GV-Einladung per Post oder E-Mail: So wird der Versandweg bestimmt

TL;DR

Bei der GV-Einladung entscheidet die hinterlegte E-Mail-Adresse über den Versandweg: Wer eine E-Mail-Adresse hat, wird per E-Mail eingeladen, alle anderen per Post. Die Versandart «Unzustellbar» schliesst Aktionäre ohne E-Mail-Adresse vom Postversand aus. Im Online-Aktienbuch zeigt die Empfängerübersicht vor dem Versand, wer welchen Weg erhält.

Inhalt

Vor jeder Generalversammlung stellt sich dieselbe Frage: Welche Aktionäre erhalten die Einladung per E-Mail, und für wen muss ein Brief gedruckt werden? Diese Seite erklärt, nach welchen Regeln das Online-Aktienbuch den Versandweg bestimmt, wie Sie ihn für einzelne Aktionäre anpassen und was Sie vor dem Versand prüfen sollten.

Kurzübersicht: Versandweg der GV-Einladung in 5 Schritten

1. E-Mail-Adressen prüfen – Aktionäre mit E-Mail-Adresse erhalten die Einladung per E-Mail.
2. Postadressen prüfen – Aktionäre ohne E-Mail-Adresse erhalten die Einladung per Post.
3. Versandart «Unzustellbar» prüfen – diese Aktionäre ohne E-Mail-Adresse werden beim Postversand ausgelassen.
4. Empfängerübersicht öffnen – im Versand der Einladung zeigt «Details» die Anzahl E-Mail- und Post-Empfänger.
5. Versand freigeben und Briefe versenden – E-Mails gehen automatisch hinaus, die Briefe liegen im Abschnitt «Postversand» unter «Erstellte Dokumente» als PDF bereit.

Nach welchen Regeln wird der Versandweg bestimmt?

Eingeladen werden alle Aktionäre mit Stimmrecht. Für jeden dieser Aktionäre gilt:

Die E-Mail-Adresse hat Vorrang vor der Versandart. Ein Aktionär mit der Versandart «Briefversand» erhält die Einladung per E-Mail, sobald eine E-Mail-Adresse erfasst ist. Dasselbe gilt für die Versandart «Unzustellbar»: Sie wirkt sich nur auf den Postversand aus, nicht auf den E-Mail-Versand.

Die Regel stellt sicher, dass jeder Aktionär genau einmal eingeladen wird: Die Zahl der E-Mail-Empfänger und die Zahl der Post-Empfänger ergeben zusammen mit den unzustellbaren Aktionären die Gesamtzahl der eingeladenen Aktionäre.

Einladung per Post statt per E-Mail

Manche Aktionäre möchten die Einladung lieber auf Papier erhalten, obwohl eine E-Mail-Adresse bekannt ist. Damit dieser Aktionär einen Brief erhält:

1. Öffnen Sie den Aktionär in der Aktionärsliste.
2. Entfernen Sie die E-Mail-Adresse. Halten Sie sie bei Bedarf im Kommentarfeld fest, damit sie nicht verloren geht.
3. Setzen Sie die Versandart auf «Briefversand».

Der Aktionär wird danach beim nächsten Versand per Post eingeladen. Soll er später wieder E-Mails erhalten, erfassen Sie die E-Mail-Adresse erneut.

Möchte Ihre Gesellschaft alle Einladungen ausschliesslich per Post versenden, richten wir das auf Anfrage für Ihr Konto ein. Dann erhalten alle eingeladenen Aktionäre einen Brief, ausgenommen Aktionäre mit der Versandart «Unzustellbar».

Vor dem Versand prüfen

Empfängerübersicht öffnen

Im Versand der GV-Einladung steht neben der «Anzahl Empfänger» die Schaltfläche «Details». Sie öffnet die Empfängerübersicht mit vier Zahlen:

• E-Mail-Empfänger – Aktionäre, die die Einladung per E-Mail erhalten
• Postversand (in PDF) – Aktionäre, die einen Brief erhalten
• Nicht zustellbar – Aktionäre, die keine Einladung erhalten
• Total Gesellschafter mit Einladung – alle eingeladenen Aktionäre

Unter «Gesellschafter suchen» finden Sie einzelne Aktionäre per Name oder Nummer und sehen ihren Zustellweg samt Begründung, etwa bei fehlendem Stimmrecht.

