Online-Abstimmung zur Generalversammlung (eVoting): Versand der Einladungen und Auswertung der Ergebnisse

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In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Einladung zu der Generalversammlung an die Gesellschafter mit www.das-aktienregister.ch versenden und die Ergebnisse der Auswertung herunterladen.

1. E-Mails

Rund um die Abstimmung gibt es 4 E-Mails:
• Ankündigung
• Start
• Bald endend
• Abgeschlossen

a) Ankündigung

Die Ankündigung verschicken Sie über unser Modul zum Versand der Einladung zur GV als E-Mail mit Link und ggf. PDF-Dokumenten. Dort können Sie den Text beliebig frei gestalten.

Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand der Einladung aus. Als Nächstes ergänzen Sie das Feld „Betreff“. Nun können Sie den Text der Einladung bearbeiten. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungs-Tools zur Verfügung.

Im Kasten finden Sie eine vorgefertigte Vorlage für die Einladung. Anstelle der Platzhalter Linien fügen Sie die Informationen zu Ihrer Generalversammlung ein.

Die Formulierung #SALUTATION# wird beim Versand automatisch zu der individuellen Anrede mit dem Vor- und Nachnamen des jeweiligen Aktionärs.

Falls Sie die Unterlagen für die Generalversammlung ihrer Einladung hinzufügen möchten, verwenden Sie die Option „Datei hochladen“. Die Dokumente müssen im PDF-Format sein. Zum Entfernen klicken Sie auf das blaue Kreuz.

Die fertige Einladung können Sie sich vor dem Versand ansehen. Dafür gehen Sie auf „Test Email versenden“, wählen Sie den Empfänger aus und klicken Sie auf das Kästchen. Sie können zusätzlich bis zu drei E-Mail-Adressen hinzufügen. In Ihrem Postfach finden Sie jetzt die Einladung zur Kontrolle.

Den Versand an die Aktionäre bestätigen Sie mit dem Klick auf den Button „Versand freigeben“. Beachten Sie bitte, dass die Einladung nach diesem Vorgang nicht mehr bearbeitet werden kann.

b) Start, bald endend, abgeschlossen

Die anderen E-Mails werden automatisch bei Start, 3 Tage vor Ende und am Tag nach Ende der Abstimmung verschickt. Diese können Sie sich bei der Einrichtung des eVotings testweise per E-Mail zuschicken lassen.

2. Auswertung

Nach erfolgreicher Durchführung des eVotings laden Sie unter dem Menü Berichte den Bericht Ergebnisse der Online-Abstimmung herunter.

Der Bericht beinhaltet:

• Datum der Erstellung des Berichts
• Überblick Traktanden zzgl. Empfehlung des VR zur Stimmabgabe zzgl. Auswertung der Abstimmergebnisse absolut und in Prozent.
• Stimmauswertung pro Aktionär


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