Tools & Apps für Online-Generalversammlung

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Inhaltsverzeichnis

I. Technische Anforderungen an das Tool

II. Einfache Tools

1. Services für die Durchführung der Videokonferenzen
a) Zoom
b) Jitsi Meet
c) Microsoft Teams
d) Google-Meet
e) GoToWebinar

2. Services für die Abstimmung online
a) Online-Umfrage
b) Online-Abstimmung mit Doodle

III. Spezielle Services für die Durchführung der Generalversammlung online

1. Tools für komplette Durchführung der virtuellen Generalversammlung
a) daura
b) Digitale Voting-Plattform DIVO
c) GroupConsulter
d) Klixa

2. Tools für die Live-Abstimmung
a) Primesvote
b) Live-Abstimmung über polyas
c) Sharelog GV von segetis

I. Technische Anforderungen an das Tool

1. Funktionalität

Das Tool für die Durchführung einer digitalen Generalversammlung muss über drei Optionen verfügen:

  • Audio- oder Videokonferenz für die Kommunikation der Teilnehmer gegebenenfalls mit der Chatfunktion für die Textnachrichten;

  • Online-Abstimmung für die Abstimmung in Echtzeit;

  • Datenraum für die Ablage von Unterlagen.

Dies können drei verschiedene Apps sein oder eine Plattform, die all diese Funktionen umfasst.

2. Nutzerfreundlichkeit

Durch den Einsatz der App müssen die Gesellschafter weder technische noch finanzielle Schwierigkeiten erleiden. Je einfacher das Tool ist, desto schneller und effizienter läuft die Versammlung ab.

Ausreichend für die Teilnahme ist ein übliches Endgerät mit Webcam (Computer, Tablet, Smartphone) und eine Breitband-Internetleitung.

3. Datensicherheit

Das Tool hat eine sichere Abwicklung der Versammlung zu gewährleisten. Die hochgeladenen Dokumente und den Zugang zum virtuellen Raum erhalten ausschliesslich die teilnahmeberechtigten Mitglieder. Ausserdem muss die gewählte App die Identifikation der Teilnehmer ermöglichen.

II. Einfache Tools

1. Services für die Durchführung der Videokonferenzen

Zwar können die Audio- und Videokonferenzen ein persönliches Treffen der Aktionäre nicht ersetzen. Sie stellen jedoch eine gute Alternative zu den Präsenzveranstaltungen dar. Das Angebot von Tools für Audio- und Videomeetings ist heute zahlreich.

Die Preise sind von Teilnehmeranzahl, Sitzungsdauer und zusätzlichen Funktionen (z.B. Videoaufzeichnung, Screensharing, Moderation) abhängig. Die KMUs können viele Tools kostenlos oder zu einem niedrigen Preis erwerben.

a) Zoom

Zoom Videokonferenz

Zoom ist einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Mit Zoom können sich die Gesellschafter per Video oder Audio oder beides virtuell treffen. Der Dienst eignet sich sowohl für die Durchführung der gemütlichen Sitzungen für die KMUs als auch für globale Videokonferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmern für die grossen Aktiengesellschaften.

Verwendung:

Quelle: www.zoom.us

Die Nutzung der Plattform ist sowohl mit als auch ohne Registrierung und Anmeldung möglich. Die Gesellschafter bekommen einen Link, über den sie den virtuellen Raum betreten. Für die Teilnahme brauchen die Aktionäre einen Computer mit Webcam oder ein Smartphone. Während der Konferenz steht die Chat-Funktion für Fragen und Kommentare zur Verfügung. Der Verwaltungsrat kann während der Präsentation die Bildschirmfreigabe und das Whiteboarding verwenden.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung über die Umfragefunktion (anonym oder nicht anonym)

Datenraum

Preis:

Bereits mit der kostenlosen Basis-Version können bis zu 100 Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen. Die Sitzungsdauer der kostenlosen Version ist jedoch auf 40 Minuten beschränkt.

