Online-Abstimmung vorab der Generalversammlung (eVoting): Teil 1

Seitdem die „Abzocker-Initiative“ angenommen wurde, müssen börsenkotierte Aktiengesellschaften ihren Anteilseignern eine elektronische Stimmausübung ermöglichen (Art. 95 Abs. 3 lit. a S. 4 HS. 1 BV). Die Aktionäre geben ihre Stimmen online im Vorfeld der Generalversammlung ab. Die elektronische Fernabstimmung erfolgt jedoch nicht direkt gegenüber der Gesellschaft, sondern indirekt gegenüber dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter (indirect voting, Art. 9 VegüV).

Wie funktioniert das?

Das Aktienregister.ch gibt Ihren Aktionären die Möglichkeit der elektronischen Fernabstimmung vorab der Generalversammlung. Sie legen eine Generalversammlung an, fügen die Traktanden hinzu, laden die notwendigen Unterlagen hoch und laden die Aktionäre ein. Jeder Aktionär erhält einen verschlüsselten Link zu der Abstimmungsplattform, auf welcher er Weisungen erteilen, Fragen zu den Traktanden stellen und Kommentare hinterlassen kann. Bis zu einer bestimmten Frist können die Aktionäre ihre Weisungen ändern. Nach der Beendigung der Online-Abstimmung wird ein Bericht über die Abstimmungsergebnisse generiert, den Sie auf Ihrem Computer speichern können.

Im Folgenden finden Sie alle Informationen zur Durchführung einer Online-Abstimmung zur GV mit www.das-aktienregister.ch. Konkret: Setup und Durchführung.

Teil 2: Leitfaden zum Versand der Einladungen und zur Auswertung der Ergebnisse der Online-Abstimmung.

Info

Notwendige Abo-Pakete: Professional, Enterprise
Kosten: 1 Fr / eingeladenem Aktionär

Vorbereitung

a) Generalversammlung anlegen

In Ihrem Account gehen Sie auf den Menüpunkt „Generalversammlung“ und wählen Sie dort „Generalversammlung anlegen“.

Dann tragen Sie das Datum Ihrer Generalversammlung ein. Sie können das Datum entweder eintippen oder im Kalender wählen.

Ihre Generalversammlung ist nun angelegt und als Entwurf gespeichert. Klicken Sie darauf.

In der Übersicht sehen Sie die Daten der bevorstehenden Veranstaltung kurz zusammengefasst. Sie können nach Wunsch die Adresse des Ortes unten eintragen, an dem sich die Aktionäre treffen müssen. Der Veranstaltungsort wird auf der Karte angezeigt.

Falls Sie die Zutrittskarten an die Aktionäre versenden möchten, füllen Sie das Feld „Zutrittskarten bestellbar bis“ ganz unten. Dort geben Sie das Datum ein, bis zu welchem sich die Gesellschafter eine Zutrittskarte bestellen können.

Die Zutrittskarten schicken Sie dann mit der Post zu.

Die Aktionäre können in ihrem Profil die Zutrittskarte bestellen.

Bei Bedarf kann der Gesellschafter die Bestellung seiner Zutrittskarte wieder aufheben.

b) Online-Abstimmung einrichten

Klicken Sie auf den Button „Online-Abstimmung“.

Stellen Sie Beginn und Ende der Online-Abstimmung mindestens eine Woche vor Start ein. Sie können das Datum und die Uhrzeit nach Ihrem Wunsch anpassen.

Anschliessend geben Sie die Traktanden mit Nummer, Titel und Text ein.

Bitte geben Sie pro Traktandum die Empfehlung des Verwaltungsrates an. Diese wird für den Aktionär als vorausgewählt angezeigt.

Sie können einzelne Traktanden als “nicht-abstimmbar” markieren. Damit vereinfacht sich die Strukturierung der Traktanden und Sie können Gruppen optisch zusammenfassen.
Klicken Sie in das Kästchen und nehmen Sie das Häkchen raus.

In der Vorschau (Schaltfläche oben rechts) schauen Sie sich das Ergebnis Ihrer Arbeit an.

Falls Sie Änderungen vornehmen müssen, gehen Sie auf „Bearbeiten“.

Bevor Sie das Ergebnis speichern und die Aktionäre über den Start der Abstimmung benachrichtigt werden, können Sie sich die E-Mails vorab anschauen. Dafür klicken Sie auf den Button „Test Emails“.

In Ihrem Postfach finden Sie eine Test-Mail.

Ist alles erledigt und fehlerfrei: schalten Sie im letzten Schritt die Online-Abstimmung frei.

Falls Sie doch einige Angaben ändern müssen, können Sie auf „Freigabe aufheben“ klicken und über den Button „Zurück“ zurückgehen. Im Anschluss gehen Sie auf „Freigeben“. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Achten Sie bitte auf das Datum des Startes der Abstimmung (s. Terminierung). Ab diesem Zeitpunkt sind keine Änderungen mehr möglich.

Um zum Hauptmenü der Generalversammlung zurückzukommen, klicken Sie auf „Übersicht GV“.

2. Durchführung

Alle Aktionäre werden per E-Mail über die Abstimmung benachrichtigt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt „E-Mails“.

Der Link in der E-Mail führt die Aktionäre direkt zu der Online-Abstimmung.

Über den Button „Weisungen erteilen“ können die Aktionäre ihre Stimmen abgeben, Kommentare hinterlassen oder Fragen zu den Traktanden stellen.

Am Ende müssen die Aktionäre die Ergebnisse der Abstimmung speichern.

Sie können Sich live in der Historie und den Kommentaren das Feedback der Teilnehmer anschauen.

Zusätzlich werden Sie über die Fragen der Aktionäre zu der Generalversammlung per E-Mail benachrichtigt.

Die später noch zu erklärenden Berichte bilden den Datenstand in Echtzeit ab.
Mehr gibt es jetzt nicht zu tun.

Zusammenfassung

Ihre Vorteile mit der App von www.das-aktienregister.ch:

  • Weisungserteilung online für die Aktionäre;

  • Bestellung von Zutrittskarten;

  • Q&A: Kommunikation mit dem Aktionariat über „Frage und Antwort“-Funktion.


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