Übersicht
VRP und Assistenz
Beide Parteien sollten 1 Woche vor der Generalversammlung:
- Zugangsdaten erhalten
- Audio-Video-Screenshare Setup geprüft haben
Ein Testdurchlauf mit einer Test-GV empfiehlt sich dringend.
Das Verkünden der Ergebnisse sollte in absoluter Zahl Stimmen erfolgen.
Protokollführer
Wir verfügen über eine dedizierte Ansicht für diesen mit allen relevanten Kennzahlen, welche in Echtzeit dargestellt werden.
Der Protokollführer sollte daher 1 Woche vor der Generalversammlung:
- Zugangsdaten erhalten
- Audio-Video Setup geprüft haben
- Eine Einführung in die dedizierte Ansicht erhalten haben.
[WICHTIG] Während der GV aktiviert der Protokollführer die einzelnen Traktanden zur Abstimmung und schliesst diese vor der Verkündung der Ergebnisse.
Nach der GV erstellt und versendet der Protokollführer das Protokoll zur Generalversammlung an die Aktionäre.
Unabhängiger Stimmrechtsvertreter
Dieser sollte rechtzeitig in die Vorbereitung der Versammlung einbezogen werden. D.h. er sollte die Einladung gesehen und geprüft haben. Die genaue Roadmap der Abstimmprozesse (Start/Ende, etc). sind dem UNAB transparent zu machen. Es empfiehlt sich den gesamten Abstimmprozess des Aktionärs mit dem UNAB einmal durchzuspielen und dabei v.a. auch die relevanten Texte abzustimmen. Es muss geklärt werden ob und wie der UNAB dedizierte Vollmachten braucht. Eine Vorschau des Berichtes für den UNAB sollte diesem vor Abstimmungsbeginn vorgelegt und seine Fragen beantwortet werden.
Vom System bekommt der UNAB am Morgen nach der Vorab-Abstimmung automatisch eine Email mit dem Bericht (PDF) zugestellt.
Der UNAB sollte 1 Woche vor der Generalversammlung:
- Zugangsdaten erhalten
- Audio-Video Setup geprüft haben
Die Aktionäre
Das Konzept des UNAB und seine Rolle bei der Vorab-Abstimmung ist den wenigsten Aktionären geläufig. Daher ist bei der Kommunikation unbedingt darauf zu achten, dass sehr klar kommuniziert wird, dass das Erteilen der Weisungen dazu führt, dass der UNAB die Stimmen bei der GV Vertritt und der Aktionär während der Video GV nicht mehr abstimmen kann.
Es muss entschieden und kommuniziert werden, ob Aktionäre mit Weisungen and den UNAB Zutritt zur Video GV erhalten oder nicht.
Für die Durchführung der GV empfiehlt es sich allen Aktionären dediziert Nutzername/PW zukommen zu lassen, falls verschlüsselte Links in seltenen Fällen Probleme machen.
Vollmachten
Vollmachten, welche dritte Personen die Vertretung bei der Abstimmung erlauben, können im System hinterlegt werden (Menü Generalversammlung -> Abstimmung -> Vollmachten). Die vertretende Person muss vorher im System als Aktionär angelegt werden, insofern Sie es noch nicht ist.
Bei der Abstimmung kann nur einheitlich (eigene Stimmen und Stimmen durch Vollmacht) abgestimmt werden. Unterschiedliche Stimmenabgaben für Stimmrechte durch Vollmacht und eigene Stimmrechte ist nicht möglich. Kann aber über den Support im System eingetragen werden.