Adressen und Versandart prüfen

1. Prüfen Sie bei Aktionären ohne E-Mail-Adresse, ob die Postadresse aktuell ist.
2. Prüfen Sie bei allen Aktionären mit der Versandart «Unzustellbar», ob die Markierung noch zutrifft. Ist eine aktuelle Adresse bekannt, erfassen Sie diese und setzen Sie die Versandart auf «Briefversand» oder «Emailversand».
3. Prüfen Sie bei Aktionären mit der Versandart «Briefversand» und hinterlegter E-Mail-Adresse, ob sie tatsächlich per E-Mail eingeladen werden sollen.

Briefe drucken und versenden

Der Brief zur GV-Einladung wird für Ihr Konto durch den Support aktiviert. Danach erstellt das Online-Aktienbuch die Briefe für alle Post-Empfänger als PDF. Sie drucken die Briefe selbst oder geben das PDF an eine Druckerei weiter. Auf Wunsch wird das Versand-PDF nach Postregionen gruppiert, was der Druckerei die Frankierung erleichtert; Details unter Postversand: Druckerei-Bundle nach Tarifregionen.

Die Einladung muss in der Form zugestellt werden, die Ihre Statuten vorsehen. Lassen die Statuten nur den Brief zu, wählen Sie den Postversand für alle Aktionäre.

Postversand-PDF herunterladen

Der Versand der GV-Einladung zeigt einen Hinweis wie «3 Aktionäre mit Stimmrecht haben keine E-Mail-Adresse und benötigen eine Einladung per Post. Siehe Abschnitt Postversand unten.» Die Briefe erstellt das Online-Aktienbuch, während es den freigegebenen Versand vorbereitet. Sobald sie bereitliegen, finden Sie sie so:

1. Scrollen Sie im Versand der GV-Einladung zum Abschnitt «Postversand».
2. Klicken Sie auf den Link «Erstellte Dokumente».
3. Klicken Sie auf der folgenden Seite unter «Postversand» auf das PDF-Symbol. Sie erhalten eine PDF-Datei mit allen Briefen zum Druck.

Das PDF unter «Postversand» enthält die Briefe für alle eingeladenen Aktionäre, die keine E-Mail erhalten, und lässt Aktionäre mit der Versandart «Unzustellbar» aus. Ist Ihr Konto auf reinen Postversand eingestellt, enthält es alle eingeladenen Aktionäre ausser den unzustellbaren. Die zweite Datei auf derselben Seite («Zur Überprüfung finden Sie hier alle PDFs in einer einzigen Datei») enthält die Einladungen aller Aktionäre, auch der E-Mail-Empfänger. Für den Druck verwenden Sie die Datei unter «Postversand».

Solange die Briefe nicht erstellt sind, steht im Abschnitt «Postversand» statt des Links eine Anleitung: Über die verlinkte Seite zur PDF-Generierung erstellen Sie die Briefe mit dem Dokumenttyp der GV-Einladung (standardmässig «GV Einladung») selbst. Steht kein solcher Dokumenttyp zur Auswahl, wenden Sie sich an den Support.

Liste der Post-Empfänger erstellen

Das PDF enthält die Briefe, aber keine Liste. Zur Kontrolle der Post-Empfänger gibt es zwei Hilfen. Verbindlich für den Druck ist das Postversand-PDF selbst.

Empfängerübersicht: Die Schaltfläche «Details» neben der «Anzahl Empfänger» zeigt die Zahl der Post-Empfänger. Unter «Gesellschafter suchen» prüfen Sie einzelne Aktionäre per Name oder Nummer; die Spalte «Zustellweg» zeigt, ob ein Aktionär per E-Mail oder per Post eingeladen wird. Die Suche zeigt höchstens 20 Treffer und ersetzt keine Gesamtliste. Ist Ihr Konto auf reinen Postversand eingestellt, kann die Übersicht vom Postversand-PDF abweichen; massgebend ist dann das PDF.

