Durchführung einer Video GV

Übersicht

VRP und Assistenz

Beide Parteien sollten 1 Woche vor der Generalversammlung:

• Zugangsdaten erhalten
• Audio-Video-Screenshare Setup geprüft haben

Ein Testdurchlauf mit einer Test-GV empfiehlt sich dringend.

Das Verkünden der Ergebnisse sollte in absoluter Zahl Stimmen erfolgen.

Protokollführer

Wir verfügen über eine dedizierte Ansicht für diesen mit allen relevanten Kennzahlen, welche in Echtzeit dargestellt werden.

Der Protokollführer sollte daher 1 Woche vor der Generalversammlung:

• Zugangsdaten erhalten
• Audio-Video Setup geprüft haben
• Eine Einführung in die dedizierte Ansicht erhalten haben.

[WICHTIG] Während der GV aktiviert der Protokollführer die einzelnen Traktanden zur Abstimmung und schliesst diese vor der Verkündung der Ergebnisse.

Nach der GV erstellt und versendet der Protokollführer das Protokoll zur Generalversammlung an die Aktionäre.

Parallele Abstimmung mehrerer Traktanden (z.B. VR-Wahlen)

In einigen Fällen sollen mehrere Traktanden gleichzeitig zur Abstimmung freigegeben werden — typisch bei Verwaltungsratswahlen, wenn mehrere Mitglieder in einem Block gewählt werden.

Das System unterstützt dies über verschachtelte Traktanden mit Punktnotation:

So funktioniert es:

1. Der Protokollführer öffnet das übergeordnete Traktandum 4 zur Abstimmung.
2. Das System öffnet automatisch alle Unter-Traktanden (4.1, 4.2, 4.3) parallel.
3. Aktionäre sehen alle Wahlen gleichzeitig und können pro Position abstimmen.
4. Über “Alle speichern” geben sie alle Stimmen in einem Schritt ab.
5. Sobald der Protokollführer das übergeordnete Traktandum 4 schliesst, werden alle Unter-Traktanden ebenfalls geschlossen — die Ergebnisse können verkündet werden.

Voraussetzung: Bei der Erfassung der Traktanden in der Einladung muss die Punktnotation konsistent verwendet werden (kein Mischen von “4a / 4b” mit “4.1 / 4.2”).

Unabhängiger Stimmrechtsvertreter

Dieser sollte rechtzeitig in die Vorbereitung der Versammlung einbezogen werden. D.h. er sollte die Einladung gesehen und geprüft haben. Die genaue Roadmap der Abstimmprozesse (Start/Ende, etc). sind dem UNAB transparent zu machen. Es empfiehlt sich den gesamten Abstimmprozess des Aktionärs mit dem UNAB einmal durchzuspielen und dabei v.a. auch die relevanten Texte abzustimmen. Es muss geklärt werden ob und wie der UNAB dedizierte Vollmachten braucht. Eine Vorschau des Berichtes für den UNAB sollte diesem vor Abstimmungsbeginn vorgelegt und seine Fragen beantwortet werden.

Vom System bekommt der UNAB am Morgen nach der Vorab-Abstimmung automatisch eine Email mit dem Bericht (PDF) zugestellt.

Der UNAB sollte 1 Woche vor der Generalversammlung:

• Zugangsdaten erhalten
• Audio-Video Setup geprüft haben

Die Aktionäre

Das Konzept des UNAB und seine Rolle bei der Vorab-Abstimmung ist den wenigsten Aktionären geläufig. Daher ist bei der Kommunikation unbedingt darauf zu achten, dass sehr klar kommuniziert wird, dass das Erteilen der Weisungen dazu führt, dass der UNAB die Stimmen bei der GV Vertritt und der Aktionär während der Video GV nicht mehr abstimmen kann.

Es muss entschieden und kommuniziert werden, ob Aktionäre mit Weisungen and den UNAB Zutritt zur Video GV erhalten oder nicht.

Für die Durchführung der GV empfiehlt es sich allen Aktionären dediziert Nutzername/PW zukommen zu lassen, falls verschlüsselte Links in seltenen Fällen Probleme machen.

Vollmachten

Vollmachten, welche dritte Personen die Vertretung bei der Abstimmung erlauben, können im System hinterlegt werden (Menü Generalversammlung -> Abstimmung -> Vollmachten). Die vertretende Person muss vorher im System als Aktionär angelegt werden, insofern Sie es noch nicht ist.

Bei der Abstimmung kann nur einheitlich (eigene Stimmen und Stimmen durch Vollmacht) abgestimmt werden. Unterschiedliche Stimmenabgaben für Stimmrechte durch Vollmacht und eigene Stimmrechte ist nicht möglich. Kann aber über den Support im System eingetragen werden.

Ausstandspflicht bei der Abstimmung

Bei gewissen Traktanden dürfen betroffene Aktionäre nicht abstimmen:

Wichtig bei kontrollierten Gesellschaften: Kontrolliert ein VR-Mitglied eine andere Aktionärin (z.B. Stiftung, Holding), ist auch diese bei der Entlastung des Kontrollierenden nicht stimmberechtigt.

