Abstimmung in Echtzeit (eVoting) vor Ort im Saal

Übersicht

Einleitung

Aufgrund der Corona-Krise haben die Aktiengesellschaften die Möglichkeiten bekommen, die Generalversammlung ohne physische Präsenz abzuhalten. Gemäss dem Art. 27 der Covid-19-Verordnung 3 ist die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung bis zum 31. Dezember 2021 zulässig.

Am 13. Juni 2021 findet die Volksabstimmung zum Covid-19-Gesetz statt. Lehnt das Volk das Gesetz ab, läuft es per 25. September 2021 ab. Wenn die Gesellschaft eine Generalversammlung vor dieser Frist anordnet, kann sie diese im Fall der Ablehnung trotzdem online durchführen.

Online-Abstimmung während der Generalversammlung

Suchen Sie nach einem Abstimmungstool für Ihre Generalversammlung, nutzen Sie die Funktion „Echtzeit-GV“ von www.das-aktienregister.ch. Sie ermöglicht es, die Abstimmung in Echtzeit online durchzuführen. Die App eignet sich für die Abstimmung sowohl bei einer physischen als auch virtuellen Generalversammlung. Echtzeit-GV erfordert keine Installation und ist in den Einstellungen der Generalversammlung einfach aktivierbar. Für eine Generalversammlung online verwenden Sie bitte parallel ein Videokonferenz-Tool (beispielsweise Zoom, MS Teams etc.).

Wie funktioniert das?

Nachdem Sie eine Generalversammlung angelegt und eingerichtet haben, versenden Sie die Einladungen an die Aktionäre. Über einen verschlüsselten Link in der Einladung kommen die Aktionäre auf die Online-Plattform, auf welcher die Abstimmung stattfindet. Die Gesellschafter können ihre Weisungen in Echtzeit erfassen und ändern. Sie sehen live, wie sich die Stimmen zu den einzelnen Traktanden verteilen. Am Ende erstellen Sie einen Bericht über die Abstimmungsergebnisse und laden Sie ihn herunter.

Info

Notwendige Abo-Pakete: Professional, Enterprise
Kosten: 2 Fr / eingeladenem Aktionär

Um die Option „Echtzeit-GV“ zu aktivieren, führen Sie folgende Schritte durch:

I. Generalversammlung anlegen und freigeben

Lesen Sie bitte unsere ausführliche Anleitung zum Anlegen von Generalversammlung.

1. Legen Sie die neue Generalversammlung an.

   

2. Klicken Sie auf den Button „Online-Abstimmung“. Im Punkt „Terminierung“ geben Sie das Datum für den Start und das Ende der Abstimmung an. Der Tag von Start und Ende der Generalversammlung muss identisch sein. Nachdem Sie das Datum gewählt haben, wird der Button „Echtzeit-GV“ oben sichtbar. Die Uhrzeit können Sie je nach Wunsch einstellen.

   

3. Fügen Sie die Traktanden hinzu und geben Sie die Abstimmung frei.

   

   

4. Füllen Sie sämtliche Felder im Menüpunkt „Versand der Einladung“ aus und geben Sie anschliessend die Generalversammlung frei.

   

5. Nun ist Ihre Generalversammlung angelegt.

   

II. Abstimmung in Echtzeit durchführen

Als Administrator

1. Um die Online-Abstimmung zu starten, klicken Sie am festgelegten Termin auf den Button „Echtzeit-GV“ im Bereich „Online-Abstimmung“.

   

2. Sie können die anwesenden Aktionäre sowie die Anzahl der vertretenen Stimmen sehen.

   

3. Sind alle zu erwartenden Teilnehmer vertreten, können Sie mit der Abstimmung beginnen. Dafür klicken Sie beim ersten Traktandum auf den Button „Abstimmung aktivieren“.

   

4. Nachdem sämtliche Aktionäre ihre Stimmen abgegeben haben, gehen Sie auf „Abstimmung beenden“ und dann auf „Weiter“.

   

5. Anschliessend gehen Sie die verbleibenden Traktanden einzeln durch. Bei jedem Traktandum müssen Sie die Abstimmung aktivieren und beenden.

   

6. Über den Button „Vorschau“ können Sie als Administrator sehen, wie die Abstimmung für die Aktionäre aussieht.

   

   

7. Nach der Beendigung der Abstimmung besteht die Möglichkeit bei Bedarf zu den einzelnen Traktanden zurückzukommen und fehlende Weisungen zu erteilen oder erneut abzustimmen. Dafür klicken Sie auf „Zurück“.

   

8. In der Historie im Bereich „Online-Abstimmung“ können Sie die letzten Vorgänge sehen, die die Aktionäre während der Abstimmung vorgenommenen haben.

   

9. Sie sind mit der Echtzeit-Abstimmung fertig. Nach dem Ablauf der Abstimmungszeit können Sie einen Bericht über die Abstimmungsergebnisse erstellen und herunterladen. Gehen Sie auf Menüpunkt „Berichte“.

   

   Im Auswahlmenü suchen Sie „Ergebnis der Online-Abstimmung“ aus und wählen Sie das gewünschte Dateiformat (PDF oder XLS) aus. Dann klicken Sie auf „Datei neu generieren“.

   

   Ihr Bericht ist erstellt. Sie können ihn herunterladen.

   

   Der Bericht gibt die verteilten Stimmen und das Quorum wieder.

   

   

   

Als Aktionär

Aktionäre bekommen einen verschlüsselten Link zur Abstimmung automatisch bei Beginn der Generalversammlung per Email. Mit dem Klick auf den Button „Weisungen erteilen“ betritt der Aktionär den virtuellen Raum, wo die Abstimmung stattfindet. Dort kann der Aktienbesitzer seine Stimme zum aktuell aktivierten Traktandum abgeben.

Seine Wahl muss der Aktionär mit dem „Speichern“ bestätigen. Wird die Antwort nicht gespeichert, wird die Stimme nicht abgegeben.

Falls der Aktionär seine Weisung ändern möchte, muss er eine andere Antwortmöglichkeit wählen und diese neu speichern. Die Option zur Änderung der Weisung steht dem Aktionär zu, solange die Abstimmung zum entsprechenden Traktandum aktiviert ist.

Vollmachten

Vollmachten, welche dritte Personen die Vertretung bei der Abstimmung erlauben, können im System für Abstimmungen in Echtzeit (VorOrt/Video) hinterlegt werden (Menü Generalversammlung -> Abstimmung -> Vollmachten). Die vertretende Person muss vorher im System als Aktionär angelegt werden, insofern Sie es noch nicht ist.

Bei der Abstimmung kann nur einheitlich (eigene Stimmen und Stimmen durch Vollmacht) abgestimmt werden. Unterschiedliche Stimmenabgaben für Stimmrechte durch Vollmacht und eigene Stimmrechte ist nicht möglich. Kann aber über den Support im System eingetragen werden.

Zusammenfassung

Anhand der App „Echtzeit-GV“ können Sie die Abstimmung parallel zu einer Videokonferenz oder zu einer Generalversammlung mit physischer Teilnahme abhalten. Die Option steht für die Nutzer des Pakets „Professional“ oder „Enterprise“ in ihrem Account bei www.das-aktienregister.ch jederzeit zur Verfügung und ist in wenigen Minuten einzurichten. Eine zusätzliche App für die Durchführung von Videokonferenz ist empfehlenswert.

Ihre Vorteile mit der Echtzeit-GV:

• Abstimmung in Echtzeit online;

• Versand der Einladungen;

• Erstellen und Herunterladen vom Bericht über die Abstimmungsergebnisse.