Prüfen Sie Ihr Aktienbuch

Eine Aktiengesellschaft in der Schweiz ist verpflichtet Ihre Aktionäre in das Aktienregister einzutragen. Für Namenaktionäre hat die Gesellschaft ein Aktienbuch und für Inhaberaktionäre ein Verzeichnis zu führen. Das Verzeichnis für Inhaberaktionäre kann die Aktiengesellschaft separat verfassen oder mit dem bestehenden Aktienbuch kombinieren.

Buch, legal

Vorliegender Beitrag beschränkt sich lediglich auf die nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften. Das-Aktienregister.ch informiert Sie, wie Sie ein valides Aktienbuch erstellen.

Inhaltsverzeichnis

Aktienbuch

Checkliste "Aktienbuch über Namenaktionäre" kostenlos herunterladen.

Gibt die Aktiengesellschaft Namenaktien aus, muss sie ein Aktienbuch führen (Art. 686 Abs. 1 OR). Diese Pflicht entsteht mit der Eintragung des Unternehmens im Handelsregister.

Zuständigkeit des Verwaltungsrates

Zuständig für die Führung des Aktienbuches ist der Verwaltungsrat. Die Aufgabe zur Führung kann der Verwaltungsrat an einen Dritten delegieren. Die Delegation befreit den Verwaltungsrat nicht von der Verantwortlichkeit für die Führung des Aktienbuches sowie für die Auswahl, Instruktion und Überwachung des Dritten.

Form und Gestaltung

Zu der Gestaltung des Aktienbuches macht das Gesetz keine Aussagen. Der Verwaltungsrat hat in der Darstellung des Aktienbuches einen Spielraum. Zulässig ist sowohl ein Aktienbuch in Papierform als Buch, Loseblätter oder Kartothek als auch ein elektronisch geführtes Aktienbuch.

Ein Aktienbuch in elektronischer Form erleichtert die Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Die Digitalisierung erfordert die sensiblen Daten von einem externen und internen unbefugten Zugriff zu schützen und eine Informationssicherheit zu gewähren. Der Verwaltungsrat ist verpflichtet die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften einzuhalten. Neben der Führung des Aktienbuches ist eine der organisatorischen Aufgaben des Verwaltungsrates das Aktienbuch mittels entsprechender IT-Tools zu aktualisieren und zu kontrollieren.

Inhalt des Aktienbuches

Hinsichtlich des Inhalts des Aktienbuches gibt das Gesetz nur wenige Hinweise. Im Aktienbuch sind Eigentümer und Nutzniesser einer Aktie mit Namen und Adresse einzutragen (Art. 686 Abs. 1 OR). In der Praxis ist es empfehlenswert, das Aktienbuch mit weiteren Angaben zu ergänzen. Als geeignet hat sich ein dreiteiliges Gestaltungsmodell des Aktienbuches erwiesen :

  1. Erwähnung des Aktienkapitals in chronologischer Reihenfolge
  2. Aufführung der Aktionäre unter Angabe von Aktienbesitz und Stimmrecht nach aktuellstem Stand
  3. Chronologische Auflistung von Übertragungen für jede Aktie bzw. jedes Aktienzertifikat.

Teil 1: Angaben zum Aktienkapital

Es ist ratsam, das Aktienkapital und seine Aufteilung in Aktien im Aktienbuch zu vermerken. Ändert sich das Aktienkapital infolge der Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen, müssen Sie die neuen Angaben chronologisch eintragen. Bei nicht voll liberierten Aktien fügen Sie die Informationen hinsichtlich der Liberierung ein. Im Aktienbuch müssen Sie neben den voll einbezahlten Aktien auch die teilliberierten Urkunden aufführen (Art. 682 Abs. 2 OR). Hat Ihre Aktiengesellschaft Aktien mit unterschiedlichem Wert ausgegeben, sollen Sie notieren, ob es Stimmrechtsaktien sind.

Teil 2: Angaben zu Aktionären und Aktien

Angaben zum Aktionär

Die wichtigsten Angaben im Aktienbuch sind Name und Adresse des Aktionärs oder Nutzniessers (Art. 686 Abs. 1 OR). Im Falle eines Mit- oder Gesamteigentums sind alle Berechtigten in das Aktienbuch aufzunehmen. Eine Erbengemeinschaft können Sie als Eigentümerin unter Angabe eines Vertreters vermerken. Die Nationalität des Aktionärs spielt nur dann eine Rolle, wenn die schweizerische Bürgerschaft als wichtiger Ausschlussgrund in den Statuten vermerkt ist.
Sehen die Statuten Ihrer Gesellschaft die Mitteilungen per Telex, Telefax oder E-Mail vor, sind entsprechende Angaben im Aktienbuch einzutragen. Für die Übersichtlichkeit können Sie für jeden Aktionär bzw. Nutzniesser eine Ordnungsnummer erteilen.

