Tragen Banken über die SIX SIS SECOM Aktionärinnen neu ins Register ein, übermitteln sie nur die Postadresse – nie eine E-Mail-Adresse. Diese Aktionärinnen sind digital zunächst nicht erreichbar.
Der Willkommensbrief löst das: ein PDF mit QR-Code, das Sie einmalig per Post versenden. Über den QR-Code gelangt die Aktionär*in direkt in ihr Konto und hinterlegt dort ihre E-Mail-Adresse.
Inhalt
Warum Papier der einzige Weg ist
Alle anderen Wege setzen eine E-Mail-Adresse voraus, die noch gar nicht existiert: Ein Mailing erreicht nur, wer bereits eine hinterlegt hat, und die automatische Datenaktualisierung schliesst Aktionär*innen ohne E-Mail-Adresse ausdrücklich aus.
Der Brief mit QR-Code ist deshalb der einzige Einstieg – danach läuft die Kommunikation digital.
Voraussetzungen
- Ihr Abo enthält die Dokumenterstellung (Depotauszüge und weitere Dokumente).
- Für Ihre Gesellschaft ist die Dokumentart «Willkommensbrief» hinterlegt.
Fehlt eines von beidem, sehen Sie weder die Dokumenterstellung noch den Bildupload. Melden Sie sich bei uns – wir richten die Dokumentart für Sie ein.
Einrichtung
Beides finden Sie unter Gesellschaft in den Einstellungen:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ansprechpartner | Namen der Personen, die im Brief als Kontakt erscheinen. Mehrere Namen durch Komma trennen. |
| Bild für Briefkopf im Depotauszug | Ihr Briefkopf als PNG, mindestens 2000 × 200 Pixel, 300 dpi für guten Druck. |
Ohne eigenes Bild trägt der Brief unseren Standard-Briefkopf «Das Aktienregister».
Drucken Sie auf eigenem Briefpapier? Laden Sie ein weisses Bild hoch, um den Briefkopf auszublenden.
Das Bild gilt für alle PDF-Dokumente Ihrer Gesellschaft – auch für Depotauszüge und Steuerbescheinigungen. Ein weisses Bild blendet den Briefkopf überall aus.
Vorgehen
Sobald eine Bank eine Aktionärin neu einträgt, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Betreff «Für … wurden … neu eingetragen». Handelt es sich um eine neu angelegte Aktionärin, enthält die E-Mail bereits den Hinweis auf das Begrüssungsschreiben.
- Öffnen Sie die Aktionär*in über die Aktionärsliste.
- Im Abschnitt «Depotauszüge, etc.» öffnen Sie «Dokumentart wählen» und wählen «Willkommensbrief».
- Klicken Sie auf «Dokument erstellen» und versenden Sie das PDF per Post.
Erstellen Sie den Brief immer hier, bei der einzelnen Aktionär*in. Der Link «Zur Dokumenterstellung und -versand für alle Aktionäre» führt zur Sammelerstellung – dort entstünde ein Willkommensbrief für jede Aktionär*in Ihres Registers, nicht nur für den neuen Eintrag.
Versenden Sie den Brief zeitnah. Der QR-Code ist 45 Tage gültig. Danach führt er nicht mehr direkt ins Konto; Aktionär*innen mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten stattdessen einen Einmalcode per E-Mail.
Erhalten Sie die Benachrichtigung nicht, prüfen Sie auf der Seite Gesellschaft in der Liste der Administrator*innen, ob die Benachrichtigungen für Ihr Konto aktiviert sind. Das können Sie selbst umstellen.
Den QR-Code testen
Wird der QR-Code verwendet, erhält die Aktionärin eine E-Mail mit dem Betreff «Erfolgreiches Login». Beim Testen würde also eine echte Aktionärin benachrichtigt.
Legen Sie sich deshalb eine Testaktionär*in mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse an. Dann geht die Login-Benachrichtigung an Sie. Eine Vorschau ohne Benachrichtigung gibt es nicht.
Was im Brief steht
Der Brief kündigt an, dass Korrespondenz und Dokumente künftig per E-Mail zugestellt werden, und bittet um Hinterlegung der E-Mail-Adresse.
Möchte eine Aktionär*in weiterhin Post erhalten, stellt sie das in ihrem Konto unter der Versandart selbst um – oder Sie ändern es für sie.
Anmerkungen
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