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Gültige Aktionärsdaten im Aktienbuch

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Wie kann der Verwaltungsrat sich strafbar machen?

Inhaltsverzeichnis

I. Einleitung

1. Pflicht zur Führung des Aktienregisters

Von Startups bis etablierten Unternehmen: jede Aktiengesellschaft in der Schweiz muss ein Aktienbuch führen. Die Pflicht zur Eröffnung des Aktienbuchs entsteht gleich mit der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister.

Art. 686 Abs. 1 S. 1 OR besagt:

Die Gesellschaft führt über die Namenaktien ein Aktienbuch, in welches die Eigentümer und Nutzniesser mit Namen und Adresse eingetragen werden.

Neben dem Aktienbuch hat das Unternehmen ein Verzeichnis zu führen, in welchem es die an den Namenaktien wirtschaftlich Berechtigten registriert.

Dazu äussert sich der Art. 697l Abs. 1 OR:

Die Gesellschaft führt ein Verzeichnis über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen.

Näher zum Unterschied zwischen dem Aktienbuch, Aktienregister und Verzeichnis lesen Sie bitte in unserem Artikel.

2. Wer muss das Aktienbuch und Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte führen?

Die Sorge, das Aktienbuch und das Verzeichnis zu führen, trägt der Verwaltungsrat als Gremium. Selbst, wenn er diese Aufgabe aufgrund des Organisationsreglementes an eine Drittstelle delegiert, bleibt er zumindest für die Instruktion und Aufsicht des Dritten verantwortlich (Art. 716b Abs. 1 OR).

3. Was geschieht, wenn das Aktienbuch oder das Verzeichnis fehlt oder mangelhaft ist?

a) Busse für den Verwaltungsrat

Für eine Nicht- oder Schlechterfüllung der Pflicht zur Führung des Aktienbuchs kann der Verwaltungsrat gebüsst werden.

aa) Warum haftet der Verwaltungsrat?

Der Verwaltungsrat gilt als Organ respektive ein Mitglied des Organs, das für die Aktiengesellschaft handelt. Die Pflichtverletzung der Gesellschaft wird dem Verwaltungsrat zugerechnet (Art. 29 StGB). Führt das Unternehmen das Aktienregister nicht gewissenhaft, trägt der Verwaltungsrat die Verantwortung dafür (näher dazu s. Punkt II. 1. Nicht vorschriftsmässige Führung des Aktienbuches / Verzeichnisses).

Die Führung des Aktienbuchs kann der Verwaltungsrat an einen Drittanbieter delegieren (Art. 716a Abs. 1 OR). Dann haftet der Dritte für eine ordnungsmässige Führung des Aktienregisters. Dem Verwaltungsrat obliegt es, den Dritten zu beaufsichtigen. Erfüllt der Verwaltungsrat seine Aufsichtspflicht nicht, haftet er für eine nicht saubere Verzeichnisführung.

bb) Wie hoch ist die Strafe?

Für ein fehlendes oder mangelhaftes Aktienregister ist eine Geldbusse in Höhe von bis zu CHF 10´000 vorgesehen (Art. 327a StGB). Falls die Busse mehr als CHF 5´000 beträgt, hat es einen Eintrag im Strafregister für den Verwaltungsrat zur Folge. Der Strafregistereintrag bleibt für zehn Jahre abrufbar.

b) Auflösung der Aktiengesellschaft

Falls Ihre Aktiengesellschaft über kein Aktienbuch verfügt oder Sie führen dieses nicht ordentlich, stellt es ein Mangel in der Organisation dar. Für die Gesellschaft besteht die Gefahr der Auflösung mit Liquidation aufgrund eines Organisationsmangels (näher dazu s. Punkt III. 2. Drohende Auflösung mit Liquidation).

II. Wie kann der Verwaltungsrat sich strafbar machen?

Der Art. 327a StGB lit. a legt es fest:

Mit Busse wird bestraft, wer vorsätzlich eines der folgenden Verzeichnisse nicht vorschriftsgemäss führt oder die damit verbundenen gesellschaftsrechtlichen Pflichten verletzt:
a. bei einer Aktiengesellschaft: das Aktienbuch nach Artikel 686 Absätze 1–3 und 5 OR oder das Verzeichnis über die an Aktien wirtschaftlich berechtigten Personen nach Artikel 697l OR.