Es liegt in der Verantwortung des VR, dass niemand abstimmt, der nicht stimmberechtigt ist. Erstellen Sie vor der GV eine Liste der bei jedem Traktandum nicht stimmberechtigten Aktionäre.

Grenzen der UNAB-Vertretung

Der UNAB muss sich strikt an die im Vorfeld erteilten Weisungen halten:

• Keine Weisungen = Enthaltung: Bei neuen Anträgen oder Gegenkandidaten muss sich der UNAB mit allen vertretenen Stimmen enthalten
• Tagespräsident-Wahl: Ohne explizite Weisung → Enthaltung
• Gegenkandidaten: Ohne Weisung für spezifischen Kandidaten → Enthaltung bei allen

Empfehlung: VR-Mitglieder und Aktionäre mit Kontrollverhältnissen sollten ihre Stimmen selbst vertreten, um flexibel auf Situationen reagieren zu können.

Statuten prüfen

Die Statuten bestimmen, wie Enthaltungen behandelt werden:

• Variante A: Enthaltungen zählen als Nein-Stimmen
• Variante B: Nur Ja/Nein werden gezählt, Enthaltungen neutral

Fordern Sie aktuelle Statuten an, um die Auswirkungen zu verstehen.

Externe Gäste zur Video-GV einladen

Für bestimmte Generalversammlungen kann es notwendig sein, externe Fachpersonen wie Notare, Rechtsanwälte oder Berater temporär zur Video-GV zuzulassen.

URL für Gäste teilen

Administratorinnen können die Video-GV-URL direkt mit externen Gästen teilen. Diese URL ermöglicht den Zugang zum Video-Raum ohne Registrierung als Aktionärin. Die URL ist bei den Einstellungen zur GV unter Gäste einladen einsehbar.

Teilnehmer verwalten

Während der laufenden Video-GV haben Administrator*innen die Möglichkeit, Teilnehmer aktiv zu verwalten:

• Gäste hinzufügen: Externe Personen können über die Einladungsfunktion spontan zur laufenden Sitzung hinzugefügt werden
• Teilnehmer entfernen: Falls notwendig, können Administrator*innen Teilnehmer aus dem Video-Raum entfernen

Dies gewährleistet flexible Kontrolle über die Teilnehmerliste während der gesamten Generalversammlung.

Testdurchlauf mit dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter

Ein vollständiger Testdurchlauf mit dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter (UNAB) vor der Video-Generalversammlung ist die wichtigste Massnahme, um den reibungslosen Ablauf am GV-Tag sicherzustellen. Die Erfahrung aus durchgeführten Video-Generalversammlungen zeigt, dass praktisch alle technischen Überraschungen bereits im Testdurchlauf erkannt und behoben werden können.

Empfohlener Zeitpunkt: 3 bis 5 Werktage vor der Video-Generalversammlung. Der Abstand muss ausreichen, um allfällige Anpassungen (Statuten, Traktandenliste, Vollmachten) noch vornehmen zu können — und gleichzeitig nahe genug an der GV liegen, damit sich die Konfiguration nicht mehr verändert.

Dauer: 45 bis 60 Minuten reichen in der Regel.

Teilnehmer am Testdurchlauf:

• Vorsitzender (VRP) oder eine Stellvertretung mit Operator-Berechtigung
• Unabhängiger Stimmrechtsvertreter (UNAB)
• Protokollführer, sofern nicht identisch mit dem VRP
• Eine Person der Gesellschaft, welche die Konfiguration im Aktienregister vornehmen kann

Was getestet werden soll:

• Login des UNAB über den per E-Mail zugestellten Zugangslink
• Sicht des UNAB auf die Traktandenliste, die ihm zugewiesenen Vollmachten und die Stimmgewichte
• Stimmabgabe pro Traktandum durch den UNAB (Ja, Nein, Enthaltung) — inkl. Wechsel der Stimmrichtung vor dem Traktandenschluss
• Eröffnung und Schliessung eines Traktandums durch den VRP
• Veröffentlichung der Ergebnisse an alle Teilnehmer
• Audio- und Videoqualität des UNAB sowie der Bildschirmfreigabe durch den VRP
• Verhalten bei kurzem Verbindungsabbruch (Reload des Browsers): Die Sitzung muss erhalten bleiben.

Was vor dem Testdurchlauf bereit sein muss:

• Statuten finalisiert und im System hinterlegt
• Traktandenliste vollständig, mit korrekt formulierten Anträgen
• Vollmachten der Gesellschafter dem UNAB zugewiesen
• Liste der externen Gäste (sofern vorgesehen) erfasst

Empfehlung: Der Testdurchlauf wird mit dem identischen Browser, Endgerät und Netzwerk durchgeführt, welche auch am GV-Tag eingesetzt werden. Wechsel zwischen WLAN und Mobilfunk während der Generalversammlung sind zu vermeiden.