Ansprechpartner wechseln

Wechselt die Person, die Ihr Aktienregister betreut, stehen Name, E-Mail und Telefonnummer an mehreren Stellen. Diese Anleitung führt durch alle.

Inhalt

Kurzübersicht

Administratoren

Sie finden die Liste in den Unternehmenseinstellungen ganz unten im Abschnitt «Administratoren».

Dort fügen Sie über das blaue Plus-Symbol neben der Überschrift eine neue Person hinzu. Ist die E-Mail-Adresse noch nicht bekannt, legt das System ein Konto an und versendet die Zugangsdaten automatisch.

Niemand kann sich selbst entfernen. Die ausscheidende Person muss von einer anderen Administrator*in entfernt werden. Planen Sie das ein, bevor der Zugang endet.

Das Entfernen löscht nur die Administratorrolle. Das Benutzerkonto bleibt bestehen – ebenso eine allfällige Beteiligung als Aktionär*in.

Hauptkontakt

In der Spalte «Hauptkontakt» legen Sie fest, wessen Name und E-Mail-Adresse in den E-Mails an Ihre Aktionär*innen erscheint.

Das ist die sichtbarste Stelle überhaupt. Vergessen Sie diese Umstellung, trägt jede E-Mail an Ihre Aktionär*innen weiterhin den Namen der ausgeschiedenen Person. Pro Gesellschaft ist genau eine Person Hauptkontakt.

Benachrichtigungen

In der Spalte «Benachrichtigungen» stellen Sie ein, wer die internen Meldungen des Systems erhält – etwa über neue Einträge durch Banken oder Anfragen von Aktionär*innen.

Aktivieren Sie sie bei der neuen Person und prüfen Sie, ob nach dem Wechsel noch jemand diese Meldungen bekommt.

Ansprechpartner

In den Unternehmenseinstellungen tragen Sie bei «Ansprechpartner» die Namen ein, die auf Ihren Dokumenten erscheinen – in der Kopfzeile von Depotauszügen, Zertifikaten und Briefen.

Mehrere Namen trennen Sie durch Komma.

Lassen Sie das Feld nicht leer. In der Standardvorlage für Einladungen und Zeichnungsscheine erscheint andernfalls ein Platzhaltertext auf dem fertigen Dokument.

In diesen beiden Vorlagen wird der Wert zudem als E-Mail-Adresse ausgegeben («Anmeldung per E-Mail an …»). Nutzen Sie diese Dokumente, hinterlegen Sie hier eine E-Mail-Adresse statt eines Namens – oder sprechen Sie uns an, dann passen wir die Vorlage an.

Kontaktdaten der Gesellschaft

E-Mail und Telefonnummer, die Ihre Aktionärinnen sehen, stehen nicht in den Unternehmenseinstellungen, sondern auf dem Aktionärseintrag der Gesellschaft selbst*.

So finden Sie ihn:

1. Öffnen Sie Start.
2. Geben Sie im Suchfeld 0 ein und klicken Sie auf die Lupe. Das ist die Aktionärsnummer dieses Eintrags; die Suche findet damit genau ihn.
3. Öffnen Sie den Eintrag und passen Sie die Stammdaten an.

Die Suche nach dem Firmennamen führt nicht zuverlässig zum Ziel – der Name ist bei diesem Eintrag auf 30 Zeichen gekürzt gespeichert.

Von dort stammen die Adresse auf Briefen, Depotauszügen, Zertifikaten und Einladungen sowie die Kontaktangaben in den E-Mails an Aktionär*innen.

Hinterlegen Sie als E-Mail-Adresse ein Funktionspostfach Ihrer Gesellschaft, etwa aktienregister@ihrefirma.ch – keine persönliche Adresse. Über diese Adresse ist ein Zugang zum Konto möglich. Bleibt dort die Adresse einer ausgeschiedenen Person hinterlegt, behält diese den Weg ins Konto, bis Sie sie ändern.

Die Aktionärsnummer 0 dieses Eintrags dürfen Sie nicht ändern.

Ändert sich die Postadresse Ihrer Gesellschaft, melden Sie sich bei uns – Strasse, Postleitzahl und Ort lassen sich an einer zweiten Stelle hinterlegen, die wir für Sie pflegen.

Email für Rechnung

In den Unternehmenseinstellungen steht unter «Email für Rechnung» die Adresse, an die unsere Rechnungen gehen. Prüfen Sie auch diese – sie wird beim Wechsel leicht übersehen.

Was wir für Sie anpassen

Melden Sie sich bei uns, wenn eines davon betroffen ist:

• Individuelle Dokumentvorlagen – enthält Ihre Vorlage einen fest hinterlegten Namen, ändern wir ihn.
• Postadresse der Gesellschaft für Impressum und AGB.
• Weitere Rechnungsempfänger neben der Rechnungs-E-Mail.

Noch zu prüfen

Denken Sie zuletzt an Texte, die Sie selbst verfasst haben: Mailings und Einladungstexte zur Generalversammlung nennen häufig eine Person namentlich.