Der Gesetzgeber betont, dass sich die rechtswidrige Verhaltensweise in zwei Teile aufspaltet. Der Verwaltungsrat kann eine Strafe bekommen, wenn er:

  • das Aktienbuch oder das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte nicht vorschriftsgemäss führt oder
  • die mit der Führung verbundenen Pflichten verletzt.

Schauen wir uns an, was genau bei diesen zwei Taten zu verstehen ist.

1. Nicht vorschriftsmässige Führung des Aktienbuches / Verzeichnisses

Zu der nicht vorschriftsgemässen Führung des Aktienbuchs / Verzeichnisses zählt:

a) Fehlendes Aktienbuch / Verzeichnis

Das Aktienbuch muss vorhanden sein. Wie oben bereits erwähnt, entsteht die Pflicht zur Führung des Aktienbuchs gleich mit der Eintragung der Aktiengesellschaft im Handelsregister. Die wirtschaftlich berechtigten Personen kann der Verwaltungsrat sowohl in einem getrennten Register als auch im bestehenden Aktienbuch über die Namenaktionäre erfassen.

Falls Ihre Aktiengesellschaft noch kein Aktienbuch besitzt, müssen Sie es schnellstmöglich eröffnen.

b) Nicht aktualisiertes Aktienbuch / Verzeichnis

Das Aktienbuch respektive das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte ist ständig zu aktualisieren. Der Verwaltungsrat muss das Aktienregister bei jeder Änderung im Aktionariat entsprechend und rechtzeitig anpassen.

Haben Sie ein Aktienbuch, dessen Angaben der Realität nicht entsprechen, können Sie neben einer Busse später Probleme bei der zukünftigen Veräusserung der Aktiengesellschaft bekommen. Im Falle eines Verkaufs der Gesellschaft ist es wichtig festzustellen, wer die Aktienbesitzer sind, d.h. wem das Unternehmen gehört.

c) Eintragung falscher Tatsachen

Die Angaben im Aktienregister basieren auf den Meldungen der Aktionäre. Falls der Anteilseigner der Gesellschaft falsche Informationen mitteilt, kann es passieren, dass der Verwaltungsrat sie in das Aktienbuch übernimmt. Heißt es dann, dass der Verwaltungsrat seine Verzeichnisführungspflicht verletzt hat?

Der Verwaltungsrat ist zwar nicht verpflichtet, die inhaltliche Richtigkeit der gemeldeten Daten zu prüfen. Er hat jedoch die formelle Korrektheit der Meldung des Aktionärs zu kontrollieren. Denn die Nichteintragung aller erforderlichen Angaben steht unter Strafe (s. Punkt d) Nichteintragung aller erforderlichen Angaben). Beispielsweise prüft der Verwaltungsrat, dass der Aktionär einen lückenlosen Nachweis über den Erwerb der Aktien besitzt (s. Indossament / Abtretungserklärung).

Strafbar macht sich der Verwaltungsrat dann, wenn sich der Aktienerwerber korrekt gemeldet hat und der Verwaltungsrat in das Aktienregister Angaben einträgt, welche von der Meldung abweichen. Ein weiteres Fehlverhalten ist die Urkundenfälschung durch den Verwaltungsrat (Art. 251 StGB).

d) Nichteintragung aller erforderlichen Angaben

Grundsätzlich führt der Verwaltungsrat das Aktienregister/-verzeichnis dann gesetzeskonform, wenn sie sämtliche vom Gesetz vorgesehenen Informationen über die Namenaktionäre und wirtschaftlich Berechtigten umfassen.

Die minimalen Anforderungen an den Eintrag im Aktienbuch und im Verzeichnis sind fast gleich. Im Aktienbuch sind Name und Adresse der Eigentümer und Nutzniesser von Namenaktien zu erfassen (Art. 686 Abs. 1 OR). In das Verzeichnis trägt die Gesellschaft den Vor- und Nachnamen sowie die Adresse einer wirtschaftlich berechtigten Person (Art. 697l Abs. 2 OR).

