Jede Aktiengesellschaft in der Schweiz ist verpflichtet Ihre Aktionäre in das Aktienregister einzutragen. Für Namenaktionäre führt die Gesellschaft ein Aktienbuch. Ausserdem müssen die nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften die an Aktien wirtschaftlich berechtigten Personen in einem Verzeichnis erfassen.
Das-Aktienregister.ch informiert Sie, wie Sie ein valides Aktienbuch erstellen.
Inhaltsverzeichnis
I. Aktienbuch
1. Zuständigkeit des Verwaltungsrates
2. Form und Gestaltung des Aktienbuches
3. Inhalt des Aktienbuches
4. Aufbewahrung des Aktienbuches
5. Funktion des Aktienbuches & Bedeutung der Eintragung ins Aktienbuch
II. Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte
1. Pflicht des Verwaltungsrates
2. Form und Gestaltung des Verzeichnisses
3. Inhalt des Verzeichnisses
4. Aufbewahrung des Verzeichnisses
5. Wirkung der Eintragung ins Verzeichnis
III. Verzeichnis über Inhaberaktionäre
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I. Aktienbuch
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Gibt die Aktiengesellschaft Namenaktien aus, muss sie ein Aktienbuch führen (Art. 686 Abs. 1 OR). Diese Pflicht entsteht mit der Eintragung des Unternehmens im Handelsregister.
1. Zuständigkeit des Verwaltungsrates
Zuständig für die Führung des Aktienbuches ist der Verwaltungsrat. Die technische Führung des Aktienregisters kann der Verwaltungsrat an einen Dritten delegieren. Die Delegation entlastet den Verwaltungsrat nicht von der Verantwortlichkeit für die Führung des Aktienregisters. Er ist für die Auswahl, Instruktion und Überwachung des Dritten zuständig.
UPD: Per 1. November 2019 hat der Gesetzgeber mit dem Global Forum-Gesetz eine Strafe gegen den Verwaltungsrat eingeführt. Eine Busse bis zu CHF 10‘000 droht dem Verwaltungsrat, wenn er das Aktienbuch nicht führt oder es fehlerhaft macht (Art. 327a StGB).
Achtung: Bekommt der Verwaltungsrat eine Busse in Höhe von mehr als CHF 5‘000, wird er in das Strafregister eingetragen. Der Eintrag im Strafregister ist zehn Jahre einsehbar.
2. Form und Gestaltung
Zu der Gestaltung des Aktienbuches macht das Gesetz keine Aussagen. Der Verwaltungsrat hat in der Darstellung des Aktienregisters einen Spielraum. Zulässig ist sowohl ein Aktienbuch in Papierform als Buch, Loseblätter oder Kartothek als auch ein elektronisch geführtes Aktienbuch.
Ein Aktienregister in elektronischer Form erleichtert die Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Die Digitalisierung erfordert die sensiblen Daten von einem externen und internen unbefugten Zugriff zu schützen und eine Informationssicherheit zu gewähren.
Der Verwaltungsrat ist verpflichtet die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften einzuhalten. Neben der Führung des Aktienregisters ist eine der organisatorischen Aufgaben des Verwaltungsrates das digitale Aktienbuch mittels entsprechender IT-Tools zu aktualisieren und zu kontrollieren.
Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Mit dem Online-Aktienbuch von Das-Aktienregister.ch sind Ihre Daten garantiert geschützt.
3. Inhalt des Aktienbuches
Hinsichtlich des Inhalts des Aktienbuches gibt das Gesetz nur wenige Hinweise. Im Aktienbuch sind Eigentümer und Nutzniesser einer Aktie mit Namen und Adresse einzutragen (Art. 686 Abs. 1 OR).
