Was ist der Bericht “Wirtschaftlich Berechtigte”?
Der Bericht “Wirtschaftlich Berechtigte” ist ein spezialisierter Report, der alle Begünstigten (wirtschaftlich Berechtigte) eines Unternehmens übersichtlich darstellt. Dieser Bericht wurde entwickelt, um die gesetzlichen Anforderungen an die Offenlegung der wirtschaftlich berechtigten Personen gemäss den Schweizer Geldwäschereivorschriften (GAFI/GwG) zu erfüllen.
Wann benötige ich diesen Bericht?
Dieser Bericht ist besonders wichtig für:
- Compliance und GAFI-Meldungen: Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten zu wirtschaftlich berechtigten Personen
- Due Diligence Prüfungen: Transparente Darstellung der Eigentümerstruktur für potenzielle Investoren oder Partner
- Revisorenprüfungen: Dokumentation der Benefizialstrukturen für Jahresabschlussprüfungen
- Interne Unternehmensführung: Überblick über alle Begünstigten und ihre Beteiligungsverhältnisse
- Bankbeziehungen: Nachweis der wirtschaftlich Berechtigten gegenüber Finanzinstituten
Was zeigt der Bericht?
Der Bericht “Wirtschaftlich Berechtigte” listet alle erfassten Begünstigten (Beneficiaries) mit folgenden Informationen auf:
Gesellschafter-Informationen
- Gesellschafter-Nummer
- Name des Gesellschafters (Aktionär/Gesellschafter)
- Rechtsform (natürliche Person/juristische Person)
Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
- Vollständiger Name (Vorname, Nachname)
- Anschrift (Strasse, Postleitzahl, Ort, Land)
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Mobile)
- Geburtsdatum
- Nationalität
- Unternehmenszugehörigkeit (bei juristischen Personen)
Beteiligungsinformationen
- Anzahl Aktien/Stammanteile: Gesamtzahl der gehaltenen Wertpapiere
- Beteiligungsquote in %: Prozentualer Anteil am Gesamtkapital
- Nennwert: Kumulierter Nennwert der Beteiligung in CHF
Verfügbare Formate
Der Bericht kann in zwei Formaten erstellt werden:
PDF-Format
- Professionell formatiertes Dokument mit Firmenlogo
- Übersichtliche Tabellendarstellung
- Firmeninformationen (Gründungsdatum, Adresse, Handelsregister-Nummer)
- Berichtsdatum für Revisionssicherheit
- Ideal für Ablage in Unternehmensunterlagen oder Versand an Behörden
XLS-Format (Excel)
- Detaillierte Exportdatei mit allen Datenpunkten
- Zusätzliche Felder: Rechtsform, Abteilung, Titel, Anrede, Sprache
- Ermöglicht eigene Auswertungen und Filterungen
- Ideal für weitere Datenverarbeitung oder Import in andere Systeme
Unterschiede zwischen AG und GmbH
Der Bericht passt sich automatisch an die Unternehmensform an:
- AG (Aktiengesellschaft): Zeigt “Aktien” und “Aktionäre”
- GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung): Zeigt “Stammanteile” und “Gesellschafter”
Wie erstelle ich den Bericht?