Ab 13,99 Euro monatlich kommen die unbegrenzte Sitzungsdauer (24 h) und die Verwaltung auf der Administratorebene sowie weitere Optionen dazu.

Vorteile:

  • schnell

  • einfach

  • preisgünstig

Nachteile:

keine nennenswerten Nachteile

b) Jitsi Meet

Quelle: www.meet.jit.si

Ein weiterer marktführender Dienst für Videokonferenzen und Messaging ist Jitsi. Jitsi Meet ist eine Web-App, für die keine Installierung oder Anmeldung notwendig ist. Die Verwendung der App ist komplett kostenlos. An der Videokonferenz können sich bis zu 50 Teilnehmer beteiligen. Es gibt keine Begrenzung der Dauer und der Anzahl von Meetings.

Ein wesentlicher Vorteil von Jitsi Meet ist im Gegensatz zu den anderen ähnlichen Services die End-To-End-Verschlüsselung der Gruppen-Videochats. Dies ist die sicherste Form der Verschlüsselung, die ausschliesslich den Kommunikationspartnern den Zugang zu den Anrufen und Nachrichten ermöglicht. Ausserdem speichert die App keine Daten der Teilnehmer und verkauft sie nicht weiter.

Jitsi Meet ist auf dem Computer, Smartphone oder Tablet verfügbar. Am besten funktioniert die App mit dem Browser Chrome. Jitsi Meet ist mit Google, Microsoft und Slack kompatibel.

Quelle: www.workspace.google.com

Verwendung:

Der Verwaltungsrat erstellt einen Meetingraum auf der Webseite www.meet.jit.si, gibt einen eigenen Meeting-Namen ein und betritt diesen Raum mit „Los“. Es ist möglich, ein Passwort für den Meetingraum zu geben, um eine unbefugte Teilnahme zu verhindern. Die Gesellschafter erhalten vom Verwaltungsrat einen Meetingraum-Link, beispielsweise per E-Mail.

Während des Gesprächs kann der Verwaltungsrat seinen Bildschirm teilen, um die Präsentationen und Dokumente einzublenden. Möchten die Teilnehmer eine Frage stellen oder sich zum Thema äußern, können sie die Chatfunktion oder das Zeichen „Hand heben“ dafür verwenden.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung über private Nachrichten oder das Feature „Hand heben“

Datenraum

Preis: kostenlos

Vorteile:

  • hohe Datensicherheit (End-To-End-Verschlüsselung)
  • kein Konto und keine Installierung notwendig
  • kostenlos
  • beliebig viele Meetings ohne Zeitbegrenzung

Nachteile:

  • maximal 50 Teilnehmer
  • keinen Datenraum

c) Microsoft Teams

Quelle: www.microsoft.com

Die Unternehmen, die über das Paket Microsoft 365 verfügen, können vom virtuellen Raum von Microsoft Teams profitieren. Der Dienst ist mit Skype kompatibel, dessen Nutzer sich mit beteiligen können. Microsoft Teams ist von allen Endgeräten verfügbar.

Verwendung:

MS Teams Datenraum

Der Verwaltungsrat stellt ein Team zusammen. Innerhalb des Teams können die Gesellschafter chatten, telefonieren oder Videokonferenzen durchführen. Mithilfe des Microsoft Outlook-Services ist es möglich, die bevorstehende Versammlung im Kalender zu planen und die Einladungen per E-Mail zu verschicken. Die Teilnehmer können während der Vorbereitung die Dokumente zusammen bearbeiten.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung über die Option „Formulare“ (anonym oder nicht anonym)

Datenraum

Vorteil:

Für Microsoft-Office-Nutzer sind keine zusätzlichen Tools erforderlich.

Nachteil:

Microsoft-Konto ist nötig.