In der Praxis ist es empfehlenswert, das Aktienregister mit weiteren Angaben zu ergänzen. Als geeignet hat sich ein dreiteiliges Gestaltungsmodell des Aktienbuches erwiesen :
- Erwähnung des Aktienkapitals in chronologischer Reihenfolge
- Aufführung der Aktionäre unter Angabe von Aktienbesitz und Stimmrecht nach aktuellstem Stand
- Chronologische Auflistung von Übertragungen für jede Aktie bzw. jedes Aktienzertifikat.
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Teil 1: Angaben zum Aktienkapital
Es ist ratsam, das Aktienkapital und seine Aufteilung in Aktien im Aktienbuch zu vermerken. Ändert sich das Aktienkapital infolge der Kapitalerhöhungen oder Kapitalherabsetzungen, müssen Sie die neuen Angaben chronologisch eintragen.
Bei nicht voll liberierten Aktien fügen Sie die Informationen hinsichtlich der Liberierung ein. Im Aktienregister müssen Sie neben den voll einbezahlten Aktien auch die teilliberierten Urkunden aufführen (Art. 682 Abs. 2 OR).
Hat Ihre Aktiengesellschaft Aktien mit unterschiedlichem Wert ausgegeben, sollen Sie notieren, ob es Stimmrechtsaktien sind.
Teil 2: Angaben zu Aktionären und Aktien
Angaben zum Aktionär
Die wichtigsten Angaben im Aktienbuch sind Name und Adresse des Aktionärs oder Nutzniessers (Art. 686 Abs. 1 OR). Im Falle eines Mit- oder Gesamteigentums sind alle Berechtigten in das Aktienbuch aufzunehmen. Eine Erbengemeinschaft können Sie als Eigentümerin unter Angabe eines Vertreters vermerken.
Ist die schweizerische Bürgerschaft als wichtiger Ausschlussgrund in den Statuten vermerkt, ist die Nationalität des Aktionärs anzugeben.
Sehen die Statuten Ihrer Gesellschaft die Mitteilungen per Telefax oder E-Mail vor, sind entsprechende Angaben im Aktienregister einzutragen.
Für die Übersichtlichkeit können Sie für jeden Aktionär bzw. Nutzniesser eine Ordnungsnummer erteilen.
Angaben zu den Aktien
Einzutragen sind die Anzahl der vom Aktionär gehaltenen Aktien und deren Nennwert. Bei verbrieften Aktien und Aktienzertifikaten ist die Nummer der Urkunde zu erwähnen.
Jede Eintragung müssen Sie datieren. Für den Fall der vinkulierten Namenaktien tragen Sie das Datum des Entscheides des Verwaltungsrates ein.
Teil 3: Transaktionen mit Aktien
Jede Transaktion mit Aktien ist im Aktienbuch aufzuführen. Eine Liste von Transaktionen in chronologischer Reihenfolge im Aktienregister dient einer Übersichtlichkeit. Sie müssen die eingezogenen, vernichteten (entwerteten) und neu ausgegebenen Aktien und Aktienzertifikate erfassen.
4. Aufbewahrung des Aktienbuches
Ihr Aktienregister muss in der Schweiz jederzeit verfügbar sein (Art. 686 Abs. 1 S. 2 OR). Der Zugang muss ein Verwaltungsratsmitglied oder Direktor mit Wohnsitz in der Schweiz haben (Art. 718 Abs. 4 S. 2 OR).
Die Gesellschaft muss die einer Eintragung zugrunde liegenden Belege während 10 Jahren nach der Streichung des Aktionärs bzw. Nutzniessers aus dem Aktienbuch aufbewahren (Art. 686 Abs. 5 OR).
Nach der Löschung der Gesellschaft sind das Aktienbuch und die Belege während 10 Jahren an einem sicheren Ort aufzubewahren.
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5. Funktion des Aktienbuches
Das Aktienbuch legitimiert Verhältnisse zwischen dem Aktionär und der Gesellschaft. Der Aktionär ist gegenüber der Aktiengesellschaft, wer im Aktienbuch eingetragen ist (Art. 686 Abs. 4 OR). Die Gesellschaft darf sich auf den Eintrag verlassen.