Weitere Angaben wie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Aktionäre oder die Transaktionen mit Aktien sind zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben aber empfehlenswert. Dann kennt die Aktiengesellschaft ihre Anteilseigner und vermeidet Probleme bei der Veräusserung des Unternehmens in der Zukunft.

Ausführliche Informationen zum Inhalt des Aktienbuchs und des Verzeichnisses können Sie unseren Artikeln Prüfen Sie Ihr Aktienbuch und Wie Sie ein valides Aktienbuch erstellen entnehmen.

2. Verletzung der mit der Führung des Aktienbuchs / Verzeichnisses verbundenen Pflichten

Der Verwaltungsrat verletzt die gesellschaftsrechtlichen Nebenpflichten, die mit der Führung des Aktienregisters verbunden sind, wenn er:

a) Kein Zugriff auf das Aktienbuch / Verzeichnis in der Schweiz

Der Verwaltungsrat muss einen jederzeitigen Zugriff auf das Aktienbuch und das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte den Schweizer Behörden sicherstellen.

b) Keine Prüfung des Ausweises über den Erwerb der Aktie

Bevor der Verwaltungsrat den neuen Aktionär in das Aktienregister einträgt, muss er prüfen, ob der Anteilseigner ein rechtmässiger Eigentümer von Aktien ist. Ansonsten macht sich der Verwaltungsrat dem alten Aktionär gegenüber strafbar.

Als Nachweis der Aktionärsstellung gilt beispielsweise ein Kauf-, Tausch- oder Schenkungsvertrag. Ausserdem muss der Aktienerwerber ein vom Veräusserer unterschriebenes Indossament oder im Falle der papierlosen Aktien eine unterzeichnete Abtretungserklärung (Zession) vorlegen. Das Indossament respektive die Abtretungserklärung sollen keine Lücken in der Übertragungskette aufweisen.

Der Verwaltungsrat registriert den neuen Aktionär im Aktienregister und fertigt eine Kopie des Ausweises über den Erwerb der Aktie an. Sämtliche Belege legt er zu den Gesellschaftsakten.

Gegebenenfalls prüft der Verwaltungsrat den Nachweis über eine Nutzniessung.

c) Keine Bescheinigung der Eintragung in das Aktienbuch auf der Aktie

Sind die Aktien als Wertpapiere ausgegeben, muss der Verwaltungsrat den Eintrag in das Aktienregister auf der Rückseite der Aktie / des Aktienzertifikats mit einem Datum und seiner Unterschrift versehen (Indossament).

Im Falle eines aufgehobenen oder aufgeschobenen Titeldrucks existieren die Aktien in der Papierform nicht. Eine Anbringung von Informationen über die Eintragung in das Aktienbuch auf der Aktie ist nicht möglich. Seine Aktionärsstellung belegt der neue Aktionär mittels einer Abtretungserklärung. Der Veraltungsrat prüft, dass die Übertragungskette in der Zession bis zur Aktienausgabe nachvollziehbar ist, macht eine Kopie davon und legt sie zu den Gesellschaftsakten.

d) Nichtaufbewahrung von Belegen, die einer Eintragung zugrunde liegen

Der Verwaltungsrat muss sämtliche Dokumente, die einen Eintrag in das Aktienregister begründen, aufbewahren. Dazu zählt vor allem die Kopie vom Nachweis über den Erwerb von Aktien. Es könnten auch die alten Versionen des Aktienbuchs oder ausgetauschte, entwertete Aktien(-zertifikate) sein.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre nach der Streichung des Eigentümers, Nutzniessers oder der wirtschaftlich berechtigten Person aus dem Aktienbuch respektive Verzeichnis.