Preis:

Die Free-Version ermöglicht die Gruppen-Videotelefonate bis 300 Teilnehmer. Weitere Optionen sind vom Microsoft 365-Abonnement abhängig.

d) Google-Meet (ehemals Hangouts Meet)

Quelle: www.meet.google.com

Mit Google-Meet können die Teilnehmer Audio- und Videokonferenzen durchführen. Alle Nutzer von Gmail haben die Meet-Funktion im Mail-Programm bereits integriert. Die Teilnehmer können weitere Services von Google wie Kalender und Drive für die Planung der Veranstaltung und das Hochladen von Dokumenten verwenden.

Verwendung:

Die Nutzer mit einem Unternehmenskonto bei Google können den Dienst über www.meet.google.com öffnen und dann auf „Videokonferenz starten oder beitreten“ klicken. Der Verwaltungsrat kann die Teilnahme zulassen oder verweigern. Das Service sichert die Gespräche der Nutzer durch die Verschlüsselung der Videokonferenzen.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung: kostenlos über die Google Umfrage (anonym oder nicht anonym) oder über die integrierte Umfragefunktion in Google Meet für kostenpflichtige Pakete (nicht anonym, die Ergebnisse sind für den Moderator sichtbar).

Datenraum

Vorteil:

Das Tool ist für Gmail-Nutzer einfach und schnell zugänglich.

Nachteil:

Google-Konto ist nötig.

Preis:

Mit der kostenlosen Version können die Nutzer die Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern maximal 60 Minuten lang abhalten. Die Pakete Essential und Enterprise ermöglichen die Sitzungen bis zu 300 Stunden mit bis zu jeweils 150 und 250 Teilnehmern.

e) GoToWebinar

Quelle: www.gotomeeting.com

GoToWebinar ist ein Tool für die Online-Veranstaltungen. Es eignet sich insbesondere für Aktiengesellschaften mit einem grossen Aktionariat. Der Dienst ermöglicht die Videokonferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmern.

Verwendung:

Der Verwaltungsrat registriert sich auf der Plattform www.gotomeeting.com. Im virtuellen Raum gibt es die Möglichkeit, die Veranstaltung anzulegen, die notwendigen Unterlagen hochzuladen und eine Umfrage für die Abstimmung zu erstellen. Die Teilnehmer erhalten in der Einladung einen Zugangslink oder eine Webinar-ID-Nummer. Während der Veranstaltung können die Teilnehmer Fragen schriftlich stellen und chatten. Der Verwaltungsrat kann seinen Bildschirm mit den Gesellschaftern teilen. Es ist möglich, die Versammlung live zu übertragen oder aufzuzeichnen.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung über Umfrage oder Kurzumfrage

Datenraum

Preis:

Die kostenlose Version ist für 7 Tage ohne Kreditkarte verfügbar. Die Kosten für ein Abo unterscheiden sich jeweils nach Teilnehmeranzahl und Leistungsumfang. Die Preise beginnen ab 89 USD bei jährlicher respektive ab 109 USD bei monatlicher Zahlung.

Vorteile:

  • schnell

  • intuitiv verständlich

  • bis zu 1000 Teilnehmern

Nachteil:

Der Preis ist ziemlich hoch.

Weitere Tools

Neben den oben erwähnten Tools gibt es eine Vielzahl von Apps für die Abwicklung der Audio- und Videomeetings. Darunter zählen insbesondere Skype und Skype for Business, Slack, BlueJeans, facetime, Mumble-Server, Cisco WebEX etc.

2. Services für die Abstimmung online

a) Online-Umfrage

Mithilfe von einer Online-Umfrage können die Teilnehmer die wichtigen Themen während der Vorbereitung an die Generalversammlung gemeinsam besprechen. Dies können beispielsweise Fragen zu den Traktanden sein.

Verwendung:

Der Verwaltungsrat erstellt eine Umfrage (z.B. über Google-Umfragen). Die Teilnehmer bekommen einen Link zu der Umfrage und haben die Möglichkeit, ihre Fragen zu stellen oder Kommentare zu schreiben.

b) Online-Abstimmung mit Doodle

Doodle bietet ein Service für die Online-Abstimmung an.

