Einladung zur Generalversammlung

Übersicht

Im Konto des Unternehmens kann ein Brief zur Einladung zur GV durch den Support aktiviert werden. Dieser kann als PDF erstellt und bequem nach dem Ausdruck an alle Aktionäre ohne Email per Post versendet werden.

Versand der Einladung per E-Mail

Die Einladung zur Generalversammlung verschicken Sie über unser Modul zum Versand der Einladung zur GV als E-Mail mit Link und ggf. PDF-Dokumenten. Dort können Sie den Text beliebig frei gestalten.

Datum & Uhrzeit des Versandes

Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand der Einladung aus.

Betreff

Als Nächstes ergänzen Sie das Feld „Betreff“.

Email Text

Nun können Sie den Text der Einladung bearbeiten. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungs-Tools zur Verfügung.

Im Kasten finden Sie eine vorgefertigte Vorlage für die Einladung. Anstelle der Platzhalter Linien fügen Sie die Informationen zu Ihrer Generalversammlung ein.

Platzhalter

Die Formulierung #SALUTATION# wird beim Versand automatisch zu der individuellen Anrede mit dem Vor- und Nachnamen des jeweiligen Aktionärs.

Anhänge

Falls Sie die Unterlagen für die Generalversammlung ihrer Einladung hinzufügen möchten, verwenden Sie die Option „Datei hochladen“. Die Dokumente müssen im PDF-Format sein. Zum Entfernen klicken Sie auf das blaue Kreuz.

Dokumente, welche immer enthalten sein sollen:

• Geschäftsbericht
• Traktanden

Testversand

Die fertige Einladung können Sie sich vor dem Versand ansehen. Dafür gehen Sie auf „Test Email versenden“, wählen Sie den Empfänger aus und klicken Sie auf das Kästchen. Sie können zusätzlich bis zu drei E-Mail-Adressen hinzufügen. In Ihrem Postfach finden Sie jetzt die Einladung zur Kontrolle.

Versand freigeben

Den Versand an die Aktionäre bestätigen Sie mit dem Klick auf den Button „Versand freigeben“. Beachten Sie bitte, dass die Einladung nach diesem Vorgang nicht mehr bearbeitet werden kann.

F.A.Q.

Q1: Was passiert mit den Aktionären, bei denen eine ungültige E-Mail hinterlegt ist? Können wir vorher testen, welche Adressen dies betrifft? Wie können wir sicherstellen, dass auch diese Aktionäre ihre Einladung rechtzeitig erhalten?

Situation A
Die Email eines Aktionärs ist ungültig und im System als solche markiert: hier muss der Kontakt zum Aktionär gesucht und die korrekte Email in Erfahrung gebracht werden

Situation B
Die Email eines Aktionärs is ungültig aber als solche nicht bekannt: hier muss der Versand abgewartet werden. Tritt ein Fehler auf (e.g. nicht zustellbar) informiert das Aktienregister automatisch darüber und markiert die Email als ungültig im System. Dann kann via Situation A die Email korrigiert und ein Nachversand im Register ausgelöst werden.

Zuverlässig kann man ungültige Emails nur durch einen Versand an diese Adresse ermitteln. Dies ist im Rahmen eines Testlaufes nicht möglich. Das Unternehmen kann aber z.B. vorher eine Anfrage zur Datenprüfung oder einen aktuellen Depotauszug per Email versenden. Dann wird die technische Prüfung aller Email Adressen vor dem Versand der Einladungen damit erledigt.