Bedeutung der Eintragung ins Aktienbuch
Die Eintragung in das Aktienbuch hat nur deklaratorische Wirkung und setzt den Rechtsübergang der Namenaktien voraus. Der Inhalt des Aktienbuches hat die Bedeutung einer widerlegbaren Vermutung. Die Vermutung kann umgestossen werden durch den Nachweis, dass ein Eingetragener nicht Aktionär ist, oder umgekehrt, dass ein Nichteingetragener Aktionär ist (BGE 137 III 460).
II. Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte
Checkliste “Verzeichnis über Inhaberaktionäre und wirtschaftlich Berechtigte” kostenlos herunterladen.
Jede nicht börsenkotierte Aktiengesellschaft in der Schweiz ist verpflichtet über die an Namenaktien wirtschaftlich berechtigten Personen ein Verzeichnis zu führen (Art. 697 l Abs. 1 OR).
Wirtschaftlich Berechtigter ist eine natürliche Person, für die der Aktionär allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten Aktien erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25 Prozent des Aktienkapitals oder der Stimmrechte erreicht oder überschreitet (Art. 697j Abs. 1 OR). Diese natürliche Person, für die der Aktionär letztendlich handelt, muss er der Gesellschaft innert eines Monats melden. Wirtschaftlich berechtigt kann der Aktionär selbst, ein Dritter oder eine juristische Person sein, die die Aktiengesellschaft kontrolliert.
1. Pflicht des Verwaltungsrates
Die Meldungen der Aktionäre über wirtschaftlich Berechtigte in einem Verzeichnis zu registrieren gehört zu den Pflichten des Verwaltungsrates (Art. 697l Abs. 1 OR). Meldet sich der Aktionär nicht, muss der Verwaltungsrat die Nicht-Meldung im Verzechnis vermerken.
UPD: Fehlt das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte oder weist es Mängel auf, kann der Verwaltungsrat gebüsst werden (Art. 327a StGB). Der Höchstbetrag der Busse liegt bei CHF 10‘000.
Achtung: Falls die Strafe für den Verwaltungsrat mehr als CHF 5‘000 beträgt, führt dies zu einem Strafregistereintrag, der für zehn Jahre einzusehen ist.
2. Form und Gestaltung des Verzeichnisses
Die Form des Verzeichnisses bestimmt das Gesetz nicht. Wie beim Aktienbuch ist sowohl eine Papierform als auch eine digitale Form gestattet. Eine Darstellung kann die Aktiengesellschaft frei wählen.
Die Aktiengesellschaft kann die Meldungen über die an den Aktien wirtschaftlich Berechtigten in ein separates Verzeichnis aufnehmen.
Zulässig ist auch das bestehende Aktienbuch über Namenaktien mit dem Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte zu ergänzen. Bei grösseren Gesellschaften empfiehlt es sich zwei voneinander getrennte Aktienregister zu führen.
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3. Inhalt des Verzeichnisses
Gesetzliche Anforderungen
Die Gesellschaft hat für wirtschaftlich Berechtigte den Vor- und Nachnamen respektive die Firma und Adresse einzutragen (Art 697l Abs. 2 OR).
Weitere Angaben
Obwohl das Gesetz keine weiteren Angaben fordert, sind zusätzliche Informationen im Verzeichnis zulässig. Ratsam ist es, die Eintragungen mit einem Datum zu versehen. Sie können sowohl das Datum des Erwerbs von Aktie bzw. Aktienzertifikat als auch das Datum der Meldung im Verzeichnis aufnehmen.
Gegenstand der Eintragung können die Anzahl und Nummern der vom Aktionär gehaltenen Aktien bzw. Aktienzertifikate sein.
