In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Einladung zu der Generalversammlung an die Gesellschafter mit www.das-aktienregister.ch versenden und die Ergebnisse der Auswertung herunterladen.
Teil 1: Vorbereitung und Durchführung der Online-Abstimmung
Übersicht
Einladung
Im Konto des Unternehmens kann ein Brief zur Einladung zur GV durch den Support aktiviert werden. Dieser kann als PDF erstellt und bequem nach dem Ausdruck an alle Aktionäre ohne Email per Post versendet werden.
1. E-Mails
Rund um die Abstimmung gibt es 4 E-Mails:
• Ankündigung
• Start
• Bald endend
• Abgeschlossen
a) Einladung / Ankündigung der Abstimmung
Die Ankündigung zur Abstimmung verschicken Sie über unser Modul zum Versand der Einladung zur GV als E-Mail mit Link und ggf. PDF-Dokumenten. Dort können Sie den Text beliebig frei gestalten.
Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand der Einladung aus. Als Nächstes ergänzen Sie das Feld „Betreff“. Nun können Sie den Text der Einladung bearbeiten. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungs-Tools zur Verfügung.
Im Kasten finden Sie eine vorgefertigte Vorlage für die Einladung. Anstelle der Platzhalter Linien fügen Sie die Informationen zu Ihrer Generalversammlung ein.
Die Formulierung #SALUTATION# wird beim Versand automatisch zu der individuellen Anrede mit dem Vor- und Nachnamen des jeweiligen Aktionärs.
Falls Sie die Unterlagen für die Generalversammlung ihrer Einladung hinzufügen möchten, verwenden Sie die Option „Datei hochladen“. Die Dokumente müssen im PDF-Format sein. Zum Entfernen klicken Sie auf das blaue Kreuz.
Die fertige Einladung können Sie sich vor dem Versand ansehen. Dafür gehen Sie auf „Test Email versenden“, wählen Sie den Empfänger aus und klicken Sie auf das Kästchen. Sie können zusätzlich bis zu drei E-Mail-Adressen hinzufügen. In Ihrem Postfach finden Sie jetzt die Einladung zur Kontrolle.
Den Versand an die Aktionäre bestätigen Sie mit dem Klick auf den Button „Versand freigeben“. Beachten Sie bitte, dass die Einladung nach diesem Vorgang nicht mehr bearbeitet werden kann.
b) Emails zu Start, Erinnerung, Danke
Die anderen E-Mails werden automatisch bei Start, 3 Tage vor Ende und am Tag nach Ende der Abstimmung verschickt. Diese können Sie sich bei der Einrichtung des eVotings testweise per E-Mail zuschicken lassen.
2. Auswertung
Nach erfolgreicher Durchführung des eVotings laden Sie unter dem Menü Berichte den Bericht Ergebnisse der Online-Abstimmung herunter.
Der Bericht beinhaltet:
• Datum der Erstellung des Berichts
• Überblick Traktanden zzgl. Empfehlung des VR zur Stimmabgabe zzgl. Auswertung der Abstimmergebnisse absolut und in Prozent.
• Stimmauswertung pro Aktionär
Erläuterung der Kennzahlen
In der Zusammenfassung finden sich folgende Kennzahlen.
Stimmberechtigte Stimmen
Alle Stimmen von ausgegebenen Wertpapieren. Stimmen von Wertpapieren, welche die Gesellschaft hält, sind nicht enhalten. Nicht stimmberechtigte Wertpapiere ebenfalls. Stimmen virtueller Aktionäre wie Dispo-Aktionär und Übertrags-Aktionär sind nicht enthalten.
Anzahl stimmberechtigter Aktionäre
Anzahl der Aktionäre mit Aktienbestand zum Stichtag der Generalversammlung. Der Aktionär, welcher die Gesellschaft selbst repräsentiert als auch evtl. virtuelle Aktionäre wie Dispo-Aktionär und Übertrags-Aktionär sind nicht enthalten.
Gesamt Aktionäre anwesend
Anzahl der an der GV teilnehmenden Aktionäre. Ermittelt aus der Anzahl der Aktionäre, welche dem UNAB Weisungen erteilten und Aktionäre, welche bei der GV eingecheckt wurden. Bei der VorOrt-GV ist dies bei der Einlasskontrolle oder durch Selbst-Checkin, wenn aktiviert. Bei der Video GV, alle Aktionäre, welche den Video-Raum während der GV mindestens einmal betreten haben.
Gesamt Stimmen anwesend
Anzahl der Stimmen der anwesenden Aktionäre (siehe Gesamt Aktionäre anwesend) zum Stichtag der GV.
Prozent Stimmen anwesend (Basis Stimmen gesamt ausgegeben)
Errechnet sich aus Gesamt Stimmen anwesend geteilt durch Stimmberechtigte Stimmen.
3. Zusammenfassung
Mit der App von www.das-aktienregister.ch profitieren Sie von:
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Einladungen online versenden (Zeitersparnis & kein Papieraufwand);
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Unterlagen zu der Generalversammlung (bspw. Geschäftsbericht, Traktanden etc.) den Aktionären elektronisch zukommen lassen;
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Bericht über die Abstimmungsergebnisse erstellen und herunterladen.