Vollmachten bei der Generalversammlung

Übersicht

Aktionäre können sich an der Generalversammlung durch einen anderen Aktionär oder eine Drittperson vertreten lassen. Die Vollmacht regelt, wer im Namen des Aktionärs an der Generalversammlung teilnehmen und abstimmen darf.

Diese Seite beschreibt sowohl die Vertretung bei einer Präsenz-GV als auch die digitale Vollmacht bei der Online-Abstimmung.

Stimmrechtsvertreter-Typen: UNAB und Organvertreter

Das Schweizer Aktienrecht unterscheidet zwei Arten von gesellschaftsseitig bestellten Stimmrechtsvertretern:

Das-Aktienregister.ch unterstützt beide Typen parallel — sogar gemischt in derselben Generalversammlung. Pro Versammlung weisen Sie den Stimmrechtsvertretern den jeweils passenden Typ zu. Alle Aktionärs- und Vertreter-Texte (Email-Einladungen, Berichte, UI-Bezeichnungen) passen sich automatisch dem zugewiesenen Typ an.

Details zum Ablauf für den Unabhängigen Stimmrechtsvertreter finden Sie auf der eigenen Seite Der unabhängige Stimmrechtsvertreter.

Vertretung bei der Präsenz-GV

Wird die Generalversammlung als Präsenzveranstaltung durchgeführt, gelten besondere Abläufe für Aktionäre, die sich vertreten lassen möchten. Als Administrator sollten Sie diese Informationen klar in der Einladung zur Generalversammlung kommunizieren.

Es gibt zwei Wege:

• Mit der Zutrittskarte: Der Aktionär meldet sich an und gibt seinem Stellvertreter die Zutrittskarte (bzw. den QR-Code aus der Einladung) und eine unterschriebene Vollmacht mit.
• Mit einer erfassten Vollmacht: Liegt Ihnen die Vollmacht vor, tragen Sie sie im Aktienregister ein. Der Vertretene braucht keine eigene Anmeldung. Er zählt zur Präsenz, sobald sein Vertreter eingecheckt ist.

Was Aktionäre wissen müssen

Wenn ein Aktionär sich mit seiner Zutrittskarte vertreten lassen möchte, beachtet er Folgendes:

• Anmelden: Auch wenn der Aktionär nicht persönlich teilnimmt, meldet er sich wie in der Einladung beschrieben an.
• Vollmacht ausstellen: Die Zutrittskarte ist ohne Vollmacht nicht übertragbar. Der Aktionär unterschreibt eine Vollmacht für seinen Stellvertreter.
• Zutrittskarte übergeben: Der Stellvertreter erhält die Zutrittskarte bzw. den QR-Code aus der Einladung und die Vollmacht und zeigt beides beim Eingang.

Vollmacht im Aktienregister erfassen

Ist für die Generalversammlung die Abstimmung in Echtzeit oder die Video-GV aktiv, erfassen Sie Vollmachten direkt im Aktienregister:

1. Öffnen Sie im Admin-Bereich der Abstimmung das Menü ⋮ → «Vollmachten» und klicken Sie auf «Vollmacht eintragen». Wählen Sie Vollmacht-Geber und Vollmacht-Nehmer und klicken Sie auf «Speichern». Beide müssen im Aktienregister erfasst sein. Prüfen Sie vorher, ob Ihre Statuten die Vertretung durch diese Person zulassen. Einen Vertreter ohne eigene Aktien legen Sie als «Aktionär ohne Aktien» an.

1. Hat sich der Vollmacht-Geber bereits angemeldet, können Sie ihn als abgemeldet führen: «Anmeldungen» → «Aktionär an-/abmelden», Aktionär suchen, «Abgemeldet» wählen und auf «Abmelden» klicken. Die Liste zeigt ihn danach als «Abgemeldet», die Vollmacht bleibt bestehen.

1. Hat der Vollmacht-Nehmer noch keine eigene Zutrittskarte, melden Sie ihn unter «Anmeldungen» an und senden Sie ihm seine Karte.

2. Am Tag der Generalversammlung checkt der Vollmacht-Nehmer mit seiner eigenen Karte ein. Beim Scannen zeigt der Scanner an, wen er vertritt.

Präsenz und Quorum

• Ein Vertretener zählt zur Präsenz und zum Quorum, sobald sein Vertreter eingecheckt ist, auch wenn er selbst abgemeldet ist. Das gilt auch für das Abstimmungsprotokoll und die Berichte.
• Den Status «Eingecheckt» erhält, wer per Scan oder manuell über «Einchecken» eingecheckt wurde. Eine erfasste Vollmacht allein setzt diesen Status nicht.

Vertretungen in der Anmeldeliste

• Hat ein Aktionär einen Eintrag in der Anmeldeliste, steht unter seinem Status «Vertreten durch …» (Vollmacht-Geber) oder «Vertritt auch …» (Vollmacht-Nehmer).
• Über «Filter» → «Vertretung» zeigen Sie nur Vertretene («Vertreten») oder nur Vertreter («Vertritt andere»).
• Vertretene ohne eigene Anmeldung erscheinen nicht in der Liste. Die Übersicht oben zählt sie unter «Vertretung». Alle erfassten Vollmachten sehen Sie unter «Vollmachten».

Empfohlener Hinweis für die Einladung

Der folgende Hinweis beschreibt den Weg mit der Zutrittskarte. Fügen Sie ihn in Ihre Einladung zur GV ein — entweder in der Email-Einladung oder im PDF-Brief:

Vertretung

Aktionäre, die sich an der Generalversammlung vertreten lassen möchten, beachten bitte Folgendes:

• Melden Sie sich bitte trotzdem zur Generalversammlung an.
• Stellen Sie Ihrem Stellvertreter eine unterschriebene Vollmacht aus.
• Übergeben Sie ihm Ihre Zutrittskarte bzw. den QR-Code aus der Einladung und die Vollmacht. Er benötigt beides für den Zutritt zur Versammlung.

Digitale Vollmacht bei der Online-Abstimmung

Folgendes Video zeigt, wie Sie als Administrator die Vollmachten im Aktienregister hinterlegen. Die Vollmacht erlaubt dabei einem Aktionär im Namen eines anderen abzustimmen.

Details zur Funktionsweise der Vollmachten

• Ist der Bevollmächtigte kein Aktionär, kann dieser als “Aktionär ohne Aktien” im Aktienregister als Person angelegt werden.
• Eine Person kann von mehreren Aktionären bevollmächtigt werden.
• Der Bevollmächtigte kann für sich und die Vollmacht-Geber nur einheitlich abstimmen. Abweichende Stimmabgaben können über den Support von Das-Aktienregister.ch im System hinterlegt werden.
• Der Bevollmächtigte erhält per Email den Link zur Abstimmung und kann sich darüber einloggen

Abstimmung durch den Vollmacht-Nehmer

Das folgende Video zeigt die besondere Anzeige, wenn ein Aktionär für sich und einen Vollmacht-Geber abstimmt.