Das Konzept des Aktienbuches beruht darauf, dass neben den Unternehmensdaten alle historischen Transaktionen (Kauf, Verkauf, Ausgabe, Splits, Kapitalerhöhung, Kapitalreduktion, etc.) aufgezeichnet werden. Basierend auf diesen Daten werden die beiden wichtigen Tabellen für das Aktienbuch erstellt:

1. Aktueller Stand der Aktienverteilung: stellt den Besitzstand zum heutigen Tage dar, wer hält welche Aktien, hat welche Stimmrechte und welche Ansprüche auf Dividende, etc.
2. Transparenz der Historie: lt. Schweizer Gesetzgebung für Aktienbücher muss nachvollziehbar sein, welche Wege die Aktien in der Vergangenheit gegangen sind. Dazu dient die Tabelle der historischen Transaktionen. Diese gewährleistet ebenfalls die wichtige Revisionssicherheit.

Das Einpflegen der Daten für das Aktienbuch erfolgt in 3 Schritten:

1. Anlegen des Unternehmens
2. Eingabe der aktuellen und aller vergangenen Aktionäre
3. Erstellen aller Aktienübertragungen seit Unternehmensgründung

1. Unternehmen im Aktienbuch anlegen

Hier sind 4 Informationen einzutragen:

• Name des Unternehmens
• Gründungsdatum
• Anzahl der Aktien - geben Sie im Aktienbuch bitte die Gesamtzahl der Aktien bei Unternehmensgründung ein. Haben Sie mit mehreren Aktienarten gegründet, geben Sie bitte die Anzahl der Aktien von einer dieser Aktienarten ein. Weitere Aktienarten können wir Ihnen gern auf Nachfrage anlegen.
• Nennwert der Aktien - Geben Sie den Nennwert der Aktienart an, zu welcher Sie im vorigen Eingabefeld die Anzahl der Aktien angegeben haben.

2. Aktionäre für das Aktienbuch erstellen

In diesem Formular des Aktienbuches erfassen Sie Email, Namen und Gesellschafternummer des Aktionärs.

Bitte erfassen Sie ALLE aktuellen und ehemaligen Gesellschafter im Aktienbuch, da diese für die Transaktionshistorie benötigt werden.

Das Unternehmen selbst ist im Aktienbuch bereits als “Pseudo”-Gesellschafter gelistet, da eben dieses genau wie ein Aktionär Aktien halten kann. Die aus Schritt #1 bekannte Aktienzahl wurde bereits als Start-Transaktion angelegt. Dies entspricht dem Schritt der Unternehmensgründung zum Gründungstermin.

3. Transaktionen im Aktienbuch erfassen

Zur Erstellung eines Aktienbuches sind im Falle eines Unternehmens mit einer Aktienart und keinen Kapitalerhöhungen, Splits etc. drei weitere Schritte notwendig.

Verwenden Sie hierzu unter dem Menüpunkt Transaktionen das Formular “Aktien übertragen”.

1. Ausgabe der “geschaffenen” Aktien zum Gründungstermin an die Gesellschafter. - Bei der Gründung eines Unternehmens werden zwei wesentliche Schritte vorgenommen: Erstens die Schaffung der Aktien, welche initial dem Unternehmen gehören und zweitens die Ausgabe der Aktien an die Gesellschafter gegen Einlage des Kapitals. Ersteren Schritt haben wir bereits durch eine automatisch erstellte Transaktion im Aktienbuch abgedeckt. Für den zweiten Schritt der Gründung gilt es die Aktien, welche vom Unternehmen gehalten werden, an die Gesellschafter zu verteilen. Hierzu erstellen Sie einzelne Transaktionen bei denen der Käufer der neue Gesellschafter und der Verkäufer das Unternehmen ist:
   • Datum ist das Datum der Gründung,
   • Anzahl ist die Anzahl der Aktien, welche der neue Gesellschafter erhält und
   • Preis ist entspricht vom Gesellschafter eingelegtes Kapital geteilt durch Anzahl Aktien, welche der Gesellschafter erhält. Falls diese Daten nicht bekannt sind, kann auch der Nennwert der Aktien eingetragen werden.
   • Als Aktienart ist “Stammaktien” auswählbar. Weitere Aktienarten können Sie uns auf Anfrage einrichten lassen.
2. Fügen Sie alle regulären Transaktionen wie z.B. Aktienverkäufe von einem Gesellschafter an einen anderen bis zum heutigen Tage hinzu.
3. WICHTIGSTER SCHRITT - prüfen Sie noch einmal alle Transaktionen und die resultierenden Salden und Prozente (Stimmrecht/prozentualer Besitzanteil). Schliessen Sie diesen Schritt mit dem Festschreiben aller Transaktionen ab. Nur dieser Schritt sichert Revisionssicherheit, da anschliessend die Transaktionen nicht mehr änderbar sind. Verwenden Sie das Häkchen (wie im folgenden Screenshot) zum Festschreiben.

FERTIG! Sie haben jetzt Ihr Aktienbuch vollständig eingepflegt.

4. Herunterladen des fertigen PDF

Sie können unter dem Menüpunkt “Downloads” das PDF des Aktienbuches oder aber diverse andere Berichte / XLS / CSV Dateien herunterladen.

TIPP: Auf dem Dashboard finden Sie den Link für die Unternehmenseinstellungen (Zahnrad-Icon rechts vom Unternehmensname). Dort können Sie das Logo Ihres Unternehmens hochladen, welches dann entsprechend auf jeder Seite des PDF erscheint.

GAFI Validierung

Bitte beachten Sie ausserdem, wenn Sie unter den Unternehmenseinstellungen das Land “Schweiz” dem Unternehmen zuweisen, wird die GAFI Validierung aktiviert. Diese prüft, ob Sie alle Daten entsprechend der aktuellen Gesetzgebung gepflegt haben. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint auf dem Dashboard ein Ausrufezeichen-Icon neben den Gesellschaftern mit fehlenden Daten. Klicken Sie auf den Namen des Gesellschafters, um eine Liste der fehlenden Daten einzusehen.

Nächste Schritte

Sie können gern weitere Daten zu Ihrem Unternehmen unter den Unternehmenseinstellungen pflegen. Darüber hinaus schalten wir auf Nachfrage für unsere Kunden weitere Aktienarten, nummerierte Aktien, automatisierte Depot-Auszüge oder aber die speziellen Funktionen für Treuhänder frei.

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