Depotauszüge mit Steuerbewertung erstellen und versenden

TL;DR

Depotauszüge erstellen Sie im Online-Aktienbuch für einzelne Aktionäre oder für alle auf einmal, mit hinterlegtem Steuerwert und Steuerbescheinigung. Den Versand lösen Sie per E-Mail oder als Sammel-PDF für die Post aus, auf Wunsch jedes Jahr automatisch. Fordern Gesellschafter selbst einen Auszug an, erscheint die Anfrage als Aufgabe unter dem Glockensymbol.

Inhalt

Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie den Steuerwert hinterlegen, Depotauszüge erstellen und versenden und Anfragen Ihrer Gesellschafter bearbeiten.

Steuerwert pro Wertpapier hinterlegen

Damit auf dem Depotauszug der tatsächliche Steuerwert erscheint und nicht der Nennwert, hinterlegen Sie den Wert einmal pro Wertpapier und Jahr.

Öffnen Sie Unternehmenseinstellungen → Wertpapiere und tragen Sie im Feld «Steuerwert» den Wert für das gewünschte Steuerjahr ein.

Ist für ein Jahr kein Steuerwert erfasst, zeigt der Auszug still den Nennwert. Prüfen Sie daher zu Jahresbeginn, ob der aktuelle Steuerwert hinterlegt ist.

Depotauszug für einen einzelnen Aktionär

Öffnen Sie die Detailansicht des Aktionärs und wechseln Sie in den Abschnitt «Depotauszüge, etc.». Dort wählen Sie oben den Dokumenttyp und den Stichtag und klicken auf «Dokument erstellen». Anschliessend können Sie den Auszug je Zeile

• als PDF herunterladen,
• dem Aktionär direkt per E-Mail senden (sofern eine Adresse hinterlegt ist),
• oder online für den Aktionär sichtbar schalten.

Die Steuerbescheinigung wird automatisch als zweite Seite angehängt.

Anfragen von Gesellschaftern bearbeiten

Gesellschafter können im Dashboard einen Depotauszug anfordern. Sie wählen dabei den Stichtag 31.12. des Vorjahres oder den heutigen Tag.

Die Behandlung der Anfragen legen Sie unter Unternehmenseinstellungen → «Depotauszug-Anfragen» fest.

Standard ist «Mitarbeiter prüft und versendet manuell». Jede Anfrage wird dann als Aufgabe erfasst. Mitarbeiter mit aktivierten E-Mail-Benachrichtigungen erhalten eine E-Mail.

Mit «Wird automatisch erstellt und versendet» erstellt das System den Auszug sofort. Es sendet ihn dem Gesellschafter per E-Mail. Fehlt eine E-Mail-Adresse oder scheitert der Versand, entsteht eine Aufgabe für Sie.

Offene Aufgaben zeigt ein Glockensymbol mit Zahl in der Menüleiste. Gibt es keine offenen Aufgaben, ist es ausgeblendet. Ein Klick darauf öffnet die Seite «Aufgaben». Dort sehen Sie pro Anfrage den Gesellschafter und den gewünschten Stichtag. Dazu kommen Anfragedatum, Notiz und letzte Erinnerung. Erstellen und versenden Sie den Auszug in der Detailansicht des Gesellschafters wie oben beschrieben. Danach klicken Sie bei der Aufgabe auf «Als erledigt markieren».

Die Aufgabe schliesst sich nicht von selbst. Solange sie offen ist, kann der Gesellschafter alle 7 Tage eine Erinnerung senden, die Sie per E-Mail erreicht. Zusätzlich erhalten Mitarbeiter mit aktivierten Benachrichtigungen jeden Montag eine Wochenübersicht der offenen Anfragen.

Depotauszüge für alle Aktionäre erstellen

Die Massenerstellung finden Sie oben rechts im Menü mit den drei Punkten (⋮) unter «Depotauszüge, etc.».

Auf der Seite «Dokumente für alle Aktionäre erstellen» wählen Sie das Datum und klicken auf «Dokument erstellen». Damit werden zunächst nur die PDF-Dokumente erzeugt. Versendet wird in diesem Schritt noch nichts.

Versand auslösen

Nach dem Erstellen lösen Sie den Versand pro Bericht bewusst aus.

• Per E-Mail an alle Aktionäre mit hinterlegter E-Mail-Adresse (Briefumschlag-Symbol in der Berichtszeile; der Bestätigungsdialog zeigt die Empfängeranzahl).
• Für den Postversand laden Sie in der Detailansicht des Berichts unter «Postversand» die Sammel-PDF herunter. Sie enthält gezielt die Aktionäre ohne E-Mail-Adresse.

So erreichen Sie alle Aktionäre: die einen per E-Mail, die übrigen per Brief.

Automatischer Jahresversand

Möchten Sie die Depotauszüge einmal jährlich automatisch verschicken, aktivieren Sie unter Unternehmenseinstellungen → «Depot Statements» die Option «Jährlicher Versand der Depotauszüge» und setzen das gewünschte Versanddatum. Ab dann erstellt und versendet das System die Auszüge jedes Jahr zu diesem Datum selbstständig.

Häufige Fragen

Warum zeigt der Depotauszug den Nennwert statt des Steuerwerts?
Für das betreffende Jahr ist kein Steuerwert erfasst. Tragen Sie ihn unter Unternehmenseinstellungen → Wertpapiere im Feld «Steuerwert» ein und erstellen Sie den Auszug neu.

Wie erreiche ich Aktionäre ohne E-Mail-Adresse?
Laden Sie in der Detailansicht des Berichts unter «Postversand» die Sammel-PDF herunter. Sie enthält genau die Aktionäre ohne E-Mail-Adresse.

Wo sehe ich, ob ein Gesellschafter einen Depotauszug angefordert hat?
Offene Anfragen zeigt das Glockensymbol mit Zahl in der Menüleiste. Ein Klick öffnet die Seite «Aufgaben» mit Gesellschafter, Stichtag, Anfragedatum und Notiz.

Schliesst sich eine Anfrage automatisch, wenn ich den Auszug versende?
Nein. Markieren Sie die Aufgabe nach dem Versand mit «Als erledigt markieren». Solange sie offen ist, kann der Gesellschafter alle 7 Tage erinnern.

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