Verwendung:

Der Verwaltungsrat wählt einen Abstimmungstermin und stellt die Abstimmungsoptionen fertig. Die Aktionäre bekommen von dem Verwaltungsrat einen Link. Auf der Plattform können die Teilnehmer mit der Online-Abstimmung starten, ohne sich registrieren zu müssen.

Vorteile:

kostenlos, schnell, einfach

Nachteil:

Es gibt keine Teilnehmeridentifikation.

III. Spezielle Services für die Durchführung der Generalversammlung online

Neben den Apps und Tools, die sich für die Durchführung der digitalen Konferenzen allgemein eignen, gibt es Online-Services, die sich explizit auf der Generalversammlung spezialisieren. Dabei sind zwei Arten der Online-Dienste zu unterscheiden:

  • Tools für komplette Durchführung der virtuellen Generalversammlung

  • Tools für Online-Abstimmung

Unten stellen wir Ihnen einige Plattformen für die Abwicklung der Generalversammlung online und deren Leistungsumfang vor.

1. Tools für komplette Durchführung der virtuellen Generalversammlung

Das Besondere an den speziellen Tools für die virtuelle Generalversammlung ist, dass sie dem Verwaltungsrat alle Vor- und Nachbereitungsarbeiten abnehmen. Alle organisatorischen Aufgaben vom Versand der Einladungen und Protokollierung des Ablaufs der Versammlung bis Teilnehmeridentifikation erfolgen automatisch. Der Verwaltungsrat muss nur erforderliche Dokumente hochladen und notwendige Parameter für die Veranstaltung einstellen.

Ausserdem erfolgen alle Vorgänge über eine einheitliche Plattform, sodass keine zusätzlichen Apps und Tools nötig sind. Videokonferenz, Chat-Funktion und Abstimmung online – all diese Optionen sind über die Plattform verfügbar.

Darüber hinaus garantieren die Anbieter die Datensicherheit durch die Verschlüsselung der Daten und das Token-Verfahren.

a) daura

Quelle: www.daura.ch

daura positioniert sich als eine Plattform für KMUs, über die sie ihre Generalversammlungen digital abwickeln können. Die Generalversammlung erfolgt vollständig automatisch. Der Verwaltungsrat muss lediglich eine der angebotenen Optionen wählen.

Die Plattform basiert auf einem Blockchain-System, das die Datensicherheit garantiert. Jeder Vorgang wird nicht löschbar in einem Block gespeichert, was die Betrüge und Hackerangriffe praktisch unmöglich macht. Für den Zugang zu der Plattform ist ein Computer oder Smartphone nötig.

Verwendung:

Quelle: www.daura.ch

Zuerst lädt der Verwaltungsrat das Aktienbuch hoch, anhand dessen das Tool die Einladungen an die angegebenen Adressen versendet. Jeder Aktionär bekommt per E-Mail einen Zugangslink und loggt sich auf der Plattform ein. Auf der Plattform bekommt der Aktionär einen persönlichen Token für die Identifikation und Stimmabgabe.

Der Dienst sieht die Möglichkeit einer Stimmrechtsvertretung vor. Kann der Aktionär an der Generalversammlung nicht teilnehmen, kann er mit seinem Token die Stimme bei dem Stimmrechtsvertreter abgeben.

Am Ende der Veranstaltung steht das fertige Protokoll dem Verwaltungsrat zu.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung

Datenraum

Vorteile:

  • digitale Teilnehmeridentifikation (Token)

  • Datensicherheit

  • Real-Time Abstimmung und Ergebnisse

  • kein organisatorischer Aufwand (elektronische Einladung, Protokollierung)

Nachteile:

hoher Preis (bis 20 Aktionäre – einmalig 700 CHF, bis 49 Aktionäre – 1500 CHF, ab 50 Aktionäre – ab 1530 CHF)

b) Digitale Voting-Plattform DIVO

Quelle: www.digital-voting.com

Die Plattform DIVO basiert ebenso wie daura auf einem Blockchain-System, was die Zuverlässigkeit des Dienstes erhöht.