Bericht «Adressdaten»: Wählen Sie unter «Berichte» bei «Art des Berichtes/Downloads» den Bericht «Adressdaten», als Format «XLS», und klicken Sie auf «Datei neu generieren». Wählen Sie unter «Weitere Optionen einblenden» keine Tags aus, damit der Bericht alle Aktionäre enthält, auch ausgeschiedene, mit Adresse, E-Mail-Adresse, Versandart und Anzahl Titel. In Excel filtern Sie eine Hilfsliste der Post-Empfänger heraus:

1. Spalte «Email»: nur leere Zellen.
2. Spalte «Anzahl Wertpapiere/Titel/Stücke»: grösser als null. Das entfernt auch ausgeschiedene Aktionäre.
3. Spalte «Versandart»: ohne «Nicht zustellbar» (so heisst «Unzustellbar» in der Excel-Datei).

Die Hilfsliste kann vom Postversand-PDF abweichen: Der Bericht berücksichtigt das Stimmrecht nicht, er zählt die Titel zum heutigen Tag statt zum Stichtag der Einladung, und bei reinem Postversand erhalten auch Aktionäre mit E-Mail-Adresse einen Brief. Gleichen Sie die Liste deshalb vor dem Druck mit dem PDF ab.

Häufige Fragen

Erhält ein Aktionär mit der Versandart «Briefversand» die GV-Einladung per Post?
Nur wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ist eine E-Mail-Adresse erfasst, geht die Einladung per E-Mail. Soll der Aktionär einen Brief erhalten, entfernen Sie die E-Mail-Adresse und setzen die Versandart auf «Briefversand».

Was bedeutet die Versandart «Unzustellbar» bei der GV-Einladung?
Aktionäre ohne E-Mail-Adresse mit der Versandart «Unzustellbar» erhalten keine Einladung, auch keinen Brief. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht die Einladung trotzdem per E-Mail hinaus.

Wie sehe ich vor dem Versand, wer per Post eingeladen wird?
Im Versand der GV-Einladung öffnet die Schaltfläche «Details» die Empfängerübersicht. Sie zeigt die Zahl der E-Mail-Empfänger, der Post-Empfänger und der unzustellbaren Aktionäre. Über die Suche sehen Sie den Zustellweg einzelner Aktionäre.

Kann die Gesellschaft alle Einladungen per Post versenden?
Ja. Auf Anfrage richten wir Ihr Konto so ein, dass alle eingeladenen Aktionäre einen Brief erhalten, ausgenommen Aktionäre mit der Versandart «Unzustellbar».

Wo finde ich das PDF mit den Briefen für den Postversand?
Im Versand der GV-Einladung im Abschnitt «Postversand» unter dem Link «Erstellte Dokumente». Auf der folgenden Seite laden Sie unter «Postversand» eine PDF-Datei mit allen Briefen für die Post-Empfänger herunter. Der Link erscheint, sobald das Online-Aktienbuch den Versand vorbereitet hat.

Wie erhalte ich eine Liste der Aktionäre, die per Post eingeladen werden?
Erstellen Sie unter «Berichte» den Bericht «Adressdaten» ohne Tag-Einschränkung im Format XLS und filtern Sie auf Aktionäre ohne E-Mail-Adresse, mit mindestens einem Titel und ohne Versandart «Nicht zustellbar». Das ergibt eine Hilfsliste; verbindlich für den Druck ist das Postversand-PDF. Einzelne Aktionäre prüfen Sie in der Empfängerübersicht unter «Details».

Einladung, Versand und Rücklauf an einem Ort

Mit dem Online-Aktienbuch versenden Sie die GV-Einladung per E-Mail und per Post aus denselben Aktionärsdaten, erfassen die Anmeldungen und behalten den Überblick bis zur Generalversammlung.

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