Weitere denkbare Angaben sind Bemerkungen über die Art des Erwerbs und über an den Aktien bzw. Aktienzertifikaten bestehenden Pfandrechten sowie Informationen über den prozentualen Anteil der Stimme und des Aktienkapitals.
4. Aufbewahrung des Verzeichnisses
Die Unterlagen, die einer Meldung zugrunde liegen, sind während 10 Jahren nach der Streichung der Person aus dem Verzeichnis aufzubewahren (Art. 697 l Abs. 3 OR). Zuständig für die Aufbewahrung ist die Gesellschaft.
Zu den aufzubewahrenden Belegen gehören die schriftlichen Meldungen von Aktionären, Kopien der Identifikationsdokumente, Nachweise des Aktienbesitzes sowie Änderungsmeldungen. Gestattet ist es die Dokumente sowohl physisch als auch elektronisch aufzubewahren.
Die Gesellschaft muss einen jederzeitigen Zugriff auf das Verzeichnis in der Schweiz sicherstellen (Art. 697 l Abs. 4 OR). Den Zugriff hat ein Mitglied des Verwaltungsrates oder Direktor mit Wohnsitz in der Schweiz (Art. 718 Abs. 4 S. 2 OR).
Wie das Aktienbuch sind das Verzeichnis und die Belege während 10 Jahren nach der Löschung der Gesellschaft an einem sicheren Ort aufzubewahren.
5. Wirkung der Eintragung ins Verzeichnis
Im Vergleich zum Eintrag in das Aktienbuch hat der Eintrag in das Verzeichnis keine Legitimationswirkung gegenüber der Gesellschaft sondern eine deklaratorische Wirkung.
Der Eintrag der wirtschaftlich berechtigten Personen muss fristgemäss und formgerecht erfolgen. Obschon die wirtschaftlich Berechtigten keine Mitgliedschaftsrechte ausüben, ist eine korrekte Eintragung in das Verzeichnis nötig, damit der betreffende Aktionär seine Mitgliedschaftsrechte wahrnehmen kann.
III. Verzeichnis über Inhaberaktionäre
UPD: Seit dem 1. November 2019 müssen alle nicht börsenkotierte Aktiengesellschaften ihre Inhaberaktien in Namenaktien umwandeln. Aus diesem Grund entfällt für die Verwaltungsräte die Pflicht, ein Verzeichnis über die Inhaberaktionäre zu führen. Nach neuem Global Forum-Gesetz müssen nicht kotierte Aktiengesellschaften nur die Namenaktionäre in einem Aktienbuch sowie die wirtschaftlich Berechtigten in einem Verzeichnis erfassen.
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Literatur:
Basler Kommentar Obligationenrecht II, 5. Auflage, Basel 2016
Botschaft zur Umsetzung der 2012 revidierten Empfehlungen der Groupe d’action financière (GAFI)
Glanzmann, Lukas, Neue Transparenzvorschriften bei AG und
GmbH, 2015
Glanzmann, Lukas/Spoerlé, Philip. Die Inhaberaktie – leben Totgesagte wirklich länger?, GesKR
1/2014
Handbuch Schweizer Aktienrecht, 1. Auflage, Basel 2014
Müller, Roland/Lipp, Lorenz/Plüss, Adrian, Der Verwaltungsrat, Ein Handbuch für Theorie und Praxis, 4. Auflage, Zürich 2014
Müller, Roland, Rechte und Pflichten des Verwaltungsrates, Ihre Bedeutung in der Praxis, in: Der Schweizer Treuhänder, 10/95, Treuhandkammer, Zürich 1995
Müller, Roland, Verwaltungsrat im digitalen Zeitalter, in: Recht im digitalen Zeitalter, Zürich 2015
Praxismitteilung EHRA 1/15
Spoerlé, Philip. Neue Transparenz- und Offenlegungspflichten, EXPERT FOCUS 9/2015, S. 733 ff.
Geschrieben von Anna Sokolova