Angaben zu den Aktien

Einzutragen sind die Anzahl der vom Aktionär gehaltenen Aktien und deren Nennwert. Bei verbrieften Aktien und Aktienzertifikaten ist die Nummer der Urkunde zu erwähnen.
Jede Eintragung müssen Sie datieren. Für den Fall der vinkulierten Namenaktien tragen Sie das Datum des Entscheides des Verwaltungsrates ein.

Teil 3: Transaktionen mit Aktien

Jede Transaktion mit Aktien ist im Aktienbuch aufzuführen. Sie müssen die eingezogenen, vernichteten (entwerteten) und neu ausgegebenen Aktien und Aktienzertifikate erfassen. Eine Liste von Transaktionen in chronologischer Reihenfolge im Aktienbuch dient einer Übersichtlichkeit.

Aufbewahrung des Aktienbuches

Ihr Aktienbuch muss in der Schweiz jederzeit verfügbar sein (Art. 686 Abs. 1 S. 2 OR). Der Zugang erfolgt durch einen Verwaltungsratsmitglied oder Direktor mit Wohnsitz in der Schweiz (Art. 718 Abs. 4 S. 2 OR). Die Gesellschaft muss die einer Eintragung zugrunde liegenden Belege während 10 Jahren nach der Streichung des Aktionärs bzw. Nutzniessers aus dem Aktienbuch aufbewahren (Art. 686 Abs. 5 OR). Nach der Löschung der Gesellschaft sind das Aktienbuch und die Belege während 10 Jahren an einem sicheren Ort aufzubewahren.

Funktion des Aktienbuches

Das Aktienbuch legitimiert Verhältnisse zwischen dem Aktionär und der Gesellschaft. Der Aktionär ist gegenüber der Aktiengesellschaft, wer im Aktienbuch eingetragen ist (Art. 686 Abs. 4 OR). Die Gesellschaft darf sich auf den Eintrag verlassen.

Bedeutung der Eintragung ins Aktienbuch

Die Eintragung in das Aktienbuch hat nur deklaratorische Wirkung und setzt den Rechtsübergang der Namenaktien voraus. Der Inhalt des Aktienbuches hat die Bedeutung einer widerlegbaren Vermutung. Die Vermutung kann umgestossen werden durch den Nachweis, dass ein Eingetragener nicht Aktionär ist, oder umgekehrt, dass ein Nichteingetragener Aktionär ist (BGE 137 III 460).

Verzeichnis über Inhaberaktionäre und wirtschaftlich Berechtigte

Checkliste "Verzeichnis über Inhaberaktionäre und wirtschaftlich Berechtigte" kostenlos herunterladen.

Zuständigkeit des Verwaltungsrates

Die Gesellschaft ist verpflichtet über die Inhaberaktionäre sowie über die der Aktiengesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen ein Verzeichnis zu führen (Art. 697 l Abs. 1 OR). Die Führungspflicht kann der Verwaltungsrat auf einen Finanzintermediär übertragen (Art. 697 l Abs. 4 OR). Eine Delegation der Führung an den Finanzintermediär entlastet den Verwaltungsrat nicht von seiner Verantwortung. Die Gesellschaft haftet für die sorgfältige Auswahl und Instruktion sowie für eine Überwachung des Finanzintermediärs.

Form und Gestaltung des Verzeichnisses

Die Form des Verzeichnisses bestimmt das Gesetz nicht. Wie beim Aktienbuch ist sowohl eine Papierform als auch eine elektronische Form gestattet. Eine Darstellung kann die Aktiengesellschaft frei wählen. Die Meldungen zu den Inhaberaktionären und den wirtschaftlich Berechtigten von Inhaber- und Namenaktien kann die Aktiengesellschaft zusammen in ein Verzeichnis aufnehmen oder jeweils ein getrenntes Verzeichnis verfassen. Zulässig ist das bestehende Aktienbuch über Namenaktien mit dem Verzeichnis über Inhaberaktionäre (und wirtschaftlich Berechtigte) zu ergänzen. Bei grösseren Gesellschaften empfiehlt es sich die beiden Arten von Aktien in separaten Verzeichnissen zu führen.

