Dematerialisierung in Bucheffekten

Die Dematerialisierung wandelt Ihre Wertrechte in Bucheffekten um, die bei der SIX SIS verwahrt und in die Bankdepots Ihrer Aktionär*innen eingebucht werden können.

Der Ablauf umfasst Schritte bei Ihrer Bank, bei der SIX SIS und bei uns. Rechnen Sie insgesamt mit mehreren Monaten – der grösste Teil davon entfällt auf das Zahlstellenmandat.

Inhalt

Überblick

Beginnen Sie mit Schritt 5 sofort, parallel zu den Schritten 1 bis 4. Das Sammeln der Depotdaten dauert erfahrungsgemäss am längsten und ist Voraussetzung für Schritt 6.

Schritt 1: Zahlstellenmandat

Sprechen Sie mit Ihrer Hausbank. Gern stellen wir den Kontakt zu Banken her, die diese Dienstleistung anbieten.

Von der Anfrage bis zur Unterzeichnung des Mandats vergehen erfahrungsgemäss rund 8 Wochen.

Schritt 2: Statutenprüfung durch die SIX SIS

Die SIX SIS prüft, ob Ihre Statuten den notwendigen Passus für Bucheffekten enthalten, und bestätigt die Möglichkeit zur Dematerialisierung.

Die Statuten schickt wahlweise die Zahlstelle oder wir ein.

Schritt 3: Valorennummer

Ist eine Valorennummer vorhanden, muss sie in Ihrem Aktienregister hinterlegt sein. Sie finden das Feld unter Gesellschaft bei der jeweiligen Aktienart und können es selbst eintragen.

Ist noch keine vorhanden, beantragen wir sie bei der SIX.

Ohne hinterlegte Valorennummer funktioniert Schritt 6 nicht. Die Rückmeldungen der Banken werden ausschliesslich über die Valorennummer Ihrer Gesellschaft zugeordnet. Fehlt sie, bleiben eingehende Aufträge unverarbeitet.

Schritt 4: Formular 415

Die Zahlstelle füllt das Formular gemeinsam mit Ihnen aus und reicht es bei der SIX SIS ein. Es ist die Grundlage dafür, dass Ihre Aktien in den Systemen der SIX SIS als Bucheffekten angelegt werden.

Nach Einreichung benötigt die SIX SIS rund 7 Tage.

Schritt 5: Depotdaten sammeln

Damit Aktien in ein Bankdepot eingebucht werden können, brauchen wir von jeder Aktionär*in zwei Angaben:

• BIC der Depotbank
• Depot Nr.

Beide pflegen die Aktionärinnen selbst in ihrem Konto. Sie können sie einzeln dazu auffordern – öffnen Sie die Aktionärin und lösen Sie die Datenaktualisierung aus.

Planen Sie hierfür Zeit ein. Die automatische jährliche Datenaktualisierung eignet sich nicht für eine Dematerialisierungs-Kampagne: Sie überspringt unter anderem alle Aktionär*innen, die weniger als ein Jahr im Register sind, und alle ohne E-Mail-Adresse.

Für Aktionärinnen ohne E-Mail-Adresse* gibt es den Willkommensbrief – ein Schreiben mit QR-Code zum Versand per Post.

Achten Sie auf Grossschreibung des BIC. Ein klein geschriebener BIC wird nicht als Schweizer oder Liechtensteiner Bank erkannt; die Schaltfläche zur Einbuchung erscheint dann ohne Fehlermeldung nicht.

Schritt 6: Einbuchung in die Bankdepots

Sobald die SIX SIS Schritt 4 bestätigt hat, können die Aktien in die Depots eingebucht werden. Zwei Wege:

• Über die Zahlstelle – kostenpflichtig, ab CHF 150 pro Aktionär*in.
• Selbst über das Aktienregister – ohne Gebühr pro Aktionär*in.

Die Einbuchung starten entweder die Aktionärinnen selbst in ihrer Transaktionsliste oder Sie als Administratorin. Den Ablauf beschreibt die Anleitung Aktien in Bankdepots einbuchen.

Was wir vorher für Sie einrichten

Drei Dinge lassen sich nicht selbst aktivieren – melden Sie sich rechtzeitig bei uns:

• Das SIX SECOM AddOn für Ihre Gesellschaft
• Die SECOM-Freischaltung Ihres Benutzerkontos (sie hängt an der Person, nicht an der Gesellschaft)
• Die Kennung Ihrer Gesellschaft bei der SIX SIS

Fehlt davon etwas, sehen Sie das Menü «Verwahrung» gar nicht.

Was während der Einbuchung geschieht

Der Vorgang ist kein einzelner Schritt, sondern ein Austausch mit der Bank über mehrere Tage.

Die Aktien liegen zwischenzeitlich beim Dispo-Aktionär. Die Bank bucht sie zunächst aus dem Namen der Aktionärin aus; erst wenn diese bei ihrer Bank das Eintragungsgesuch* unterzeichnet hat, meldet die Bank sie zurück und die Aktien werden wieder auf ihren Namen eingetragen.

Bleiben Aktien länger beim Dispo-Aktionär liegen, erinnert unser System die Aktionärin automatisch per E-Mail an das Eintragungsgesuch. Informieren Sie Ihre Aktionärinnen vorab darüber – sonst kommt diese E-Mail unerwartet.

Bestehende Aktienzertifikate werden automatisch entwertet, sobald die zugehörigen Aktien ins Bankdepot eingebucht sind. Sie werden per E-Mail informiert. Das Papier selbst müssen Sie von der Aktionär*in zurückfordern und archivieren.

Nicht während der Generalversammlung

Vor einer Generalversammlung ist das Aktienregister gesperrt – standardmässig ab 21 Tage vor der GV bis zu deren Abschluss. Aufträge, die in diesem Zeitraum eintreffen, werden nicht verarbeitet.

Planen Sie eine Dematerialisierung deshalb nicht in die Zeit vor einer Generalversammlung.

Auswirkung auf die Dividende

Liegen Aktien im Bankdepot, rechnet das Aktienregister sie nicht mehr in die Dividendenzahlung ein – die Auszahlung läuft über die Bank.