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Das Aktienregister ermöglicht das Zusammenführen (Merge) von Benutzerkonten, um Duplikate zu vermeiden und die Datenverwaltung zu vereinfachen. Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Aktionär mehrere Konten mit verschiedenen E-Mail-Adressen hat oder wenn bei der Dateneingabe versehentlich Duplikate entstanden sind.
Überblick
Es gibt zwei Arten der Zusammenführung:
- Self-Service: Benutzer können eigene Konten mit identischer E-Mail-Adresse zusammenführen
- Administrator-Zusammenführung: Administratoren können Konten von Aktionären ihrer Gesellschaft zusammenführen
Wo Sie die Zusammenführung finden
Als Administrator: Öffnen Sie im Menü «Aktionäre unternehmensübergreifend». Suchen Sie den Namen, wählen Sie genau zwei Konten aus und klicken Sie auf «Nutzer zusammenlegen».
Anschliessend wählen Sie, welches Konto bestehen bleiben soll:
Als Aktionär: Bestehen zu Ihrer E-Mail-Adresse weitere Konten, erscheint auf Ihrer Startseite ein Hinweis mit dem Link «Jetzt zusammenlegen.»
Voraussetzungen für die Zusammenführung
Pflichtkriterien (für beide Arten)
1. Identische Rechtsform
Die Rechtsform (natürliche Person, juristische Person, etc.) muss übereinstimmen. Es ist nicht möglich, eine natürliche Person mit einer juristischen Person zusammenzuführen.
Nicht möglich: Natürliche Person ↔ AG Möglich: Natürliche Person ↔ Natürliche Person
2. Ähnlichkeit des Namens (Fuzzy Match)
Der vollständige Name muss eine Mindestähnlichkeit aufweisen:
- Administrator-Zusammenführung: ≥85% Übereinstimmung erforderlich
- Self-Service: ≥97% Übereinstimmung erforderlich
Beispiele:
- “Hans Müller” ↔ “Hans Mueller” → Hohe Ähnlichkeit
- “Hans Müller” ↔ “H. Müller” → Hohe Ähnlichkeit
- “Hans Müller” ↔ “Peter Schmidt” → Geringe Ähnlichkeit
Zusätzliche Kriterien nach Art der Zusammenführung
Self-Service Zusammenführung
Zusätzlich erforderlich:
- Identische E-Mail-Adresse: Beide Konten müssen exakt dieselbe E-Mail-Adresse haben
- Höhere Namensähnlichkeit: Mindestens 97% Übereinstimmung
Anwendungsfall: Ein Aktionär hat zwei Konten mit derselben E-Mail-Adresse hans.mueller@example.com versehentlich angelegt und möchte diese selbst zusammenführen.
Administrator-Zusammenführung
Zusätzlich erforderlich:
- Sie sind Administrator mindestens einer Gesellschaft, bei der beide Konten als Aktionär oder wirtschaftlich Berechtigter geführt werden
Flexibilität:
- E-Mail-Adressen können unterschiedlich sein
- Niedrigere Namensähnlichkeit ausreichend (85%)
Anwendungsfall: Ein Administrator stellt fest, dass “Hans Müller hans@privat.ch” und “Hans Mueller h.mueller@firma.ch” dieselbe Person sind und führt die Konten zusammen.
Ablauf der Zusammenführung
1. Datenübertragung
Leere Felder des Zielkontos werden mit Daten aus den Quellkonten aufgefüllt:
- Benutzerdaten (Vorname, Nachname, etc.)
- Profildaten (Adresse, Telefon, Bankverbindung, etc.)
2. Aktionärszusammenführung
Falls beide Benutzer Aktionäre derselben Gesellschaft sind, werden diese Aktionärseinträge zusammengeführt. Alle Transaktionen und Dokumente werden dem Zielaktionär zugeordnet.
3. Objektzusammenführung
Alle verknüpften Objekte werden dem Zielkonto zugeordnet:
- Aktionärseinträge
- wirtschaftlich Berechtigte-Einträge
- Dokumente
- E-Mail-Verlauf
- Audit-Trail
4. Löschung der Quellkonten
Nach erfolgreicher Zusammenführung werden die Quellkonten unwiderruflich gelöscht.
Revision und Nachvollziehbarkeit
Alle Zusammenführungen werden im System-Audit-Trail protokolliert:
- Zeitpunkt der Zusammenführung
- Ausführender Benutzer
- Quell- und Zielkonto
- Anzahl gelöschter Objekte
- Liste der gelöschten Objekte
Diese Informationen können jederzeit für Revisionszwecke eingesehen werden.
Best Practices
Vor der Zusammenführung
- Daten prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Konten wirklich zur selben Person/Gesellschaft gehören
- Zielkonto wählen: Wählen Sie als Zielkonto dasjenige mit den vollständigsten Daten
- Backup: Bei größeren Zusammenführungen empfiehlt sich ein Export der Daten vor der Operation
Für Administratoren
- Verwenden Sie die Zusammenführung gezielt bei eindeutigen Duplikaten
- Dokumentieren Sie den Grund für die Zusammenführung (wird im Audit-Trail gespeichert)
- Bei Unsicherheit: Kontaktieren Sie den Aktionär zur Bestätigung
Für Aktionäre (Self-Service)
- Verwenden Sie dieselbe E-Mail-Adresse für alle Ihre Konten
- Bei mehreren E-Mail-Adressen: Wenden Sie sich an Ihren Administrator
Welches Konto als Zielkonto?
Wählen Sie das Konto mit den vollständigeren Angaben. Beim Zusammenführen werden nur leere Textfelder des Zielkontos aus dem Quellkonto ergänzt. Angaben wie das Geburtsdatum werden nicht übertragen – sie gehen mit dem Quellkonto verloren.
Doppelte Einträge des Quellkontos – etwa eine zweite Anmeldung zur selben Generalversammlung, Markierungen oder Bewertungen – werden dabei verworfen.
Was nach der Zusammenführung gilt
- Das Quellkonto wird gelöscht. Sein Login funktioniert danach nicht mehr.
- Das Zielkonto behält sein bisheriges Passwort.
- Die Zusammenführung lässt sich im Produkt nicht rückgängig machen. Alle Schritte werden protokolliert; eine Wiederherstellung ist nur über den Support möglich.
Prüfen Sie deshalb vor dem Zusammenführen in Ruhe, ob wirklich beide Konten dieselbe Person oder Gesellschaft betreffen.
Häufige Fragen
Q: Kann ich eine Zusammenführung rückgängig machen? A: Nein, die Zusammenführung ist nicht umkehrbar. Die gelöschten Konten können nicht wiederhergestellt werden. Allerdings bleiben alle Daten und Transaktionen im Zielkonto erhalten.
Q: Was passiert mit den Aktiennummern nach der Zusammenführung? A: Alle Aktiennummern und Bestände bleiben unverändert erhalten und werden dem Zielkonto zugeordnet.
Q: Warum kann ich meine eigenen Konten nicht zusammenführen? A: Ihre Konten verwenden vermutlich unterschiedliche E-Mail-Adressen oder die Namensähnlichkeit liegt unter 97%. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Q: Ich bin Administrator - warum kann ich zwei Konten nicht zusammenführen? A: Prüfen Sie folgende Punkte:
- Sind die Rechtsformen identisch?
- Liegt die Namensähnlichkeit über 85%?
- Sind Sie Administrator mindestens einer Gesellschaft, bei der beide Konten geführt werden?
Support
Bei Fragen zur Zusammenführung von Benutzerkonten wenden Sie sich bitte an unseren Support: support@das-aktienregister.ch