Ein vorhandenes Aktienbuch selbständig vom MS Excel oder MS Access importieren

Übersicht

Wer bereits ein Aktienbuch pflegt (e.g. in MS Excel oder MS Access oder Word) und dieses jetzt in das Online-Aktienbuch übertragen will, findet schnell, dass der Aufwand alle Daten der Vergangenheit per Hand einzugeben zu gross ist.

Daher empfiehlt es sich in der Praxis das alte Aktienbuch zu behalten (und zu archivieren) und zum Stichtag das ein neue Online-Aktienbuch zu wechseln. In welchen Schritten der Wechsel vom alten zum neuen Aktienbuch erfolgen kann und was es zu beachten gibt, erklären wir in folgendem Artikel.

Der Import eines Aktienbuches zum Stichtag erfolgt in drei Schritten:

  1. Anlegen des Unternehmens und der Wertpapiere
  2. Anlegen des Kapitals
  3. Eintragen der Transaktionen zur Abbildung der Besitztümer

Sobald diese Schritte erledigt sind, kann über die Transaktionen ganz normal das Aktienbuch verwaltet werden.

Anlegen des Unternehmens

Sie können über die Einstellungen des Unternehmens für das Unternehmen die Aktienzahl als auch die Wertpapierarten anlegen. Falls Einstellungsmöglichkeiten fehlen, sprechen Sie uns bitte an, damit wir weitere Konfigurationen für sie vornehmen.

U.a. werden eingestellt:

  • Gesamtzahl Aktien,
  • Aktiennummern falls diese den Aktionären zugewiesen werden,
  • Wertpapierarten,
  • Nennwerte,
  • Aktienzahl pro Wertpapierart und Nennwert,
  • Gewichtung der Stimmrechte pro Aktie (Falls abweichend pro 1CHF/Nennwert)

Anlegen des Kapitals

Sobald dies erledigt ist, wird zum Stichtag eine Kapitalerhöhung pro Wertpapierart angelegt, welche das gesamte zum Stichtag existierende Kapital abbildet.

Wenn jetzt im weiteren Schritt direkt die Aktien den Aktionären zugewiesen würden, würde die Darstellung im Aktienregister identisch mit der Ausgabe der Aktien sein. Um dies zu vermeiden, wird ein "virtueller" Aktionär namens "AK Übertrag" angelegt.

Diesem Aktionär werden in einem weiteren Schritt mit je einer Transaktion pro Wertpapier vom Unternehmen an den Aktionär AK-Übertrag alle Aktien übertragen. Das Unternehmen hält damit keine Aktien mehr.

Zuteilung der Aktien

Anschliessend werden im Aktienbuch via Transaktionen vom Aktionär "AK-Übertrag" an den jeweiligen Aktionär die Aktien übertragen. Wertpapierart und Anzahl stimmen dabei mit dem Besitz des Aktionärs zum Stichtag überein.

Falls das Unternehmen selbst Aktien hält, werden diesem via Transaktion Aktien von "AK-Übertrag" an das Unternehmen zurückübertragen.

Prüfung der Übertragung des Aktienbuchs

Sie können das Ergebnis mit folgenden Kontrollen gut validieren:

  • Hält das Unternehmen die richtige Anzahl Aktien (i.d.R. 0)
  • Besitzt der virtuelle Aktionär "AK-Übertrag" keine Aktien mehr?
  • Stichprobenartige Prüfung des Besitzes der Aktien

Gern können Sie auch einen der vorhandenen Reports zur Prüfung des Imports des Aktienbuches erstellen und anschauen.