3. Welche Handlungen des Verwaltungsrats sind nicht strafbar?

Nicht verstoßen gegen das Gesetz folgende Handlungen des Verwaltungsrats:

  • Verweigerung der Einsicht in das Aktienregister
  • Zulassung zur Generalversammlung der Personen, die im Aktienbuch nicht eingetragen sind
  • Nichtaufbewahrung des Aktienregisters oder der einer Eintragung zugrunde liegenden Belege im Falle einer Löschung der Aktiengesellschaft

a) Verweigerung der Einsicht in das Aktienregister

Jeder Aktionär hat jederzeit ein Recht auf Einsicht in das Aktienbuch oder Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte bezogen auf seinen eigenen Eintrag sowie deren Korrektur. Beschränkt oder versagt der Verwaltungsrat dem Anteilseigner die Einsicht, kann der Aktionär eine Klage gegen die Aktiengesellschaft erheben (Art. 697 Abs. 4 OR). Das Gericht ordnet die Einsicht auf Antrag an. Dies hat jedoch keine negativen Auswirkungen für den Verwaltungsrat.

b) Zulassung zur Generalversammlung der Personen, die im Aktienbuch nicht eingetragen sind

Ausgangslage

Die Beschlüsse der Generalversammlung und Auszahlung der Dividende beruhen sich auf dem Aktienregister. Vor jeder Generalversammlung kontrolliert der Verwaltungsrat, welche Aktionäre an der Generalversammlung mitwirken dürfen und welche nicht (Art. 697m Abs. 4 OR).

Das Aktienregister regelt das Innenverhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Aktienbesitzer. Die Gesellschaft betrachtet als Aktionär denjenigen, der im Aktienbuch erfasst ist (Art. 686 Abs. 4 OR). Die Eintragung in das Aktienbuch setzt einen Ausweis über den Erwerb der Aktien voraus (Art. 686 Abs. 2 OR).

Ein Aktionär, der im Aktienbuch registriert ist aber seinen Erwerb der Aktien(-zertifikate) nicht belegen kann, kann sich auf den Eintrag im Aktienregister nicht berufen. Im Gegenteil gilt als Aktionär, wer zwar nicht im Aktienbuch eingetragen ist, jedoch über einen gültigen Übertragungsbeleg (Indossament oder Abtretungserklärung) verfügt.

Neue Aktionäre

Die Pflicht, sich gegenüber der Aktiengesellschaft rechtzeitig zu melden, obliegt dem Aktienerwerber. Fehlt ein Eintrag über einen neuen Aktienbesitzer, dürfen die säumigen Gesellschafter zumindest vorübergehend weder abstimmen noch eine Dividende bekommen. Ihre Mitgliedschafts- und Vermögensrechte stehen den nicht gemeldeten Gesellschaftern nur dann wieder zu, wenn sie die Meldung beim Verwaltungsrat nachholen.

Wirtschaftlich Berechtigte

Hat der Aktionär mehr als 25% der Aktien erworben, aber keinen an diesen Aktien wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft gemeldet, muss der Verwaltungsrat dies durch einen Negativvermerk im Aktienregister notieren. Solange der Aktionär einen wirtschaftlich Berechtigten nicht meldet, kann der Verwaltungsrat ihn nicht zur Generalversammlung zulassen.

Folgen für den Verwaltungsrat

Der Verwaltungsrat haftet nur dann, wenn er weiss oder wissen müsste, dass der Eintrag im Aktienbuch falsch ist. Es könnte passieren, wenn es dem Verwaltungsrat bekannt ist, dass ein Aktionärswechsel stattgefunden hat, er hat aber die Angaben im Aktienregister nicht berichtigt. Oder wenn der Verwaltungsrat weiss oder hätte wissen müssen, dass der alte Aktionär handlungsunfähig zum Zeitpunkt der Übertragung von Aktien war oder seine Unterschrift auf dem Indossament oder der Abtretungserklärung gefälscht wurde.

Folgen für die Aktiengesellschaft

Zwar kann der Verwaltungsrat eine Busse vermeiden, sollte er Unbefugte zur Generalversammlung zugelassen oder den befugten Aktienbesitzern die Teilnehme verweigert haben. Als Organ der Gesellschaft kann er sich jedoch einer Reihe von Klagen seitens der berechtigten Aktionäre aussetzen.

