalversammlung komplett digital einschliesslich Vor- und Nachbereitung durchzuführen.

Der Verwaltungsrat legt die geplante Generalversammlung an, trägt die Traktanden ein und lädt die Dokumente hoch. Danach sind die Einladungen an die Aktionäre aus dem Online-Aktienbuch per E-Mail zu versenden.

Zum angegebenen Termin melden sich die Aktionäre auf der Plattform mittels Login und Passwort an. Die Identifikation der Teilnehmer erfolgt über die sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung. Jeder Aktionär bekommt einen individuellen Zugangscode per SMS.

Nachdem alle Teilnehmer den virtuellen Raum betreten, können Sie Ihr Video-Meeting starten. Die Kommunikation mit den Aktionären geschieht über einen geschützten Kanal. Den Abstimmungsprozess steuern Sie selbst. Die Ergebnisse des Voting sehen die Teilnehmer in Echtzeit. Im Anschluss erhalten Sie ein Protokoll zur Generalversammlung, das automatisch generiert wird.

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Literatur:

Geschrieben von Anna Sokolova

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