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Automatischer Versand von Depotauszug und Steuerbescheinigung
Zum (i.d.R.) 31. Dezember eines Jahres muss jede Aktiengesellschaft, welche die Aktien Ihrer Aktionäre verwahrt einen Depotauszug an alle Aktionäre versenden. Der Aktionär benötigt diese als Bescheinigung über den Aktienbesitz/-erwerb/-verkauf für die Steuerverwaltung, in welcher der Steuerwert benannt ist. Der für den Aktionär persönlich relevante Wert ist der Verkehrswert (Wert der Aktien). Dieser unterscheidet sich oft erheblich vom Steuerwert. Daher beinhaltet der Depotauszug von www.Das-Aktienregister.ch zwei Seiten. Je eine mit für den Aktionär relevanten Zahlen zur Kenntnisnahme und eines zum Ausdruck für die Steuerverwaltung.
Die Pflicht zum Versand unterscheidet sich je nach Ausgestaltung der Aktien:
| Aktienzertifikat | Wertrecht | Bucheffekten |
|---|---|---|
| Versand optional. Mitteilung des Steuerwertes zwingend | (aufgeschobener/aufgehobener Titeldruck) zwingend mit Bestand und Steuerwert | Depotauszug wird durch die Bank des Aktionärs an diesen versendet. AG hat keinen Handlungsbedarf. |
Voraussetzungen
Der Versand der Depotauszüge erfordert eine hinterlegte Kreditkarte und ein aktives Abo auf Das-Aktienregister.ch.
Aktivierung des automatischen Versandes Depotauszuges / Kontrolle des aktuellen Status
Unter den Unternehmenseinstellungen aktivieren Sie den automatischen Versand einmal pro Jahr und stellen das Datum für den nächsten Versand ein. Nach Abschluss des Versandes stellt das System das Datum automatisch ein Jahr vor.
Ablauf des Versandes des Depotauszuges und der Steuerverwaltung
Der Versand erfolgt in folgenden Schritten vollständig automatisch:
- Versand der Depotauszüge per Email. Diese Email beinhaltet einen verschlüsselten Link, so dass der Aktionär den Depotauszug ohne Registrierung/Login herunterladen kann.
- 7 Tage nach dem erfolgten Versand per Email wird geprüft, welcher Gesellschafter die Email nicht geöffnet und den Depotauszug nicht heruntergeladen hat. An diese Aktionäre und Gesellschafter ohne hinterlegte Email-Adresse kann durch den Administrator des Aktienregisters per Post eine Depotbescheinigung versendet. Dies ist notwendig damit die rechtlichen Pflichten des Unternehmens vollständig erfüllt sind. Dazu generieren Sie im Bereich “Dokumenterstellung für alle Aktionäre” die Depotauszüge für alle Aktionäre und laden anschliessend das PDF für den Postversand herunter.
Laufender Status des aktuellen und der vergangenen Versand-Vorgänge
Der Status zu allen aktuellen und vergangenen Versandvorgängen ist jederzeit in Echtzeit einsehbar, wobei Anzahl der geöffneten Emails nur alle 24h aktualisiert wird.
Kosten
Der Versand des Depotauszuges per Brief verursacht weitere Kosten für Druck, Umschlag und Porto/Versand.
Erläuterungen zu Inhalten des Depotauszugs
Sperrfristen und Verkehrswert für Verwaltungsrat/Management-Mitglieder
Die Steuerbescheinigung für Mitglieder des Verwaltungsrates oder des Managements beinhaltet weitere Informationen für die Steuerverwaltung, wenn:
- Das Mitglied Aktien hält und
- Das Mitglied als Management/Verwaltungsratsmitglied im Online-Aktienregister markiert ist
und - Die Aktien mit Sperrfristen hinterlegt sind. Angabe Sperrfristen bei Anlage einer Transaktion:
Hintergrund: der Verkehrswert kann entsprechend der Sperrfristen (bis max. 10 Jahre) diskontiert werden. Der Diskontierte Satz wird automatisch entsprechender Schweizer Gesetzgebung mit je 6% pro Jahr errechnet und im Dokument benannt.
Hier ein Beispiel wie das konkret aussieht: 
Corporate Design
Abschließend der Hinweis, dass auch bei Depotauszügen die Möglichkeit der Anpassung an das Corporate Designs der Aktiengesellschaft besteht.
Weitere Ressourcen
- Fact Sheet - Alle wichtigen Informationen zur Erstellung eines Depotauszuges zusammengefasst.
- Vorlagen - Laden Sie bequem unsere Vorlagen herunter und erstellen Sie damit Ihre Depotauszüge.