Hat der Verwaltungsrat seine Prüfungspflicht verletzt, können die Berechtigten eine Erfüllungs-, Feststellungs-, Nichtigkeits-, Anfechtungs- oder Schadensersatzklage gegen die Aktiengesellschaft erheben.

Die gefällten Beschlüsse können die Aktionäre anfechten oder für nichtig erklären lassen (Art. 691 Abs. 3 i.V.m Art. 706 Abs. 1 OR; Art. 706b OR i.V.m. Art. 88 ZPO). Darüber hinaus schuldet die Gesellschaft dem richtigen Aktionär die nicht gezahlte Dividende.

c) Nichtaufbewahrung des Aktienregisters oder der einer Eintragung zugrunde liegenden Belege im Falle einer Löschung der Aktiengesellschaft

Das Aktienbuch, das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte und die der Eintragung in diese Register zugrunde liegenden Belege müssen während zehn Jahren nach der Löschung der Gesellschaft aufbewahrt werden (Art. 747 Abs. 1 OR). Den Aufbewahrungsort bezeichnen die Liquidatoren oder das Handelsregisteramt. Diese Aufbewahrungspflicht betrifft den Verwaltungsrat nicht.

III. Organisationsmangel wegen der nicht ordnungsmässigen Führung des Aktienbuchs / Verzeichnisses

1. Wann liegt ein Organisationsmangel vor?

Die nicht korrekte Führung des Aktienbuchs gilt als gesetzwidrige Tat, die strafrechtliche Auswirkungen für den Verwaltungsrat nach sich zieht. Dies hat negative Folgen auch für die Gesellschaft. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Aktienbuch stellt ein Mangel in der Organisation der Aktiengesellschaft dar (Art. 731b Abs. 1 Ziff. 3 OR).

Die Gesellschaft macht sich strafbar, wenn:

a) das Aktienbuch oder das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte komplett fehlt;
b) die Aktionäre sich beim Verwaltungsrat gemeldet haben, er hat aber keine Einträge in das Aktienregister vorgenommen.

2. Drohende Auflösung mit Liquidation

Der Organisationsmangel aufgrund der nicht vorschriftsgemässen Führung des Aktienregisters kann im schlimmsten Fall die Auflösung des Unternehmens bewirken.

Ein Aktionär, ein Gläubiger oder der Handelsregisterführer kann beim Gericht einen Antrag wegen des Mangels in der Organisation der Aktiengesellschaft stellen. Der Richter kann der Gesellschaft unter Androhung ihrer Auflösung eine Frist zur Wiederherstellung des rechtmässigen Zustands ansetzen (Art. 731b Abs. 1 Ziff. 3 OR). In der Praxis ist jedoch in meisten Fällen mit einer schnellen Auflösung und Liquidation des Unternehmens über das Konkursverfahren zu rechnen.

3. Kritische Würdigung

Die Anwälte der Züricher Kanzlei Baker McKenzie weisen darauf hin, dass die KMUs in der Schweiz ihre Aktienregister grösstenteils nicht vorschriftsgemäss führen.

Lukas Glanzmann, der Rechtsanwalt für Gesellschaftsrecht, sieht die gerichtliche Auflösung der Aktiengesellschaft im Falle eines Organisationsmangels kritisch an. Er ist der Meinung, dass es eine vollkommen unverhältnismässige Sanktion ist.

Skeptisch äussert sich zur Bestrafung der Aktiengesellschaft wegen des fehlenden oder inkorrekt geführten Aktienregisters auch der Rechtsanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht der Züricher Kanzlei Niederer Kraft Frey Philip Spoerlé. Bei Streitigkeiten zwischen den Aktionären oder zwischen den Gesellschaftern und dem Verwaltungsrat kann dies als Erpressungsinstrument missbraucht werden. Darüber hinaus können die Aktionäre den oben genannten Organisationsmangel zur Verhinderung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ausnutzen.

IV. Fazit

Das Nichteinhalten von gesetzlichen Anforderungen an das Aktienbuch kann für den Verwaltungsrat teuer sein. Die Höchststrafe macht CHF 10´000 aus. Ausserdem führt dies zu einem Eintrag in das Strafregister, wenn die Busse über CHF 5´000 liegt.