- Navigation: Gehen Sie zu Berichte im Hauptmenü
- Report-Typ wählen: Wählen Sie “Wirtschaftlich Berechtigte” aus der Dropdown-Liste
- Format auswählen: Klicken Sie auf PDF oder XLS, je nach gewünschtem Format
- Optional: Stichtag festlegen: Standardmässig wird das aktuelle Datum verwendet. Sie können einen historischen Stichtag wählen, um die Situation zu einem früheren Zeitpunkt darzustellen
- Optional: Wertpapierfilter: Falls Sie nur bestimmte Wertpapierarten (z.B. Stammaktien, Vorzugsaktien) einbeziehen möchten
- Bericht generieren: Der Bericht wird erstellt und steht zum Download bereit
Voraussetzungen
Damit der Bericht korrekt erstellt werden kann, müssen folgende Daten gepflegt sein:
- Gesellschafter: Alle Aktionäre/Gesellschafter müssen erfasst sein
- Begünstigte (Beneficiaries): Für jeden Gesellschafter, der nicht selbst der wirtschaftlich Berechtigte ist, müssen die wirtschaftlich Berechtigten als “Begünstigte” hinterlegt werden
- Transaktionen: Alle Aktienkäufe, -verkäufe und Ausgaben müssen dokumentiert sein, um die korrekten Beteiligungsverhältnisse zu berechnen
Begünstigte erfassen
So erfassen Sie einen wirtschaftlich Berechtigten:
- Öffnen Sie die Gesellschafter-Detailseite des entsprechenden Aktionärs
- Navigieren Sie zum Bereich “Wirtschaftlich Berechtigte” oder “Begünstigte”
- Klicken Sie auf “Begünstigten hinzufügen”
- Erfassen Sie alle erforderlichen Daten des wirtschaftlich Berechtigten:
- Persönliche Angaben (Name, Geburtsdatum, Nationalität)
- Adresse
- Kontaktinformationen
- Speichern Sie die Eingaben
Hinweis: Ist der Gesellschafter selbst der wirtschaftlich Berechtigte (z.B. natürliche Person ohne Treuhänderstruktur), muss kein separater Begünstigter erfasst werden. Diese Gesellschafter erscheinen dann nicht im Bericht “Wirtschaftlich Berechtigte”.
Häufige Fragen (FAQ)
Warum erscheinen manche Gesellschafter nicht im Bericht?
Gesellschafter erscheinen nur dann im Bericht, wenn für sie mindestens ein Begünstigter erfasst wurde. Ist der Gesellschafter selbst der wirtschaftlich Berechtigte (typischerweise bei natürlichen Personen), wird kein separater Eintrag benötigt und erscheint folglich nicht in diesem Bericht.
Für eine Übersicht aller Gesellschafter nutzen Sie bitte den Bericht “Aktive Gesellschafter (Aktienbuch)” oder “Aktive Gesellschafter (Kompakt)”.
Kann ich den Bericht für einen früheren Zeitpunkt erstellen?
Ja, über das optionale Feld “Stichtag” können Sie ein beliebiges Datum in der Vergangenheit wählen. Das System berechnet dann die Beteiligungsverhältnisse zu diesem Zeitpunkt basierend auf den historischen Transaktionen.
Was ist der Unterschied zu den anderen Berichten?
- “Aktive Gesellschafter (Aktienbuch)”: Zeigt alle aktuellen Aktionäre mit ihren direkten Beteiligungen
- “Wirtschaftlich Berechtigte”: Zeigt nur die ultimativen Begünstigten hinter den Gesellschaftern (wichtig bei Treuhänderstrukturen, Nominees oder wenn juristische Personen Aktionäre sind)
Werden die Daten automatisch aktualisiert?
Ja, der Bericht verwendet immer die aktuellsten Daten aus Ihrem Aktienbuch. Jede neue Transaktion oder Änderung an Gesellschafterdaten wird sofort berücksichtigt, wenn Sie einen neuen Bericht erstellen.
Ist der Bericht GAFI-konform?
Ja, der Bericht wurde entwickelt, um die Anforderungen der Schweizer Geldwäschereivorschriften (GAFI/GwG) zu erfüllen. Er enthält alle relevanten Informationen, die typischerweise für Compliance-Zwecke benötigt werden. Beachten Sie jedoch, dass die konkrete Compliance-Anforderung von der individuellen Situation Ihres Unternehmens abhängt. Konsultieren Sie im Zweifel Ihren Compliance-Officer oder Rechtsberater.
Datenexport und Archivierung
- PDF: Ideal zur Archivierung und als Beweismittel. Das PDF enthält das Generierungsdatum und kann in Ihre Unternehmensablage integriert werden.
- XLS: Ermöglicht detaillierte Analysen, Filterung nach Kriterien oder Import in Compliance-Software.
Beide Formate können beliebig oft und zu verschiedenen Stichtagen erstellt werden, ohne dass vorherige Versionen überschrieben werden.
Support und weitere Informationen
Bei Fragen zur Erfassung von wirtschaftlich Berechtigten oder zur Erstellung des Berichts steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung:
- E-Mail: info@das-aktienregister.ch
- Weitere Hilfe-Artikel: Siehe Service-Bereich für zusätzliche HowTo’s zur Gesellschafterverwaltung