Jährlicher Depotauszug und Steuerbescheinigung

Depotauszug und Steuerbescheinigung

Zum (i.d.R.) 31. Dezember eines Jahres muss jede Aktiengesellschaft, welche die Aktien Ihrer Aktionäre verwahrt einen Depotauszug an diese versenden. Weiterhin benötigt der Aktionär eine Bescheinigung über den Aktienbesitz/-erwerb/-verkauf für die Steuerverwaltung, in welcher der steuerliche Wert (Verkehrswert) benannt ist. Da dieser Wert teilw. vom für den Aktionär relevanten Wert abweicht, beinhaltet der Depotauszug von www.das-aktienregister.ch zwei dedizierte Dokumente. Je eines für den Aktionär zur Kenntnisnahme und eines zum Ausdruck für die Steuerverwaltung.

Verfügbarkeit im Online-Aktienbuch

Der Versand der Depotauszüge erfordert eine hinterlegte Kreditkarte und ein Abo des Professional oder des Enterprise Paketes.

Aktivierung des Depotauszuges

Unter den Unternehmenseinstellungen finden sich die Konfigurationsdaten zum Versand. Diese werden hier aktiviert (Standardeinstellung: deaktiviert) und das Datum des nächsten Versandes wird angegeben. Dieses Datum wird nach dem Versand auf das Datum des Folgejahres automatisch geändert.

Weiterhin ist einstellbar, ob der Versand per Post (Falls Email eines Aktionärs nicht vorhanden oder Depotauszug nicht innert 7 Tagen geöffnet) erfolgen soll.

Einstellungen Versand Depotauszug & Steuerbescheinigung

Ablauf des Versandes des Depotauszuges und der Steuerverwaltung

Der Versand erfolgt in folgenden Schritten vollständig automatisch:

  1. Alle Administratoren des Unternehmens auf www.das-aktienregister.ch erhalten 7 Tage vor dem Versand eine Email mit einem Beispiel-Depotauszug.

    Email Ankündigung Versand Depotauszug

    Falls der Versand nicht gewünscht wird, kann dieser entsprechend auf ein anderes Datum verlegt oder deaktiviert werden.
  2. Versand der Depotauszüge per Email. Diese Email beinhaltet einen verschlüsselten Link, so dass der Aktionär den Depotauszug ohne Registrierung/Login herunterladen kann.

    Email Depotauszug vom Aktienbuch
  3. 7 Tage nach dem erfolgten Versand per Email wird geprüft, welcher Gesellschafter die Email nicht geöffnet und den Depotauszug nicht heruntergeladen hat. An diese Aktionäre und Gesellschafter ohne hinterlegte Email-Adresse wird nun per Post eine Depotbescheinigung versendet. Dies ist notwendig damit die rechtlichen Pflichten des Unternehmens vollständig erfüllt sind.
  4. Zwei Wochen nach dem Versand per Email erhalten alle Administratoren des Unternehmens eine Email mit der Zusammenfassung des Versandes. Diese beinhaltet die Anzahl folgender Sachverhalte: versendete Emails, geöffnete Depotauszüge, versendete Briefe und weitere.

    Bericht Versand Depotauszug

Laufender Status des aktuellen und der vergangenen Versand-Vorgänge

Der Status zu allen aktuellen und vergangenen Versandvorgängen ist jederzeit in Echtzeit einsehbar, wobei Anzahl der geöffneten Emails nur alle 24h aktualisiert wird.

Sperrfristen und Verkehrswert für Verwaltungsrat/Management-Mitglieder

Die Steuerbescheinigung für Mitglieder des Verwaltungsrates oder des Managements beinhaltet weitere Informationen für die Steuerverwaltung, wenn:

  1. Das Mitglied Aktien hält
  2. Das Mitglied als Management/Verwaltungsratsmitglied im Online-Aktienregister markiert ist

    Aktionär als Mitglied des Verwaltungsrates markieren
  3. Die Aktien mit Sperrfristen hinterlegt sind. Angabe Sperrfristen bei Anlage einer Transaktion:

    Aktienbuch Sperrfrist eintragen für Verwaltungsrat

Hintergrund: der Verkehrswert kann entsprechend der Sperrfristen (bis max. 10 Jahre) diskontiert werden. Der Diskontierte Satz wird automatisch entsprechender Schweizer Gesetzgebung mit je 6% pro Jahr errechnet und im Dokument benannt.

Hier ein Beispiel wie das konkret aussieht:

Steuerbescheinigung aus Online-Aktienbuch für Mitglied Verwaltungsrat mit diskontiertem Verkehrswert

Kosten

Der Versand des Depotauszuges per Brief verursacht weitere Kosten für Druck, Umschlag und Porto/Versand. Details entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Preisliste.

Corporate Design

Abschließend der Hinweis, dass auch bei Depotauszügen die Möglichkeit der Anpassung an das Corporate Designs der Aktiengesellschaft besteht. Bitte kontaktieren Sie uns hierzu.

Weitere Ressourcen

  • Depotauszug-Schnelltest - prüfen sie in wenigen Minuten ob Ihre Depotauszüge valide sind.
  • Fact Sheet - Alle wichtigen Informationen zur Erstellung eines Depotauszuges zusammengefasst.
  • Fact Sheet - Laden Sie bequem unsere Vorlagen herunter und erstellen Sie damit Ihre Depotauszüge.