Dokumente im eigenen Erscheinungsbild: Logo, Kopfbild, Briefvorlage

TL;DR

Logo und Kopfbild für den Depotauszug laden Sie selbst in den Unternehmenseinstellungen hoch. Sollen Depotauszug, GV-Einladung oder Begrüssungsbrief vollständig in Ihrem Briefpapier erscheinen, richten wir für die gewählten Dokumente eine eigene Vorlage ein. Sie schicken Briefpapier und Logo und erhalten Entwürfe mit Ihren Daten zur Durchsicht. Nach der Freischaltung verwenden neu erstellte Dokumente dieser Typen automatisch Ihre Vorlage. Die Einrichtung wird einmalig pro Seite abgerechnet.

Inhalt

Ihre Aktionärinnen und Aktionäre sollen auf den ersten Blick sehen, dass ein Brief von Ihrer Gesellschaft kommt. Der Depotauszug trägt standardmässig den Kopf «Das Aktienregister». Für ein eigenes Erscheinungsbild gibt es zwei Wege, die Sie unabhängig voneinander nutzen können: Logo und Kopfbild selbst hochladen oder eine eigene Vorlage von uns einrichten lassen.

Selbst gestalten: Logo und Kopfbild

Logo hochladen

Laden Sie in den Unternehmenseinstellungen unter «Logo des Unternehmens» Ihr Logo hoch. Wir empfehlen ein eher quadratisches Format, PNG mit transparentem Hintergrund und für den Druck eine Auflösung von 300 dpi bei der vorgesehenen Grösse. Das Logo erscheint in Dokumenten, die Sie danach erstellen.

Kopfbild für den Depotauszug hochladen

Ebenfalls in den Unternehmenseinstellungen laden Sie unter «Bild für Briefkopf im Depotauszug» ein Bild hoch, das den Standardkopf ersetzt. Das Feld erscheint, wenn der Depotauszug für Ihre Gesellschaft freigeschaltet ist. Das Bild muss mindestens 2000 Pixel breit sein, schmalere Bilder nimmt der Upload nicht an. Bewährt hat sich ein längliches Format von etwa 2000 × 300 Pixeln als PNG mit transparentem Hintergrund. Ein höheres Bild braucht mehr Platz und schiebt den folgenden Text nach unten.

Platzieren Sie Ihr Logo im Bild links, rechts oder mittig am unteren Rand, mit etwas weissem Abstand zum Bildrand, und richten Sie es am Textrand aus. Das gelingt am einfachsten, wenn Sie das Fenster der Bildbearbeitung und das PDF in gleicher Breite übereinander legen:

Eine Beispieldatei, in der das Logo mit Abstand zum Rand platziert ist:

Erstellen können Sie das Kopfbild zum Beispiel mit GIMP oder Photoshop.

Eigene Vorlage im Briefpapier Ihrer Gesellschaft

Reicht ein Kopfbild nicht, etwa weil Ihr Briefpapier eine Fusszeile, eigene Schriften, Farben oder einen festen Adressblock hat, hinterlegen wir eine eigene Vorlage für die Dokumente, die Sie auswählen. Sie wird einmal eingerichtet und gilt danach für jedes neu erstellte Dokument dieses Typs.

Welche Dokumente möglich sind

Sie wählen, welche Dokumente Sie umstellen möchten, zum Beispiel zuerst den Depotauszug für den Versand zum Jahresende.

Was Sie uns liefern

• Ihr Briefpapier als PDF
• Ihr Logo, am besten als Vektordatei, sonst als PNG in hoher Auflösung
• Ihre Hausschrift als Datei, falls wir sie benötigen und Sie sie weitergeben dürfen
• Texte, die Sie anders formulieren möchten, etwa die Begrüssung neuer Aktionäre

Falls etwas fehlt, klären wir mit Ihnen, was wir für die Umsetzung brauchen.

So läuft die Einrichtung

1. Anfragen: Briefpapier und Logo schicken, gewünschte Dokumente nennen.
2. Entwürfe prüfen: Sie erhalten jedes Dokument als PDF mit Ihren Registerdaten und melden Korrekturen.
3. Freischaltung: Nach Ihrer Freigabe schalten wir die Vorlage frei.

Danach erstellen Sie die Dokumente wie gewohnt, zum Beispiel über «Depotauszüge, etc.» oder in der GV-Vorbereitung. Planen Sie für einen Versand zum Jahresende die Entwurfsrunde früh ein und stimmen Sie den Termin mit uns ab.

Fusszeile mit Partnern oder Sponsoren wechseln

Führt Ihr Briefpapier in der Fusszeile Partner oder Sponsoren auf, die sich von Saison zu Saison ändern, hinterlegen wir die Fusszeile als eigenes Bild, das alle Ihre Vorlagen gemeinsam nutzen. Bei einem Wechsel schicken Sie uns die neue Leiste, und wir tauschen das Bild aus. Die neue Fusszeile erscheint danach in allen neu erstellten Dokumenten Ihrer Gesellschaft, bereits erstellte PDFs bleiben unverändert.

Begrüssungsbrief mit persönlichem QR-Code

Der Begrüssungsbrief heisst neue Aktionärinnen und Aktionäre willkommen. Über den persönlichen QR-Code gelangen sie ohne Passwort ins Aktienregister und können ihre Angaben dort prüfen und aktualisieren. Der Link im QR-Code ist 45 Tage ab Erstellung des Briefs gültig, danach melden sie sich regulär an. Mehr dazu: Dashboard für Aktionäre.

Was kostet eine eigene Vorlage?

Für Logo und Kopfbild fallen keine Zusatzkosten an. Eine eigene Vorlage richten wir einmalig ein und rechnen pro Seite der Vorlage ab. Ein Depotauszug mit Steuerbescheinigung umfasst in der Regel zwei Seiten. Für die Nutzung der eingerichteten Vorlage fällt danach keine weitere Designgebühr an. Den Betrag für Ihre Auswahl nennen wir Ihnen im Angebot, bevor wir beginnen.

Häufige Fragen

Muss ich für Logo und Kopfbild etwas bezahlen?

Nein. Logo und Kopfbild laden Sie selbst in den Unternehmenseinstellungen hoch, dafür fallen keine Zusatzkosten an.

Welche Unterlagen brauchen Sie für eine eigene Vorlage?

Ihr Briefpapier als PDF und Ihr Logo, idealerweise als Vektordatei. Eine Hausschrift senden Sie als Datei mit, falls wir sie benötigen und Sie sie weitergeben dürfen.

Was passiert, wenn sich unsere Sponsoren in der Fusszeile ändern?

Sie schicken uns die neue Fusszeile, wir tauschen das Bild aus. Sie erscheint danach in allen neu erstellten Dokumenten Ihrer Gesellschaft.

Wie wird eine eigene Vorlage abgerechnet?

Einmalig pro Seite der Vorlage, den Betrag nennen wir im Angebot. Ein Depotauszug mit Steuerbescheinigung umfasst in der Regel zwei Seiten. Für die Nutzung der eingerichteten Vorlage fällt danach keine weitere Designgebühr an.

Kann ich die Entwürfe vor der Freischaltung prüfen?

Ja. Sie erhalten jedes Dokument als PDF mit Ihren Registerdaten und melden Korrekturen, bevor wir die Vorlage freischalten.

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Stand: November 2026

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