Darüber hinaus setzt sich der Verwaltungsrat der Gefahr aus, dass das Gericht die Auflösung der Gesellschaft anordnet. Zwar kann der Richter ein milderes Rechtsmittel ergreifen. Die Praxis zeigt jedoch, dass eine schnelle Liquidation und das Konkursverfahren zu erwarten sind.

V. Empfehlungen für den Verwaltungsrat

1. Das Aktienbuch muss vorhanden sein!

Prüfen Sie, ob Ihre Aktiengesellschaft über ein Aktienbuch verfügt.

2. Angaben aktualisieren!

Falls die Daten im Aktienbuch nicht aktuell sind, führen sie Ihr Register umgehend nach.

Die Liste der für das Aktienbuch notwendigen Angaben entnehmen Sie bitte unseren Artikeln: Prüfen Sie Ihr Aktienbuch und Wie Sie ein valides Aktienbuch erstellen. Besonders wichtig ist die Korrektheit der Aktionärsdaten und der Informationen über die Übertragungen von Aktien.

3. Nachweis über den Aktienerwerb vor jeder Eintragung prüfen

Jeder neue Aktionär muss Ihnen das Indossament oder die Abtretungserklärung als Nachweis über die erworbenen Aktien vorlegen. Prüfen Sie diese aufmerksam.

Vergessen Sie bitte nicht, die Eintragung des Aktionärs in das Aktienbuch auf der Rückseite der Aktie / des Aktienzertifikates zu bescheinigen.

4. Wirtschaftlich Berechtigte in das Verzeichnis eintragen

Prüfen Sie, ob jemand von Ihren Aktionären 25% der Aktien oder Stimmrechte besitzt oder übersteigt. Ist das der Fall, müssen Sie neben dem Aktienbuch ein Verzeichnis über die wirtschaftlich berechtigten Personen führen. Anstatt das zweite Register zu eröffnen, ist es auch zulässig, entsprechende Notizen im Aktienbuch zu machen.

Tragen Sie die natürlichen Personen ein, die an diesen Aktien berechtigt sind, in das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte.

5. Aktienbuch und Belege aufbewahren

Bewahren Sie das Aktienbuch und sämtliche Dokumente, die einer Eintragung in das Aktienbuch zugrunde liegen, aufmerksam auf.

6. Zugriff an das Aktienbuch den Schweizer Behörden ermöglichen

Organisieren Sie einen Aufbewahrungsort, der für die Schweizer Behörden jederzeit zugänglich wäre.

7. Das Aktienbuch ständig aktualisieren

Halten Sie Ihr Aktienbuch immer auf dem neuesten Stand.

Wie kann mich Das-Aktienregister.ch unterstützen?

Mit dem Online-Aktienbuch von Das-Aktienregister.ch erhalten Sie ein Aktienbuch, das sämtliche gesetzliche Vorgaben erfüllt.

1. Ständig aktuelle Angaben

Die Aktualisierung von Aktionärsdaten steht nicht nur dem Verwaltungsrat sondern auch den Aktionären zu. Bei Änderungen kann jeder Aktionär die Angaben in seinem Profil entsprechend korrigieren.

Einmal jährlich bekommen alle Aktionäre eine E-Mail mit der Erinnerung ihre Daten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Die Aktionäre gehen über einen geschützten Link zu ihrem Profil und melden sich mit ihren persönlichen Login-Daten an. Dann können sie ihre Angaben entweder bestätigen oder ändern.

2. Aufbewahrung von Aktienbuch und Belegen

Ihr Aktienbuch und sämtliche Dokumente werden an einem sicheren Ort zuverlässig und digital gespeichert.

3. Zugang zum Aktienbuch in der Schweiz

Das Online-Aktienbuch von Das-Aktienregister.ch befindet sich auf einer geschützten Schweizer Plattform, die den höchsten IT-Sicherheitsstandards entspricht. Die Schweizer Behörden können jederzeit darauf zugreifen.

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Literatur:

Geschrieben von Anna Sokolova


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