Werden Aktionärsdokumente — Einladungen zur Generalversammlung, Jahresabschlüsse, Steuerausweise, Bestätigungen — physisch über eine Druckerei verschickt, kann das Versand-PDF optional nach Postregionen gruppiert ausgegeben werden. Das vereinfacht der Druckerei die Frankierung nach Tarifgruppen und reduziert den Sortieraufwand.
Aufbau des Versand-PDF
Das gruppierte Versand-PDF beginnt mit einer Übersichtsseite für die Druckerei. Sie enthält:
- Eine Tabelle der Tarifgruppen — Region | Anzahl Empfänger | Beginnt auf Seite
- Einen Versandhinweis "Tarif-Abweichungen" für Adressen, die politisch der Region "Nicht-EU" zugeordnet sind, von der Schweizer Post aber zu einem anderen Tarif befördert werden (z. B. Liechtenstein als Inland; Vereinigtes Königreich, Norwegen, Island, Andorra, San Marino, Vatikanstadt u. a. als Europa). Zu jeder Anomalie sind die konkreten Seitenzahlen aufgeführt, auf denen die Druckerei diese Briefe vor der Frankierung kontrollieren kann.
Anschliessend folgt je vorkommender Region ein ganzseitiges Trennblatt mit Regions-Bezeichnung, Empfängerzahl und ggf. Veranstaltungsdatum, danach die Briefe der Region in alphabetischer Reihenfolge.
Die verwendeten Regionen sind:
- Schweiz — Empfänger mit Schweizer Adresse
- EU — Empfänger in einem der 27 EU-Mitgliedstaaten
- Nicht-EU — alle übrigen Empfänger (inkl. Vereinigtes Königreich, Liechtenstein, Norwegen, Drittstaaten)
- Adresse fehlt — Empfänger ohne hinterlegtes Land (steht am Ende des Bundles, erlaubt manuelle Nachbearbeitung)
Anwendungsbeispiele
- GV-Einladungen — Einladung, Anmeldekarte, Vollmacht und Abstimmcoupons in einem Briefumschlag pro Empfänger; Druckerei konfektioniert ganze Regionen-Stapel separat.
- Jahresabschlüsse / Geschäftsberichte mit individuellem Anschreiben pro Aktionär.
- Steuerausweise / Dividendenbestätigungen zum Jahresende.
- Bestätigungen zu Bucheffekten / Sammelverwahrung.
Was sich nicht ändert
Die Druckerei-Aufbereitung betrifft ausschliesslich das Versand-PDF (physischer Postversand). Das in der Verwaltungs-Oberfläche zum Download bereitgestellte Gesamt-PDF (alle Briefe in einer Datei zur internen Verwendung) bleibt alphabetisch sortiert und enthält keine Trennblätter, keine Übersichtsseite und keine Tarif-Hinweise. Damit bleibt der operative Blick auf den Stichtag unverändert.
Aktivierung
Die Option wird je Brief-Vorlage aktiviert — also unabhängig pro Dokumenttyp (Einladung, Jahresabschluss, …). Trennblatt und Übersichtsseite können auf das Erscheinungsbild Ihrer Gesellschaft (Logo, Hausfarbe) angepasst werden. Bitte wenden Sie sich an den Support, um die Option für Ihre Brief-Vorlagen zu hinterlegen.
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