Inhalt des Verzeichnisses

Gesetzliche Anforderungen

Das Gesetz bestimmt die notwendigen Angaben im Verzeichnis. Die Gesellschaft hat für Inhaberaktionäre und wirtschaftlich Berechtigte den Vor- und Nachnamen bzw. die Firma und Adresse einzutragen. Sind die Inhaberaktionäre natürliche Personen, sind die Staatsangehörigkeit und das Geburtsdatum anzugeben (Art. 697 l Abs. 2 OR).

Weitere Angaben

Obwohl das Gesetz keine weiteren Angaben fordert, sind zusätzliche Informationen im Verzeichnis zulässig. Ratsam ist es, die Eintragungen mit einem Datum zu versehen. Sie können sowohl das Datum des Erwerbs von Aktie bzw. Aktienzertifikat als auch das Datum der Meldung im Verzeichnis aufnehmen. Gegenstand der Eintragung können die Anzahl und Nummern der vom Aktionär gehaltenen Aktien bzw. Aktienzertifikate sein. Weitere denkbare Angaben sind Bemerkungen über die Art des Erwerbs und über an den Aktien bzw. Aktienzertifikaten bestehenden Pfandrechten sowie Informationen über den prozentualen Anteil der Stimme und des Kapitals .

Aufbewahrung des Verzeichnisses

Die den Meldungen zugrunde liegenden Belege sind während 10 Jahren aufzubewahren (Art. 697 l Abs. 3 OR). Zuständig für die Aufbewahrung ist die Gesellschaft. Delegiert die Aktiengesellschaft die Führungspflicht an einen Finanzintermediär, ist er für die Aufbewahrung verantwortlich (Art. 697 l Abs. 4 OR). Zu den aufzubewahrenden Belegen gehören die schriftlichen Meldungen von Aktionären, Kopien der Identifikationsdokumente, Nachweise des Aktienbesitzes sowie Änderungsmeldungen. Gestattet ist es die Belege sowohl physisch als auch elektronisch aufzubewahren. Die Gesellschaft muss einen jederzeitigen Zugriff auf das Verzeichnis in der Schweiz sicherstellen (Art. 697 l Abs. 5 OR). Den Zugriff hat ein Mitglied des Verwaltungsrates oder Direktor mit Wohnsitz in der Schweiz (Art. 718 Abs. 4 S. 2 OR). Wie das Aktienbuch sind das Verzeichnis und die Belege während 10 Jahren nach der Löschung der Gesellschaft an einem sicheren Ort aufzubewahren.

Wirkung der Eintragung ins Verzeichnis

Die Eintragung ins Verzeichnis hat deklaratorische Wirkung. Im Vergleich zum Eintrag in das Aktienbuch hat der Eintrag ins Verzeichnis keine Legitimationswirkung. Die Gesellschaft darf nicht die eingetragene Person als Aktionär betrachten. Für die Ausübung der Aktionärsrechte ist die Eintragung ins Verzeichnis notwendig. Bis zur Eintragung ruhen die Mitgliedschafts- und Vermögensrechte des Aktionärs. Der Verwaltungsrat hat sicherzustellen, dass keine Aktionäre unter Verletzung der Meldepflichten ihre Rechte ausüben (Art. 697 m Abs. 4 OR).


Literatur:

Basler Kommentar Obligationenrecht II, 5. Auflage, Basel 2016
Botschaft zur Umsetzung der 2012 revidierten Empfehlungen der Groupe d’action financière (GAFI)
Glanzmann, Lukas, Neue Transparenzvorschriften bei AG und GmbH, 2015
Glanzmann, Lukas/Spoerlé, Philip. Die Inhaberaktie – leben Totgesagte wirklich länger?, GesKR 1/2014
Handbuch Schweizer Aktienrecht, 1. Auflage, Basel 2014
Müller, Roland/Lipp, Lorenz/Plüss, Adrian, Der Verwaltungsrat, Ein Handbuch für Theorie und Praxis, 4. Auflage, Zürich 2014
Müller, Roland, Rechte und Pflichten des Verwaltungsrates, Ihre Bedeutung in der Praxis, in: Der Schweizer Treuhänder, 10/95, Treuhandkammer, Zürich 1995
Müller, Roland, Verwaltungsrat im digitalen Zeitalter, in: Recht im digitalen Zeitalter, Zürich 2015
Praxismitteilung EHRA 1/15
Spoerlé, Philip. Neue Transparenz- und Offenlegungspflichten, EXPERT FOCUS 9/2015, S. 733 ff.

Geschrieben von Anna Sokolova