Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt nachdem Sie den initialen Stand des Aktienbesitzes erfasst haben:
1 Informieren Sie Ihre Aktionäre
Informieren Sie Ihre Aktionäre über die Zusammenarbeit mit Das-Aktienregister.ch. Verwenden Sie unbedingt etablierte Kommunikationskanäle (und nicht unser Mailing Modul). Sonst bekommen die Aktionäre eine Email von einem Online Service, den diese nicht kennen.
Kündigen Sie den Aktionären ausserdem an, dass diese demnächst via Das-Aktienregister.ch eine Bitte zur Prüfung Ihrer eingetragenen Daten erhalten werden.
2 Datenaktualisierung durch die Aktionäre
Senden Sie die Email mit der Bitte zur Daten-Aktualisierung an die Aktionäre innert drei Tagen nach Schritt 1. Verwenden Sie die entsprechende Funktion in den Unternehmenseinstellungen.
Wollen Sie diese Funktion vorher testen, suchen Sie die Detailseite Ihres eigenen Aktionärs. Dort finden Sie die identische Funktion als Schaftfläche. Senden Sie die Anfrage an sich selbst. Schauen Sie anschliessend in Ihr Postfach und folgen Sie den Anweisungen der erhaltenen Email.
Achtung: Der Link in der Email loggt Sie mit Ihrem Admin Konto aus und mit dem Konto Ihres Aktionärs ein. Ggf. müssen Sie sich als Aktionär wieder aus- und als Admin wieder einloggen.
3 Depotauszug versenden
Geben Sie den Aktionären mindestens 7 Tage Zeit Ihre Daten zu prüfen und bestätigen. Erstellen Sie anschliessend den Depotauszug für alle Aktionäre (nun mit aktuellen und geprüften Daten) und versenden diesen via Das-Aktienregister.ch an alle Aktionäre.
4 Automatismen Aktivieren
Aktivieren Sie in den Unternehmenseinstellungen die Funktion zur automatischen Prüfung der Daten durch die Aktionäre. Damit kommen Sie Ihrer Pflicht nach, die Daten im Aktienregister immer auf aktuellen Stand zu halten.
Die Aktionäre werden nun einmal pro Jahr um die Prüfung und Bestätigung Ihrer Daten gebeten.