Verwendung:

Der Verwaltungsrat erfasst die Traktanden, legt die Rahmenbedingungen für die Abstimmung fest und lädt die Dokumente und das Aktienbuch hoch. Für die Teilnahme an der Generalversammlung brauchen die Teilnehmer ein Endgerät: Computer, Tablet, Smartphone. Die Aktionäre loggen sich ein. Beim Einloggen erfolgt automatisch die Identifikation und Verifizierung der Teilnehmenden. Während der Versammlung kann der Verwaltungsrat den Aktionären Dokumente anzeigen und das Protokoll führen. Die Abstimmung erfolgt in Echtzeit. Die Ergebnisse kann der Verwaltungsrat entweder anonymisiert oder in Details anzeigen.

Der Dienst verfügt über die Funktion der biometrischen Gesichtserkennung aller Teilnehmenden, um eine unbefugte Teilnahme auszuschliessen. Rechtlich gesehen ist es umstritten, ob dies mit den Datenschutzvorgaben vereinbar ist.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung

Datenraum

Vorteile:

  • digitale Teilnehmeridentifikation

  • Datensicherheit

  • Real-Time Abstimmung und Ergebnisse

  • kein organisatorischer Aufwand (elektronische Einladung, Protokollierung)

Nachteil:

biometrische Identifikation der Teilnehmer

Preis:

auf Anfrage und nur über eine Firmenadresse (keine privaten Mails).

c) GroupConsulter

GroupConsulter ist eine Plattform für die Durchführung der virtuellen Events, unter anderem auch der Generalversammlungen.

Verwendung:

Die Teilnehmer erhalten persönliche Login-Daten. Nach dem Login können sie sich an der Diskussion beteiligen, online abstimmen und die Stimmergebnisse gleich angezeigt sehen. Es ist möglich, die Versammlung live zu übertragen, beispielsweise bei einer multilokalen Generalversammlung. An der Generalversammlung können bis zu 1000 Gesellschaftern teilnehmen.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Online-Abstimmung

Datenraum – auf Anfrage

Chat – auf Anfrage

Vorteile:

  • Persönliches Login für jeden Teilnehmer

  • Live-Stream-Übertragung

  • Abstimmung online

  • bis 1000 Teilnehmern

Nachteile:

möglicherweise keine freien Kapazitäten. Neben den digitalen Generalversammlungen bietet dieser Service die Möglichkeit an, auch andere Events durchzuführen. Das ist mit einem Risiko verbunden, dass alle Termine ausgebucht sind.

Preis: auf Anfrage.

d) Klixa

Quelle: www.klixa-online-gv.ch

Klixa ist eine Plattform für die Durchführung virtueller Generalversammlungen. Im Gegensatz zu den Konkurrenten bietet Klixa die vergleichbaren Leistungen zu einem deutlich niedrigeren Preis.

Verwendung:

Im Laufe der Videokonferenz kann der Verwaltungsrat eine Whiteboard-Funktion nutzen und Präsentationen den Teilnehmern zeigen. Weiterhin kann der Verwaltungsrat durch eine Screensharing-Option den Aktionären die Unterlagen und Programme von seinem Computer zeigen. Bei Bedarf ist es möglich die Dokumente und Dateien unter den Aktionären zu verteilen. Die Protokollierungsfunktion ist enthalten. Am Ende der Veranstaltung bekommt der Verwaltungsrat die Dokumentation im PDF-Format.

Funktionen:

Audio- / Videokonferenz

Chat

Online-Abstimmung

Datenraum

Vorteile:

  • Whiteboard und Präsentationen

  • Screensharing

  • Übertragung an bis zu 250 Teilnehmer

  • Dokumentation der Versammlung im PDF-Format (Protokollierung)

  • niedriger Preis

Nachteil:

Die technische Abwicklung erfolgt über den deutschen Partner 3CX, somit sind weitere Unternehmen in den Prozess involviert.

Preis: bis 100 Teilnehmer 150 CHF, bis 250 Teilnehmer 350 CHF

2. Tools für die Live-Abstimmung

Die Tools für die Abstimmung online sind als ein zusätzliches Mittel bei der Durchführung einer Generalversammlung online oder präsent gedacht. Die E-Voting-Tools dienen ausschliesslich einer digitalen Abstimmung der Aktionäre. Sie helfen dem Verwaltungsrat den zeitlichen und finanziellen Aufwand beim Sammeln und Auszahlen von Stimmen zu minimieren.

a) Primesvote

Quelle: www.primesvote.ch

Primesvote ist ein Dienst für eine Online-Abstimmung.

Verwendung:

Quelle: www.primesvote.ch

Das Tool ist in die Firmenwebseite zu integrieren. Die Aktionäre erhalten in der Einladung den Zugangslink und einen persönlichen Einmal-Abstimmcode. Über den Link kommt der Gesellschafter direkt zum Abstimmformular. Mittels Abstimmcodes prüft das Tool die Stimmberechtigung des Aktionärs. Für die Nutzung benötigt der Aktionär einen Laptop, Smartphone oder ein Tablet.

Vorteile:

  • keine Registrierung und kein Einloggen nötig

  • verschlüsselte Ergebnisse

  • nachweisbar, Resultate werden gespeichert (wichtig bei einer Anfechtung)

Nachteile:

  • nur als zusätzliches Mittel verwendbar, das ein Tool für die Durchführung der Generalversammlung nicht ersetzt

  • eventuell technische Schwierigkeiten beim Integrieren in die Webseite der Gesellschaft

Preis: auf Anfrage

b) Live-Abstimmung über polyas

Quelle: www.polyas.ch

Ein weiteres Tool für die Abstimmung in Echtzeit online ist polyas.

Verwendung:

Quelle: www.polyas.ch

Aktionär loggt sich in Live-Voting-System ein und erfasst seine Weisung. Registrierung und Auszählung erfolgen automatisch. Der Verwaltungsrat bekommt das Ergebnis in kürzester Zeit.

Der Aktionär benötigt dazu ein Endgerät: Tablet, Smartphone oder Laptop.

Diese Option passt für die Aktionäre, die aus irgendeinem Grund an der Generalversammlung nicht persönlich teilnehmen können. Stattdessen kann der Gesellschafter sich von überall aus einloggen und kurz seine Stimme abgeben.

Der Verwaltungsrat kann nach der Registrierung einen Stimmzettel erstellen und diesen später entsprechend anpassen. Nach der Abstimmung gibt es die Möglichkeit das Ergebnis zu veröffentlichen.

Vorteile:

  • einfach und verständlich

  • schnell

  • ortsunabhängig

Nachteile:

nur als zusätzliches Mittel verwendbar, das ein Tool für die Durchführung der Generalversammlung nicht ersetzt

Preis : ab 31 CHF für 10 Aktionäre.

c) Sharelog GV von segetis

Im Unterschied zu den zwei vorherigen Anbietern erfolgt die Abstimmung über segetis nicht online, sondern per Funk.

Verwendung:

Die Gesellschaft muss die Aktionäre mit einem speziellen Abstimmungsgerät ePad versorgen. Während der Abstimmung muss der Aktionär einen entsprechenden Knopf drücken.

Die Übermittlung der Ergebnisse erfolgt elektronisch. In wenigen Sekunden sind die Resultate den Teilnehmern sichtbar.

Vorteile:

  • einfach

  • schnell

  • für weniger computeraffine Aktionäre geeignet

Nachteile:

  • aufwendig, die Aktiengesellschaft muss für jeden Aktionär ein Gerät besorgen

  • nur als zusätzliches Mittel verwendbar, das ein Tool für die Durchführung der Generalversammlung nicht ersetzt

Preis: auf Anfrage.


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